Modul: Abwesenheit (Out of Office)
Mit der Abwesenheitsverwaltung definieren Benutzer Abwesenheitszeiträume und legen fest, wie Genehmigungsanforderungen während ihrer Abwesenheit behandelt werden sollen.
Funktionsweise
- Wenn ein Workflow eine Genehmigung erzeugt und der vorgesehene Genehmiger einen aktiven Abwesenheitseintrag hat (heutiges Datum liegt zwischen Startdatum und Enddatum), wird die Genehmigung automatisch an die konfigurierte Vertretung umgeleitet.
- Die Umleitung wird im Audit Trail der Workflowinstanz mit Aktionstyp „OOO Substitution" protokolliert.
- Im Genehmigungseintrag wird der „Ursprünglicher Genehmiger (OOO)" gespeichert, so dass nachvollziehbar bleibt, wer ursprünglich zuständig war.
Zwei Ebenen der OOO-Auflösung
Die Abwesenheitsverarbeitung erfolgt in zwei Ebenen:
- Ebene 1 (Vor der Verteilung): Kann die Art des Zuständigen ändern – z. B. von einem einzelnen Benutzer zu einer Workflow-Benutzergruppe. Wird ausgeführt, bevor die Genehmigungseinträge erzeugt werden.
- Ebene 2 (Pro Eintrag): Ersetzt einzelne Benutzer durch andere einzelne Benutzer. Wird innerhalb der Genehmigungseintragserstellung ausgeführt. Eine Umleitung auf eine Workflow-Benutzergruppe ist auf dieser Ebene nicht möglich (würde die Gruppenlogik brechen).
Abwesenheitseinträge konfigurieren
- Öffnen Sie AWF Setup → Aktion „Abwesenheit (Out of Office)" oder suchen Sie per Tell Me nach „Out of Office Entries".
- Neu.
- Felder ausfüllen:
- Benutzer-ID: Der abwesende Benutzer.
- Startdatum: Erster Tag der Abwesenheit.
- Enddatum: Letzter Tag der Abwesenheit.
- Beschreibung: Optionale Beschreibung (z. B. „Urlaub Q2").
- Aktiviert: Ja/Nein.
Vertretungsarten
| Art | Beschreibung |
|---|---|
| Keine Vertretung | Genehmigungen bleiben beim abwesenden Benutzer. Es findet keine Umleitung statt. |
| Genehmiger | Genehmigungen werden an einen festgelegten Benutzer umgeleitet. Feld „Vertreter" wird eingeblendet. |
| Workflow-Benutzergruppe | Genehmigungen werden an eine Workflow-Benutzergruppe umgeleitet. Feld „Vertreter-WF-Benutzergruppe" wird eingeblendet. |
| Delegation verwenden | Verwendet die Standard-BC-Stellvertretung aus der Genehmigungsbenutzereinrichtung (Feld „Stellvertreter"). Einstufige Auflösung (keine Kette). |
Regelbasierte Vertretung (optional)
Über die Aktion „Regeln anzeigen" auf dem Abwesenheitseintrag können Sie regelbasierte Vertretungsüberschreibungen definieren:
- Die Regeln werden gegen den Workflow-Vorlagendatensatz ausgewertet.
- Damit können Sie für unterschiedliche Workflowvorlagen unterschiedliche Vertretungen definieren (z. B. „Bei Einkaufsrechnungen vertritt Benutzer A, bei Verkaufsaufträgen Benutzer B").
- Wenn keine Regel zutrifft, gelten die Standard-Vertretungseinstellungen des Abwesenheitseintrags.
Abwesenheitseinträge gelten **firmenübergreifend** (DataPerCompany = false). Ein Eintrag gilt in allen Unternehmen der Umgebung.