XML-Importe und Anpassungen über den Manager

Es muss zwingend darauf geachtet werden, dass die vorgegebene Import-Reihenfolge eingehalten wird!

Die XML-Datei für die Documents-Einstellungen sollte nur bei Neuinstallationen verwendet werden! Falls das Invoice-Paket in eine bestehende Installation integriert werden soll müssen die Einträge manuell hinzugefügt werden! Relevant sind die folgenden Einträge:

• SubOutbars (Wert: 1)
• groupingNumeric (Wert: 1) // Setzt den tausender-Punkt bei Zahlen
• additionalSettingsScript (Wert: DEXPRO_GadgetStart_AdditionalSettings) // Fügt zusätzliche Funktionen hinzu
• CheckAccessRightForAgent (Wert 0) // Deaktiviert die GACL-Prüfung der Vertreter (ab Documents 5g) - die Berechtigung wird ggf. erst nach der Weiterleitung hinzugefügt bzw. kann der Anwender über "GACL-Berechtigungen prüfen" fehlende Berechtigungen automatisch korrigieren.

Die folgenden globalen Documents-Einstellungen werden empfohlen. Es muss aber pro Eigenschaft projektspezifisch geprüft werden, ob es evtl. Auswirkungen auf andere Umsetzungen beim Kunden gibt und ggf. muss abgestimmt werden, ob bestimmte Funktionen wie die Chat-Funktion beim Kunden überhaupt gewünscht sind!

• ActiveOutbar (Wert: Invoice) // Hierdurch öffnet sich bei der Anmeldung direkt die Outbar "Invoice"
• addToFavoritesButton (Wert: true) // Hierdurch können Mappen einfach zu den Favoriten hinzugefügt werden
• allowMessage (Wert: true) // Angemeldete Benutzer können sich über die WEB-Seite Nachrichten schicken
• allowNotification (Wert: true) // Aktiviert das Benachrichtigungssystem über Websockets
• allowMessageSendAll (Wert: true) // Über "@ALL" können Nachrichten an alle angemeldeten Benutzer gesendet werden
• allowResetPasswort (Wert: true) // Link in der Anmeldemaske, um Passwort über Mail zurücksetzen zu können
• alwaysShowTask (Wert: true) // Die aktuelle Workflow-Aufgabe wird immer angezeigt
• autoLogout (Wert: true) // Benutzer werden beim Schließen des Browserfensters aus Documents ausgeloggt
• baseFeatureConfigs (Wert: design20) // Aktiviert das Feature-Set "design20"
• CancelWorkflowAccess (Wert: true) // "Versendung abbrechen" wird nicht mehr in der Klappliste angezeigt
• CheckMandatoryOnSave (Wert: 2) // Prüft auch nicht angezeigte Muss-Felder unabhängig von Skripten
• datepickerPopupMode (Wert: focus) // Beim Fokus auf ein Datumsfeld öffnet sich der Pop-Up Dialog
• documentsLoginHeader // Projektspezifische Anzeige für die Login-Seite
• fileEditCommitOnEnter (Wert: true) // Speichert die Mappe über die Enter-Taste
• fileEditStartOnDoubleClick (Wert: true) // Setzt die Mappe bei einem Doppelklick in ein Feld in den Bearbeitungszustand
• fileReferenceClearButton (Wert: true) // Aktiviert den "Eintrag löschen" Button neben den Referenzfeldern
• HighlightHitwords (Wert: true) // Volltextsuchtreffer werden in der Detailansicht farblich hervorgehoben
• skinBase // Angabe eines Stylesheets (.less) für das Aussehen des Webclients
• SoapStartWorkflowAlways (Wert: 1) // Bei über SOAP angelegten Mappen wird der Workflow automatisch gestartet
• useSubselectMenu (Wert: true) // Ermöglicht die Verwendung von mehrstufigen Auswahllisten in Aktions-Klapplisten

Am Documents-Mandanten können die folgenden Eigenschaft gesetzt werden:

• EmailAsync (Wert: 1) // Hierdurch werden die asynchron versendet, Ohne die Einstellung bleibt die Mappe nach einer Weiterleitung so lange im Fokus, bis die Versendung erfolgt ist!
  Der Nachteil ist, dass der Anwender bei einer Mailversendung kein direktes Feedback erhält, wenn eine Mailversendung fehl schlägt.
• afterLoginScript (Wert: DEXPRO__UserExit_AfterLogin) Setzt die Benutzer-Eigenschaft für das letzte Login an ein neues Feld otrLastLogin an der otrUser-Mappe des Benutzers. Hierdurch können Administratoren selten benutzte named-Lizenzen identifizieren und sinnvoll zuordnen bzw. nicht verwendete Benutzer-Accounts sperren.

