Freeze for Dynamics 365 BC - de-DE
Handbuch zur Administration und Nutzung von Freeze for Microsoft Dynamics 365 Business Central. Mit der Freeze Archive Integration für Microsoft Dynamics 365 Business Central greifen Sie direkt über die bewährte Microsoft-Oberfläche auf Ihre revisionssicher gespeicherten Daten und Dokumente zu. Freeze Archive verlinkt die Dokumente automatisch zu ihren Business-Objekten und bietet darüber hinaus detaillierte Recherche-Möglichkeiten über die Indexmerkmale und den Volltext Ihrer Dokumente.
- Systemvoraussetzungen
- Installation
- Konfiguration & Administration
- Berechtigungssätze
- DEXPRO Core
- Freeze Einrichtung
- Freeze Speicher
- Dokumentenklassen Einrichtung
- Benutzer Einrichtung
- OAuth 2.0 Einrichtung
- Zusätzliche Suchabfragen
- Anwendung / Nutzung
Systemvoraussetzungen
Systemvoraussetzungen zur Nutzung von FREEZE for Dynamics 365 BC
Unterstützte Microsoft Dynamics 365 Business Central Versionen
Die Microsoft Dynamics 365 Business Central Integration ist auf Grund von technischen Mindestvoraussetzungen ab folgender Version möglich:
Unterstützte Microsoft Dynamics 365 Business Central Versionen
Voraussetzung zum Betrieb ist, dass die jeweilige Microsoft Dynamics 365 Business Central Version sich noch im regulären Support befindet. Der erweiterte Support (extended Support) wird ausgeschlossen.
Unterstützte FREEZE Versionen
Für den Anschluss von FREEZE an Microsoft Dynamics 365 Business Central und für den Betrieb wird ein lizensiertes FREEZE System benötigt.
Installation
Lizenzen
Microsoft
Informationen zu den Microsoft Business Central Lizenzen.
Freeze
Das DEXPRO Freeze System welches an Business Central angeschlossen werden soll benötigt eine gültige Kunden-Lizenz.
Bezug der DEXPRO Module
Detailliertere Informationen finden Sie hier.
OnPrem
Für OnPrem Installationen wird auf Anfrage eines registrierten Resellers / Partners ein Runtime Package mit den benötigten Apps zur Verfügung gestellt. Diese werden durch den Partner der Kundenlizenz hinzugefügt und im Anschluss in das Microsoft Dynamics Business Central eingespielt.
Cloud
Für Cloud Installationen benötigt man lediglich Zugriff auf den Microsoft AppSource. Hier werden die benötigten DEXPRO Apps heruntergeladen.
Konfiguration & Administration
Berechtigungssätze
Um die Module nutzen zu können, muss den jeweiligen Anwendern der passende Berechtigungssatz zugewiesen werden.
Folgende werden mit ausgeliefert:
- DXP Core Admin - DEXPRO Core Administrator
- DXP Core User - DEXPRO Core Benutzer
- DXP FREEZE Admin - DEXPRO FREEZE Administrator
- DXP FREEZE User - DEXPRO FREEZE Benutzer
DEXPRO Core
Der DEXPRO Core verwaltet die einzelnen DEXPRO Apps und deren Dokumente pro Mandant.
Es werden alle Belege, welche über die unterschiedlichen DEXPRO Module in Microsoft Dynamics 365 Business Central eingelaufen und verarbeitet worden sind, angezeigt. Zur Nachvervollgung von einzelnen Belegen wird auf eine globale Nummernserie, welche über alle DEXPRO Apps genutzt wird, gesetzt. Dies bietet den Vorteil, dass die Anwender mit nur einer Nummernserie pro Beleg arbeiten.
Weitere Informationen finden sie hier.
Freeze Einrichtung
In der FREEZE Einrichtung wird sowohl die Anbindung an das Freeze Archiv System, als auch die Verarbeitung innerhalb der App eingerichtet.
Menü
Vorgang
Einrichtung kopieren
Hiermit wird die Einrichtung in andere Mandanten kopiert.
Platzhalter hochladen
Über diese Funktion wird ein Platzhalter für Dateitypen hochgeladen, welche der PDF-Viewer nicht darstellen kann.
Navigation
Dokumentenklassen Einrichtung
Über diesen Menüpunkt erreichen Sie die Einrichtung für die Dokumentenklassen.
