Menüstruktur

Erklärt die Menüs in der Invoice Lösung. Bilder können, je nach Individualisierung und vorgenommenen Einstellungen, abweichen.

• Übersichtsmenü
• Kopfzeile
• Benutzerprofil/Benutzermenü
• Suche/Suchleiste
• Outbar/Linkes Menü
• Rechnung öffnen
• Die einzelnen Bereiche einer Rechnung
• Funktionen der Rechnungsansicht
• Bearbeiten von Rechnungen
• Registerleiste

Übersichtsmenü

Nach dem einloggen in Documents, ist das Übersichtsmenü das erste Fenster, welches Sie sehen.

Im Zentrum des Übersichtsmenü ist das eingebundene Squeeze Dashboard zu sehen, welches Dokumente in Squeeze und deren Verarbeitungsstatusanzeigt.

Die Übersicht lässt sich auch durch klicken auf den "Bearbeiten" Button anpassen.

In der Kopfzeile beziehungsweise Toolbar Mitte sind Rückkehr zum Übersichtsmenü und die Suchleiste zu finden. 

Auf der rechten Seite der Kopfzeile finden sich Datei Upload, Nachrichten, Benachrichtigungen und Benutzerprofil. 

Auf der linken Seite findet sich eine weitere Menü Spalte, die Outbar. Diese bietet eine Vielzahl von Ansichten und Einstellungsmethoden.  

 

 

Kopfzeile

 

Das Kopfzeilen Menü beinhaltet folgende Funktionen:

1. Das Haussymbol, welches jemanden ins Übersichtsmenü zurückbringt
2. Die Suchleiste mit Auswahlmenü, Sucheingabe und erweiterter Suche
3. Eine neue Session öffnen
4. Ausgewählte Datei hochladen
5. Nachrichten verschicken
6. Benachrichtigunsfenster
7. Benutzerprofil

 

Benutzerprofil/Benutzermenü

Das Benutzerprofil stellt verschiede Möglichkeiten zum konfigurieren von Documents zur Verfügung und es kann sich von hier aus abgemeldet werden.

Benutzereinstellungen

In den Benutzereinstellungen lassen sich verschieden Individualisierungen vornehmen. Zu beachten ist, das Änderungen erst nach einer erneuten Anmeldung aktiv werden. Es lässt sich die Start-Outbar setzten, welche beim einloggen Standartmäßig angezeigt wird.

Kennwort ändern

"Kennwort ändern" bietet die Funktion zum wechseln des Passwort. 

Es kann passieren, das vorhandene API Keys zurückgesetzt werden. 

Sprache

Im "Sprache wechseln" Fenster, lässt sich die Oberflächen Sprache ändern. Zurzeit stehen Deutsch und Englisch zur Verfügung.

Abwesenheit

Im "Abwesenheit" Fenster, lässt sich einstellen, ob man derzeit im Haus beziehungsweise nicht im Haus ist. Es lässt sich der Zeitraum einstellen, in welchem man nicht im Haus ist und Stellvertreter für diesen Zeitraum. Mappen können an die Stellvertretung weitergeleitet werden. Zusätzlich lässt sich eine zuvor eingestellte Nachricht einrichten, welche an Versender verschickt wird.   

Persönlicher Ordner

Im Fenster "Persönliche Ordner" können neue Ordner erstellt werden oder nicht mehr benötigte Ordner gelöscht werden. Wenn ein Ordner ausgewählt wird (in der Abbildung beispielhaft Projekt 123) können weitere Einstellungen konfiguriert werden. Es kann der Ordnername verändert werden und Benachrichtigungen per E-Mail für dieses Ordner aktiviert werden. Es lassen sich außerdem verschiedene Filtereinstellungen vornehmen, um gewünschte Inhalte anzeigen zu lassen.

E-Mail Optionen

In den E-Mail Optionen können Zusammenfassungen für Eingang und Abschluss von Vorgängen per E-Mail zugesendet werden. Der Zeitpunkt, zu welcher dieses Zusammenfassung verschickt werden soll, kann auch ausgewählt werden. Außerdem können Benachrichtigungen für Neue Mappe im Eingangskorb und Mappe zurück aus Versendung aktiviert werden.

Info/Support

Das Info/Support Fenster bietet verschiedene technische Informationen wie Versionsnummern und Verbrauchtes Volume. Zusätzlich können hier Supportfälle gemeldet werden.

Suche/Suchleiste

Im Dropdown Menü auf der Linken Seite kann man die zu durchsuchende Kategorie auswählen.

In der Suchleiste kann man Suchbegriffe eingeben und nach diesen suchen.

Das rechte Symbol öffnet die "Erweiterte Suche.

Erweiterte Suche

Die erweiterte Suche bietet eine konfigurierbare Suche und das speichern von individuellen Suchen. Auf der linken Seite kann man Suchquellen auswählen. Rechts daneben lassen sich die Mappentypen auswählen, welche durchsucht werden sollen. 

Rechts gibt es die Möglichkeit nach bestimmten Parametern beziehungsweise Werten zu suchen. Zusätzlich lassen sich Suchmaske und Trefferliste einstellen, u Suchergebnisse weiter einzugrenzen.

Unten Links findet sich "Meine Suche", welche es ermöglicht eigene Suchkonfigurationen zu speichern.

 

 

 

Outbar/Linkes Menü

Ober Hälfte

Die Linke Menü Spalte oder Outbar lässt sich in drei Bereiche gliedern.

