Anwendung / Nutzung

Archivsuche von Belegen

Freeze Suchmaske

Die Freeze Suchmaske ermöglich eine Volltextsuche sowie eine Suche auf Basis von Tabellenfeldern gemäß der Apache Lucene-Syntax. Außerdem ist es möglich, Ergebnisse für bestimmte Zeiträume anzuzeigen.

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1. Volltextsuche

Eine freie Suche gemäß Apache Lucene-Syntax.

2. Mappentyp-Filter

Sie können hier die Ergebnisse nach Mappentyp filtern (z.B. Rechnungen). Dieser Filter wird in Kombination mit den anderen Suchparametern angewendet.

3. Datum-Filter

Der Datum-Filter ermöglich die Eingrenzung der Ergebnisse nach Archivierungs- bzw. Bezugsdatum.

4. Tabellensuchmaske

Wählen Sie an dieser Stelle eine beliebige Tabelle, deren Struktur die als Suchmaske verwenden möchten. Die Tabellennummer ist anschließend Teil der Suche.

Apache Lucene-Syntax

Eine Abfrage ist in Begriffe und Operatoren unterteilt. Es gibt zwei Arten von Begriffen: Einzelne Begriffe und Phrasen. Ein einzelner Begriff ist ein einzelnes Wort wie "test" oder "hallo". Eine Phrase ist eine Gruppe von Wörtern, die von doppelten Anführungszeichen umgeben sind, wie z. B. "hello dolly".

Mehrere Begriffe können mit Booleschen Operatoren kombiniert werden, um eine komplexere Abfrage zu bilden. Die folgenden booleschen Operatoren werden unterstützt: AND, OR und NOT. Die Abfrage "hello AND world" gibt zum Beispiel Dokumente zurück, die sowohl die Wörter "hello" als auch "world" enthalten.

Die folgenden Zeichen müssen in einer Abfrage mit Escapezeichen versehen werden: + - && || ! ( ) { } [ ] ^ " ~ * ? : \ Um ein Zeichen zu umgehen, setzen Sie einfach einen Backslash (\) vor das Zeichen.

Wildcards können verwendet werden, um nach Wörtern zu suchen, die eine bestimmte Zeichenfolge enthalten. Das Sternchen (*) steht für null oder mehr Zeichen, während das Fragezeichen (?) für genau ein Zeichen steht. Die Abfrage "te?t" zum Beispiel gibt Dokumente zurück, die Wörter wie "test", "text" und "tent" enthalten.

Datensatzbasierte Suche

Die datensatzbasierte Suche wird immer dann ausgeführt, wenn Sie Freeze über einen in BC gespeicherten Datensatz öffnen (Menüpunkt "DEXPRO Freeze" oder Tastenkombination STRG+ALT+F). Hier am Beispiel eines Kreditors:

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Typische Absprungpunkte:

Archivierung von Belegen

Archiviert werden kann...

Archivierung nach der Buchung

Wenn in der Freeze Einrichtung die Option Nach Buchung archivieren im jeweiligen Bereich (Einkauf, Verkauf, Fibu Buch.-Blatt) aktiviert ist, werden die zugehörigen Belege automatisch nach der Buchung archiviert. Dies umfasst:

Archivierung von ausgehenden Belegen

Wenn Ausgehende Belege archivieren aktiviert ist, werden die Standardberichte (z.B. gedruckte Rechnungen) nach der Buchung archiviert. Die Anzahl der gedruckten Berichte wird dabei erhöht.

Archivierung von E-Mails

Wenn Email & Anhänge archivieren aktiviert ist, werden E-Mail-Anhänge, die über das BC-E-Mail-Modul versendet werden, automatisch archiviert. Dies gilt für gebuchte Belege sowie für Angebote und Aufträge.

Archivierung von eingehenden Belegen

Wenn Eingehende Belege archivieren aktiviert ist, werden eingehende Belege, die mit einem Datensatz in Business Central verknüpft sind, archiviert.

