Modul: Abwesenheit (Out of Office)

Mit der Abwesenheitsverwaltung definieren Benutzer Abwesenheitszeiträume und legen fest, wie Genehmigungsanforderungen während ihrer Abwesenheit behandelt werden sollen. 
 Funktionsweise 
 
 Wenn ein Workflow eine Genehmigung erzeugt und der vorgesehene Genehmiger einen aktiven Abwesenheitseintrag hat (heutiges Datum liegt zwischen  Startdatum  und  Enddatum ), wird die Genehmigung automatisch an die konfigurierte Vertretung umgeleitet. 
 Die Umleitung wird im  Audit Trail  der Workflowinstanz mit Aktionstyp  „OOO Substitution"  protokolliert. 
 Im Genehmigungseintrag wird der  „Ursprünglicher Genehmiger (OOO)"  gespeichert, so dass nachvollziehbar bleibt, wer ursprünglich zuständig war. 
 
 Zwei Ebenen der OOO-Auflösung 
 Die Abwesenheitsverarbeitung erfolgt in zwei Ebenen: 
 
 Ebene 1 (Vor der Verteilung) : Kann die  Art des Zuständigen  ändern – z. B. von einem einzelnen Benutzer zu einer Workflow-Benutzergruppe. Wird ausgeführt,  bevor  die Genehmigungseinträge erzeugt werden. 
 Ebene 2 (Pro Eintrag) : Ersetzt einzelne Benutzer durch andere einzelne Benutzer. Wird innerhalb der Genehmigungseintragserstellung ausgeführt. Eine Umleitung auf eine Workflow-Benutzergruppe ist auf dieser Ebene nicht möglich (würde die Gruppenlogik brechen). 
 
 Abwesenheitseinträge konfigurieren 
 
 Öffnen Sie  AWF Setup  → Aktion  „Abwesenheit (Out of Office)"  oder suchen Sie per Tell Me nach  „Out of Office Entries" . 
 Neu . 
 Felder ausfüllen:
 
 Benutzer-ID : Der abwesende Benutzer. 
 Startdatum : Erster Tag der Abwesenheit. 
 Enddatum : Letzter Tag der Abwesenheit. 
 Beschreibung : Optionale Beschreibung (z. B. „Urlaub Q2"). 
 Aktiviert : Ja/Nein. 
 
 
 
 Vertretungsarten 
 
 
 
 Art 
 Beschreibung 
 
 
 
 
 Keine Vertretung 
 Genehmigungen bleiben beim abwesenden Benutzer. Es findet keine Umleitung statt. 
 
 
 Genehmiger 
 Genehmigungen werden an einen festgelegten Benutzer umgeleitet. Feld  „Vertreter"  wird eingeblendet. 
 
 
 Workflow-Benutzergruppe 
 Genehmigungen werden an eine Workflow-Benutzergruppe umgeleitet. Feld  „Vertreter-WF-Benutzergruppe"  wird eingeblendet. 
 
 
 Delegation verwenden 
 Verwendet die Standard-BC-Stellvertretung aus der  Genehmigungsbenutzereinrichtung  (Feld „Stellvertreter"). Einstufige Auflösung (keine Kette). 
 
 
 
 
 Regelbasierte Vertretung (optional) 
 Über die Aktion  „Regeln anzeigen"  auf dem Abwesenheitseintrag können Sie  regelbasierte Vertretungsüberschreibungen  definieren: 
 
 Die Regeln werden gegen den  Workflow-Vorlagendatensatz  ausgewertet. 
 Damit können Sie für unterschiedliche Workflowvorlagen unterschiedliche Vertretungen definieren (z. B. „Bei Einkaufsrechnungen vertritt Benutzer A, bei Verkaufsaufträgen Benutzer B"). 
 Wenn keine Regel zutrifft, gelten die Standard-Vertretungseinstellungen des Abwesenheitseintrags. 
 
 
 Abwesenheitseinträge gelten **firmenübergreifend** (DataPerCompany = false). Ein Eintrag gilt in allen Unternehmen der Umgebung.