Anwendung / Nutzung
Arbeiten mit elektronischen Rechnungen
Verkaufsdokumente
Verkaufsaufträge und Rechnungen
Verkaufsdokumente wie Aufträge und Rechnungen haben nun eine Factbox für die e-Rechnungskonformitätsprüfung erhalten. In dieser wird der User auf Folgendes hingewiesen:
- Erforderliche Pflichtfelder, die leer sind
- Validierungswarnungen
- Status der Konformität
Häufig fehlende Felder:
- fehlende Umsatzsteuer-Identifikationsnummern der Kunden
- Unvollständige Rechnungsadressen
- Ungültige E-Mail-Adressen
- Codes der Zahlungsarten
Gebuchte Verkaufsrechnungen
Sie finden in der gebuchten Verkaufsrechnungen Übersicht:
Neue Felder:
- DXP eInvoice Dokument versand: Zeigt an, ob ein elektronisches Dokument gesendet wurde
Neue Aktionen:
- DEXPRO eInvoice herunterladen: Elektronisches Dokument herunterladen
- Email DEXPRO eInvoice: Elektronisches Dokument per E-Mail versenden
Gebuchte Verkaufsgutschriften
Ähnliche Funktionalität verfügbar in den gebuchten Verkaufsgutschriften:
- Verfolgung des Dokumentenstatus
- Download- und E-Mail-Aktionen
Service Rechnungen
Die elektronische Rechnungsstellung ist mit den gleichen Funktionalitäten ebenfalls auch für Service Rechnungen möglich.
Dokumenttypen und -formate
Beim Herunterladen oder Versenden von Dokumenten per E-Mail können Sie wählen zwischen:
- XRechnung XML: Reines XML-Format, das den deutschen Standards entspricht
- ZUGFeRD PDF: Hybrid-PDF mit eingebetteten XML-Daten
- XRechnung XML und Standard PDF: Beide Formate in einer ZIP-Datei
Versenden von Dokumenten
Manuelles Senden
- Öffnen Sie einen beliebigen gebuchten Verkaufsbeleg
- klicken sie auf Email DEXPRO eInvoice
- Wählen Sie das gewünschte Format
- Das System tut folgendes automatisch:
- Erzeugt das elektronische Dokument
- Erstellt eine E-Mail mit der entsprechenden Vorlage
- Sendet an die E-Mail Adresse des Kunden
Automatisches Verarbeiten
Das System kann Dokumente automatisch über die Dokumenten Warteschlange verarbeiten:
- Belege werden bei der Buchung in eine Warteschlange gestellt
- Hintergrundverarbeitung erzeugt und versendet elektronische Dokumente
- Statusverfolgung zeigt den Bearbeitungsfortschritt
Dokumenten Verwaltung
Dokumentenwarteschlange
Zugang über DEXPRO eInvoice Einrichtung → Dokumentenwarteschlange
Angezeigte Spalten:
- Lfd. Nr.: Eindeutiger Bezeichner
- Belegart: Art des Dokuments (Rechnung, Gutschrift, usw.)
- Belegnr.: Business Central Belegnummer
- Debitor/Kreditor Nr.: Handelspartner
- Status: Aktueller Bearbeitungsstand
- Erstellungszeitstempel: Eintragungszeit in der Warteschlange
- Sende Profil: Zu erzeugendes Format
Verfügbare Aktionen:
- Prozess: Manuelles Auslösen der Verarbeitung
- Status zurücksetzen: Fehlgeschlagene Artikel zurücksetzen
- Löschen: Aus der Warteschlange entfernen
Prozess Log
Überwachung aller Systemaktivitäten über DEXPRO eInvoice Einrichtung → Prozess Log
Aufgezeichnete Informationen:
- Zeitstempel der Verarbeitungen
- Status Erfolg/Misserfolg
- Fehlermeldungen
- Belegdetails