Live-Konformitätsprüfung (Infobox)
Die Infobox eInvoice Konformitätsprüfung liefert Ihnen eine Live-Rückmeldung zur E-Rechnungs-Validierung, während Sie einen nicht gebuchten Beleg noch bearbeiten. Sie führt dieselben Konformitätsregeln aus, die auch die Versand-Pipeline verwendet, sodass Probleme bereits vor der Buchung erkannt werden statt danach - dann, wenn ihre Behebung deutlich günstiger ist.
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Wo sie erscheint
Die Infobox wird auf nicht gebuchten Verkaufsbelegen (Angebot, Auftrag, Rechnung, Gutschrift), Servicebelegen (Auftrag, Rechnung, Gutschrift) sowie der Einkaufsgutschrift angezeigt. Sie wertet neu aus, während Sie den Beleg ändern, und zeigt die aktuellen Feststellungen je Beleg an.
Was sie anzeigt
- Ein grünes Häkchen mit "Beleg bereit für den DEXPRO eInvoice-Export!", wenn der Beleg derzeit alle Konformitätsregeln besteht.
- Eine Blockierungs-Anzeige mit einer Liste von Feststellungen, wenn dies nicht der Fall ist - jede Zeile zeigt den Feldnamen, den Schweregrad und die Regel-ID.
Zu jeder Feststellung kann per Drilldown direkt zum genauen Feld gesprungen werden, das Aufmerksamkeit erfordert, sodass Sie nicht nach dem beanstandeten Wert suchen müssen.
Die Prüfung ein- oder ausschalten
Die Live-Prüfung wird durch den übergeordneten Schalter Feldvalidierung aktivieren in der eInvoice-Einrichtung aktiviert und dann je Belegbereich über drei Umschalter gesteuert:
- Verkaufsbelege prüfen
- Servicebelege prüfen
- Einkaufsbelege prüfen
Deaktivieren Sie einen Umschalter, wenn die Infobox Belege in diesem Bereich nicht auswerten soll.
Buchungssperre bei Validierungsfehler
Wenn Buchungssperre bei Validierungsfehler aktiviert ist, werden die Konformitätsfeststellungen zum Buchungszeitpunkt erzwungen und nicht nur angezeigt. Jede Feststellung mit Schweregrad Fehler wird als sammelbares ErrorInfo ausgelöst, sodass der Benutzer alle blockierenden Probleme auf einmal sieht statt nacheinander. Jedes ErrorInfo trägt zwei Aktionen:
- Zugehörigen Datensatz öffnen - navigiert zum Datensatz/Feld, das die Feststellung verursacht hat (wird angezeigt, wenn für die Feststellung ein zugehöriger Datensatz erfasst wurde).
- eInvoice-Einrichtung öffnen - öffnet die eInvoice Sender Einrichtung, zum Beispiel um die Regelkonfiguration anzupassen.
Bei aktivierter Option Buchungssperre bei Validierungsfehler kann ein Beleg mit einer Feststellung des Schweregrads Fehler erst gebucht werden, wenn die Feststellungen behoben sind. Feststellungen der Schweregrade Warnung und Information werden angezeigt, blockieren die Buchung jedoch nicht.
Prüfung des gebuchten Belegs
Die Prüfung oben beurteilt den noch nicht gebuchten Beleg, die E-Rechnung entsteht aber aus dem gebuchten. Ist Buchungssperre bei Validierungsfehler aktiviert, prüft die App deshalb zusätzlich die E-Rechnung, die die Buchung tatsächlich ergibt: Sobald der gebuchte Beleg existiert, die Buchung aber noch nicht festgeschrieben ist, baut sie die E-Rechnungsdaten genau wie die Versand-Pipeline aus dem gebuchten Beleg auf und führt die Rechnungsmodell-Regeln aus - zum Beispiel die BR-CO-Summenregeln und die Regeln der MwSt.-Kategorien. Bleibt eine Feststellung mit Schweregrad Fehler übrig, wird die gesamte Buchung zurückgenommen und nichts gebucht. Der Benutzer sieht Buchung gestoppt: Die E-Rechnung würde abgelehnt mit Regel-ID und Text jeder Feststellung sowie der Aktion eInvoice-Einrichtung öffnen. Lassen sich die E-Rechnungsdaten aus dem gebuchten Beleg gar nicht aufbauen, wird die Buchung ebenfalls zurückgenommen, und die Meldung nennt den Grund.
- Die Prüfung verwendet dieselben Schalter wie die Prüfung oben (Feldvalidierung aktivieren und den Umschalter des Belegbereichs) und erfasst nur Belege, die eine E-Rechnung ergeben. Aufträge und Reklamationen werden nur geprüft, wenn sie fakturiert werden.
- Eine Buchungsvorschau wird nie geprüft oder gestoppt.
- Während der Buchung wird der Digivoice-Dienst nicht aufgerufen; die KoSIT-Prüfung selbst läuft weiterhin später in der Versand-Pipeline.
- Muss ein Beleg trotzdem gebucht werden, etwa um eine Rechnung zu stornieren, die vor Einführung dieser Prüfung gebucht wurde, schalten Sie Buchungssperre bei Validierungsfehler für diese Buchung aus.
Buchungssperre bei Validierungsfehler ist standardmäßig ausgeschaltet. Mit den Standardeinstellungen ergibt jede gebuchte Rechnung und Gutschrift eine E-Rechnung, auch an Endverbraucher. Bevor Sie die Option einschalten, stellen Sie sicher, dass nur Belege für tatsächliche E-Rechnungsempfänger eine E-Rechnung ergeben - das steuern Belege automatisch versenden (eInvoice-Einrichtung sowie Debitoren- und Kreditoreneinrichtung) und eInvoice zu Beleganhängen hinzufügen.