Es muss zwingend ein Job-Benutzer gesetzt sein und dieser muss zwingend alle Berechtigungen an allen Rechnungs-Akten erhalten! Es wird empfohlen das Löschen zu deaktivieren, damit ausschließlich über die Aussteuerungs-Funktion gelöscht werden kann.

Die nächste XML-Datei importiert Gruppen und Benutzer. Nach dem Import müssen die folgenden Gruppen existieren. Die Gruppen können auch manuell erstellt werden:

• Administration (Administration)
• WorkflowError (Workflow Fehler) -> nicht in Documents-Listen anzeigen!
• WorkflowRulesError (Workflow Fehlerbehebung) -> nicht in Documents-Listen anzeigen!
• TechAccessProfile (Technisches Zugriffsprofil) -> nicht in Documents-Listen anzeigen!

Für den Workflow werden kundenspezifisch weitere Gruppen benötigt.

Der hinterlegte Job-Benutzer muss entweder als Benutzer oder Redakteur existieren. Der Benutzer muss den Gruppen WorkflowError und TechAccessProfile zugeordnet werden!
Zudem muss es einen Benutzer für den Import der Rechnungs-Dokumente geben. In jedem Fall sollten weitere Benutzer für erste Tests angelegt werden und diese müssen Gruppen zugeordnet werden.

Die weiteren XML-Importe müssen zwingend in der vorgegebenen Reihenfolge durchgeführt werden, damit Verknüpfungen automatisch gesetzt werden können!

• Skripte / Skript-Kategorien
• Workflow
• Mappentypen / Mappentyp-Kategorien
• Ordner / Outbar

Die Administrations-Outbar enthält alle Konfigurations-Outbars für alle DEXPRO-Lösungen. Die nicht verwendeten Outbars können manuell ausgeblendet werden, indem die "Freigegeben"-Checkbox deaktiviert wird. Die Outbars selber enthalten ggf. nicht benötigte Konfigurations-Ordner bzw. ausgeblendete aber zwingend benötigte Konfigurations-Ordner. Die Ordner müssen projektspezifisch angepasst werden.

Die Anzeige-Reihenfolge der Outbars kann in den Documents-Einstellungen vorgenommen werden.

Es kann passieren, dass die Verknüpfung des Workflows am Invoice-Mappentypen nicht automatisch gesetzt werden konnte. In dem Fall muss die Verknüpfung manuell gesetzt werden. Der Workflow muss unter "Zulässige Workflows" hinzugefügt werden und die aktuelle Workflow-Version muss unter "Workflow" als "Standard-Workflow" gesetzt werden. Die Checkbox "Workflow bei der Neuanlage sofort starten" kann optional gesetzt werden. Wenn die Belege über Squeeze über die SOAP-Schnittstelle angelegt werden, dann dauert der Anlage-Vorgang so lange, bis der gestartete Workflow die erste Aktion erreicht. Um die Anlage-Zeit zu verkürzen und somit auch die Fehleranfälligkeit in der Schnittstelle zu minimieren, können die Vorgänge auch zeitversetzt üder den Job "Invoice_JOB_StartWorkflow" gestartet werden.

Zusammenfassung

1. XML-Import der Eigenschaften oder manuelle Anlage
2. XML-Import der Benutzer und Gruppen oder manuelle Anlage
3. XML-Import Skripte
4. XML-Import Workflow
5. XML-Import Mappentyp (zwingend die Import-Reihenfolge einhalten!)
6. XML-Import Ordner+Outbars (zwingend die Import-Reihenfolge einhalten!)
7. Outbar-Reihenfolge anpassen und nicht benötigte Admin-Outbars ausblenden