In der ober Hälfte der Outbar, lässt sich die Outbar mit Hilfe des Pfeils einklappen.

Durch "+ Neue Mappe" lässt sich eine neue Mappe anlegen.

"Favoriten" lassen sich als Favoriten markierte Einträge finden.

"Eingang zeigt neu eingegangene Dokumente an.

"Aufgaben"

 "Zuletzt benutzt" zeigt eine Liste der zuletzt benutzten Dokumente an.

"Wiedervorlage"

"Gelöscht" beinhaltet gelöschte Dokumente.

"Gespeicherte Suchen" beinhaltet die aus "Erweiterter Suche" gespeicherter eigenen Suchen.

Mittlere Hälfte

Die mittlere Hälfte der Outbar variiert je nach Auswahl der der unteren Hälfte.

Untere Leiste

Die untere Leiste der Outbar bietet die möglich zwischen verschieden Ansichten der mittleren Outbar hälfte zu wechseln.

Es gibt Ordner, Mailroom, Invoice, Procurement, Administration, Dokumentenbaum und Reports. 

 

 

 

Rechnung öffnen

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten die gewünschte Rechnung zu finden:

• In erhaltener Email auf Link klicken.
• Anzeige über die Menü Struktur nach Status.
• Suche nach Rechnungen (in der Abbildung wurde nach B.R.T Dokumenten in Eingang gesucht.

Ein links Klick auf die gewünschte Rechnung öffnet dann die Übersicht für die ausgewählte Rechnung.

Die einzelnen Bereiche einer Rechnung

Es sollen kurz die einzelnen Bereiche benannt und gezeigt werden. Genauere Information folgen im nächsten Kapitel. Es gibt unterschiedliche Ansichtsmöglichkeiten, da jeder Benutzer sich seine gewünschte Ansicht einstellen kann. Daher kann die gezeigte Abbildung von der Ansicht bei jedem Benutzer abweichen. 

• Suchbereich bietet die in vorherigen Kapitel erklärten Suchfunktionen
• Benutzermenü zeigt die unterschiedlichen Benutzermenü Punkt
• Trefferliste ist die Liste der gefunden Dokumente für eine gewählte Suchmaske
• Viewer ist der Dokumenten Ansicht
• Felder zeigt die unterschiedlichen Felder
• Register zeigt die Registerleiste
• Invoice Menü bietet die unterschiedlichen Menü Punkte für Invoice
• Kontierungsbereich ist die Positionstabelle 
• Outbar bietet die Möglichkeit zwischen den mittleren Menüs zu wechseln

Funktionen der Rechnungsansicht

Im folgenden werden die möglichen Ansichtsarten erklärt, welche zur Verfügung stehen. Im abgebildet Beispiel ist der Squeeze Viewer als Standard eingestellt.  Dadurch wird die Mono View angezeigt. Im Zentrum ist der Squeeze Viewer zu sehen. Rechts oben ist die Registerleiste und darunter die Feldansicht. Unter dem Viewer ist "Gentable" also die Positionstabelle. Links sind weitere Rechnungen im Ordner Eingang zu sehen und die Outbar.

In der Kopfzeile über dem Viewer finden sich:

• Abkoppeln
• Bearbeiten ermöglicht die Bearbeitung von Rechnungen
• Dublette zulassen (Dieser Button wird nur gezeigt falls eine Dublette vorhanden ist)
• Validiert
• Zurück zur Gruppe
• Aktionen (Je nach Benutzer können unterschiedliche Aktionen zur Verfügung stehen)
• Doppelansicht

Durch klicken des Symbols lässt sich die Double-View oder Doppelansicht öffnen und schließen. Die Abbildung zeigt die Doppelansicht, in welcher der Viewer zusätzlich zu den Feldern angezeigt wird. 

Mithilfe der Rot markierten Button lassen sich zurzeit nicht benötigte Bereiche einklappen und wieder ausklappen.

Man kann die Mappe auch mit Hilfe des Symbols abkoppeln. 

 

 

 

Bearbeiten von Rechnungen

Mit Hilfe des Bearbeiten Buttons über den Viewer lassen sich Rechnungen bearbeiten.

Damit kommt man in die Ansicht zum bearbeiten. Man kann in der Feldansicht und in der Gentable Werte beziehungsweise Felder anpassen und Kommentare hinzufügen. Mit dem Button "Speichern" werden Änderungen übernommen. Mit dem Button "Abbrechen" werden Änderungen verworfen.

Registerleiste

Die Registerleiste ist in der Rechnungsansicht zu sehen und bietet unterschiedliche Register an. Welches Register beim aufrufen eines Dokuments als Standard geöffnet wird, ist konfigurierbar.

Register Eingangsrechnung

Bei Auswahl des Eingangsrechnungsregisters wird die Feldansicht angezeigt.

Register Squeeze Viewer

Bei Auswahl des Squeeze Viewer Registers wird das Dokument im Squeeze Viewer angezeigt. Dabei ist an der rechten Seite die Feldansicht weiterhin verfügbar.

Register Dokument

In Register Dokument finden sich Anhänge des ausgewählten Dokuments.

Register Kreditor CSV

Standard Kontierung für für Kreditoren können hier als CSV Datei hinterlegt werden. Weitere Information zum Thema und Funktionen findet sich im Kapitel "Kreditor-CSV". 

Register Status

Im Register Status oder Log lassen sich Arbeitsschritte nachvollziehen und Fehler, Weiterleitungen oder Feldwertänderung nachvollziehen. 

Hier findet man auch die zugeteilte Squeeze ID.