OAuth 2.0-Einrichtung
In diesem Menüpunkt werden die User und deren Access Token für die OAuth 2.0 Authentifizierung verwaltet.
Benutzer Einrichtung
Über diesen Menüpunkt erreichen Sie die Benutzerzuordnung zu den OAuth Usern.
Zusätzliche Suchabfragen
Die Einrichtung von zusätzlichen Suchabfragen ist vor allem dann praktisch, wenn Archivmappen angezeigt werden sollen, die nicht über Freeze in BC archiviert wurden. Es gibt aber auch weitere Anwendungsfälle.
FastTabs
Allgemein
In diesem FastTab kann man die Nutzung dieser App aktivieren/deaktivieren.
API
In diesem Fasttab wird die URL des FREEZE Systems angegeben. Des Weiteren wird der Standard Archivspeicher und die Standardauthentifizierung hinterlegt. Zudem kann hier angegeben werden wie viele Archivdatensätze bei Suchen gleichzeitig angezeigt werden sollen.
Archivierung
Hier können Einstellungen vorgenommen werden, was automatisiert Archiviert werden soll.
Automatische Archivierung nach der Buchung eines Belegs. Drucken und archivieren in einem Schritt. Archivierung von Emails mit Anhängen, wenn der Versand durch das BC Emailmodul erfolgt.
Freeze Speicher
Hier werden die Archivspeicher des angeschlossenen Freeze Systems verwaltet.
Dokumentenklassen Einrichtung
In der Dokumentenklassen Einrichtung wird die Zuordnung zwischen der jeweiligen Dokumentenklasse und Ihrer Exportschnittstelle vorgenommen. Des Weitern wird hier die Feldzuordnung jeder Dokumentenklasse heruntergeladen und so ein Set an Standard Feldern und deren Verwendung in Microsoft Dynamics 365 Business Central hergestellt.
Die Dokumentenklassen Einrichtung ist App übergreifend und wird über den DEXPRO Core verwaltet.
Vorgang
Feldzuordnung herunterladen
Hiermit wird die Feldstruktur der SQUEEZE Dokumentenklasse heruntergeladen. Diese werden für die Metadaten-Zuordnung benötigt.
Navigation
Metadaten-Zuordnung
Über diesen Menüpunkt erreichen Sie die Metadaten-Zuordnung. In dieser wird definiert welche Felder wie an Microsoft Dynamics 365 Business Central übertragen werden sollen.
Liste
Dokumentenklassen
In dieser Übersicht werden alle eingerichteten Dokumentenklassen aufgelistet.
Karte
Dokumentenklasse
Hier wird jede Dokumentenklasse individuell eingerichtet.
Allgemein
In diesem Fastab wird der Name der Dokumentenklasse, der nächste Prozessschritt, sowie die automatische Anreicherung der Positionen eingerichtet.
Freeze
Hier legt man die Standard Suchmaske fest.
Benutzer Einrichtung
Alternative Authentifizierung: Sollen Benutzer mit einer alternativen Authentifizierung auf das Archiv zugreifen, kann diese hier hinterlegt werden.
Alle Ergebnisse anzeigen: Die zusätzlichen Suchabfragen (genauso wie die Volltextsuche) liefern nur für Benutzer Ergebnisse, die explizit dazu berechtigt wurden. Das ist notwendig, da bei Archivmappen, die nicht über BC archiviert wurden, mangels Tabellennummer keine Prüfung der effektiven Berechtigungen stattfinden kann.
OAuth 2.0 Einrichtung
Hier werden die OAuth 2.0 / Open Id User und deren Access Token verwaltet.
Zusätzliche Suchabfragen
Erstellung von zusätzlichen Suchabfragen
Im Folgenden habe ich eine Query erstellt, die an die Systemsuchabfrage angehängt wird, wenn man über einen Record (hier: Kreditorenposten - Tabelle 25) Freeze öffnet. Suchabfragen mit der gleichen Tabellennr. werden ODER-verknüpft.
Erstellung von Suchabfrage Zeilen
Über Zugehörig gelangen Sie zu den Abfragezeilen:
Suche nach Feldname - Gibt den Wert des Feldnamens an, der für die Suchabfrage verwendet werden soll. Das sind zum einen die nativen Felder der Archivsoftware, zum anderen aber auch in beliebiger Form gespeicherte Datensatzfelder:
Suchwert Quelle (Feldnr.) - Gibt den Wert an, nach dem in Kombination mit dem Feldnamen gesucht werden soll.