Archivierung von verknüpften Anhängen

Wenn Anhänge archivieren aktiviert ist, werden alle Anhänge innerhalb von Business Central, die mit dem Datensatz verknüpft sind, archiviert.

Manuelle Archivierung (Quick Freeze)

Auf den meisten Belegen und Stammdatenseiten steht die Aktion Quick Freeze als Infobox (FactBox) zur Verfügung. Damit können Benutzer Dateien per Drag-and-Drop oder über den Upload-Dialog manuell archivieren. Die Dateien werden direkt dem aktuellen Datensatz im Archiv zugeordnet.

Freeze Warteschlange und Job

Hier werden alle Archivierungsvorgänge aufgelistet und durch die Codeunit "70954898 DXP Freeze Queue Processing" verarbeitet. Diese Codeunit muss regelmäßig als Aufgabewarteschlangenposten ausgeführt werden:

 

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Felder der Warteschlange

Aufgabenwarteschlangenposten einrichten

Die Codeunit 70954898 DXP Freeze Queue Processing muss als Aufgabenwarteschlangenposten eingerichtet werden, um die Warteschlangeneinträge automatisch zu verarbeiten. Empfohlene Einstellungen:

Schnellarchivierung (Quick Freeze)

Die Quick Freeze Infobox (FactBox) ermöglicht das manuelle Archivieren von Dateien direkt aus Belegen und Stammdatenseiten heraus.

Funktionsweise

  1. Öffnen Sie einen Beleg oder eine Stammdatenseite (z.B. Einkaufsrechnung, Debitorenkarte, Kreditorenkarte).
  2. Nutzen Sie die Infobox Quick Freeze auf der rechten Seite:
    • Ziehen Sie Dateien per Drag-and-Drop in den markierten Bereich, oder
    • Klicken Sie auf Datei hochladen, um Dateien über den Dateiauswahl-Dialog auszuwählen.
  3. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie folgende Angaben machen können:
    • Mappentyp: Typ der Archivmappe (z.B. Rechnung, Gutschrift).
    • Mappenbezeichnung: Ein optionaler benutzerdefinierter Titel.
    • Bezugsdatum: Datum, unter dem der Datensatz gespeichert wird (Standard: Arbeitsdatum).
  4. Die Dateien werden in die Freeze-Warteschlange eingestellt und im Hintergrund archiviert.

Verfügbarkeit

Die Quick Freeze Infobox ist auf allen Seiten verfügbar, auf denen die Freeze Page Extensions aktiv sind. Dies umfasst:

PDF-Viewer

Der integrierte PDF-Viewer ermöglicht die Anzeige von PDF-Anhängen direkt in Business Central, ohne die Anwendung zu verlassen.

Funktionen

Unterstützte Dateiformate

Der PDF-Viewer zeigt PDF-Dateien direkt an. Für andere Dateiformate kann in der Freeze Einrichtung ein Platzhalter-PDF hochgeladen werden, das anstelle der nicht darstellbaren Datei angezeigt wird.

Letzte Archivierungen

Die Infobox Zuletzt archivierte Mappen zeigt die letzten Archivierungen an, die für den aktuell geöffneten Datensatz durchgeführt wurden.

Angezeigte Informationen

Konfiguration

Die maximale Anzahl angezeigter Einträge kann über das Feld Max. Anzahl letzter Mappen in der Freeze Einrichtung gesteuert werden (Standard: 5).

Navigation

Durch Klicken auf einen Eintrag wird die Archivmappe direkt im Freeze-Suchergebnis geöffnet, sodass die zugehörigen Anhänge und Felder eingesehen werden können.

Seitenerweiterungen

Freeze erweitert zahlreiche Standard-Seiten in Business Central um Archivfunktionen. Auf jeder erweiterten Seite stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

Verfügbare Aktionen

Verfügbare Infoboxen (FactBoxes)

Erweiterte Seiten

Einkauf

Verkauf

Stammdaten

Posten & Register