# Modul: Abwesenheit (Out of Office)

Mit der Abwesenheitsverwaltung definieren Benutzer Abwesenheitszeiträume und legen fest, wie Genehmigungsanforderungen während ihrer Abwesenheit behandelt werden sollen.

### Funktionsweise

- Wenn ein Workflow eine Genehmigung erzeugt und der vorgesehene Genehmiger einen aktiven Abwesenheitseintrag hat (heutiges Datum liegt zwischen **Startdatum** und **Enddatum**), wird die Genehmigung automatisch an die konfigurierte Vertretung umgeleitet.
- Die Umleitung wird im **Audit Trail** der Workflowinstanz mit Aktionstyp **„OOO Substitution"** protokolliert.
- Im Genehmigungseintrag wird der **„Ursprünglicher Genehmiger (OOO)"** gespeichert, so dass nachvollziehbar bleibt, wer ursprünglich zuständig war.

### Zwei Ebenen der OOO-Auflösung

Die Abwesenheitsverarbeitung erfolgt in zwei Ebenen:

1. **Ebene 1 (Vor der Verteilung)**: Kann die **Art des Zuständigen** ändern – z. B. von einem einzelnen Benutzer zu einer Workflow-Benutzergruppe. Wird ausgeführt, **bevor** die Genehmigungseinträge erzeugt werden.
2. **Ebene 2 (Pro Eintrag)**: Ersetzt einzelne Benutzer durch andere einzelne Benutzer. Wird innerhalb der Genehmigungseintragserstellung ausgeführt. Eine Umleitung auf eine Workflow-Benutzergruppe ist auf dieser Ebene nicht möglich (würde die Gruppenlogik brechen).

### Abwesenheitseinträge konfigurieren

1. Öffnen Sie **AWF Setup** → Aktion **„Abwesenheit (Out of Office)"** oder suchen Sie per Tell Me nach **„Out of Office Entries"**.
2. **Neu**.
3. Felder ausfüllen: 
    - **Benutzer-ID**: Der abwesende Benutzer.
    - **Startdatum**: Erster Tag der Abwesenheit.
    - **Enddatum**: Letzter Tag der Abwesenheit.
    - **Beschreibung**: Optionale Beschreibung (z. B. „Urlaub Q2").
    - **Aktiviert**: Ja/Nein.

### Vertretungsarten

<table class="code-line" data-line="748" dir="auto" id="bkmrk-art-beschreibung-kei"><thead class="code-line" data-line="748" dir="auto"><tr class="code-line" data-line="748" dir="auto"><th>Art</th><th>Beschreibung</th></tr></thead><tbody class="code-line" data-line="750" dir="auto"><tr class="code-line" data-line="750" dir="auto"><td>**Keine Vertretung**</td><td>Genehmigungen bleiben beim abwesenden Benutzer. Es findet keine Umleitung statt.</td></tr><tr class="code-line" data-line="751" dir="auto"><td>**Genehmiger**</td><td>Genehmigungen werden an einen festgelegten Benutzer umgeleitet. Feld **„Vertreter"** wird eingeblendet.</td></tr><tr class="code-line" data-line="752" dir="auto"><td>**Workflow-Benutzergruppe**</td><td>Genehmigungen werden an eine Workflow-Benutzergruppe umgeleitet. Feld **„Vertreter-WF-Benutzergruppe"** wird eingeblendet.</td></tr><tr class="code-line" data-line="753" dir="auto"><td>**Delegation verwenden**</td><td>Verwendet die Standard-BC-Stellvertretung aus der **Genehmigungsbenutzereinrichtung** (Feld „Stellvertreter"). Einstufige Auflösung (keine Kette).</td></tr></tbody></table>

<div data-line="755" id="bkmrk-"></div>### Regelbasierte Vertretung (optional)

Über die Aktion **„Regeln anzeigen"** auf dem Abwesenheitseintrag können Sie **regelbasierte Vertretungsüberschreibungen** definieren:

- Die Regeln werden gegen den **Workflow-Vorlagendatensatz** ausgewertet.
- Damit können Sie für unterschiedliche Workflowvorlagen unterschiedliche Vertretungen definieren (z. B. „Bei Einkaufsrechnungen vertritt Benutzer A, bei Verkaufsaufträgen Benutzer B").
- Wenn keine Regel zutrifft, gelten die Standard-Vertretungseinstellungen des Abwesenheitseintrags.

<div data-line="765" id="bkmrk--0"></div><p class="callout info">Abwesenheitseinträge gelten \*\*firmenübergreifend\*\* (DataPerCompany = false). Ein Eintrag gilt in allen Unternehmen der Umgebung.</p>