Fester Suchwert - Der feste Suchbegriff wird anstelle des Suchwertes benutzt.
Die Abfragezeilen sind UND-verknüpft.
Anzeige des Ergebnisses
Öffne man im Anschluss aus den Kreditorenposten Freeze...
...erhält man das gewünschte Suchergebnis:
Nicht vergessen: Die zusätzlichen Suchabfragen (genauso wie die Volltextsuche) liefern nur für Benutzer Ergebnisse, die in der Einrichtung explizit dazu berechtigt wurden. Das ist notwendig, da bei Archivmappen, die nicht über BC archiviert wurden, mangels Tabellennummer keine Prüfung der effektiven Berechtigungen stattfinden kann.
Anwendung / Nutzung
Archivsuche von Belegen
Freeze Suchmaske
Die Freeze Suchmaske ermöglich eine Volltextsuche sowie eine Suche auf Basis von Tabellenfeldern gemäß der Apache Lucene-Syntax. Außerdem ist es möglich, Ergebnisse für bestimmte Zeiträume anzuzeigen.
1. Volltextsuche
Eine freie Suche gemäß Apache Lucene-Syntax.
2. Mappentyp-Filter
Sie können hier die Ergebnisse nach Mappentyp filtern (z.B. Rechnungen). Dieser Filter wird in Kombination mit den anderen Suchparametern angewendet.
3. Datum-Filter
Der Datum-Filter ermöglich die Eingrenzung der Ergebnisse nach Archivierungs- bzw. Bezugsdatum.
4. Tabellensuchmaske
Wählen Sie an dieser Stelle eine beliebige Tabelle, deren Struktur die als Suchmaske verwenden möchten. Die Tabellennummer ist anschließend Teil der Suche.
Apache Lucene-Syntax
Eine Abfrage ist in Begriffe und Operatoren unterteilt. Es gibt zwei Arten von Begriffen: Einzelne Begriffe und Phrasen. Ein einzelner Begriff ist ein einzelnes Wort wie "test" oder "hallo". Eine Phrase ist eine Gruppe von Wörtern, die von doppelten Anführungszeichen umgeben sind, wie z. B. "hello dolly".
Mehrere Begriffe können mit Booleschen Operatoren kombiniert werden, um eine komplexere Abfrage zu bilden. Die folgenden booleschen Operatoren werden unterstützt: AND, OR und NOT. Die Abfrage "hello AND world" gibt zum Beispiel Dokumente zurück, die sowohl die Wörter "hello" als auch "world" enthalten.
Die folgenden Zeichen müssen in einer Abfrage mit Escapezeichen versehen werden: + - && || ! ( ) { } [ ] ^ " ~ * ? : \ Um ein Zeichen zu umgehen, setzen Sie einfach einen Backslash (\) vor das Zeichen.
Wildcards können verwendet werden, um nach Wörtern zu suchen, die eine bestimmte Zeichenfolge enthalten. Das Sternchen (*) steht für null oder mehr Zeichen, während das Fragezeichen (?) für genau ein Zeichen steht. Die Abfrage "te?t" zum Beispiel gibt Dokumente zurück, die Wörter wie "test", "text" und "tent" enthalten.
Datensatzbasierte Suche
Die datensatzbasierte Suche wird immer dann ausgeführt, wenn Sie Freeze über einen in BC gespeicherten Datensatz öffnen (Menüpunkt "DEXPRO Freeze" oder Tastenkombination STRG+ALT+F). Hier am Beispiel eines Kreditors:
Typische Absprungpunkte:
- Debitoren
- Kreditoren
- Artikel
- Einkaufsbelege
- Verkaufsbelege
- Gebuchte Belege
- Fibu-Journale
- Posten
Archivierung von Belegen
Archiviert werden kann...
- Archivierung nach der Buchung von EK- & VK-Belegen, sowie Fibu-Journale
- Archivierung von ausgehenden VK-Belegen über Standard-Berichte
- Archivierung von ausgehenden e-Mails inkl. Anhängen aus BC
- Archivierung von eingehenden Belegen
- Archivierung von verknüpften Anhängen innerhalb BC
Freeze Warteschlange
Hier werden alle Archivierungsvorgänge aufgelistet und abgearbeitet.
