Documents Datenbank

Bezeichner am Mappentypen werden nicht korrekt angezeigt ($$$invalid$$$)

Statt den Bezeichnern wurde bei allen Feldern nur "$$$Invalid$$$" am Mappentypen angezeigt. Nach einem Documents-Neustart wurden die Bezeichner am Mappentypen zwar wieder angezeigt - aber an den Vorgängen waren alle Bezeichner verschwunden.

Als Lösung mussten am Mappentypen alle Felder einzeln geöffnet werden. Pro Feld musste je einen Leerschritt in der Bezeichnung hinzugefügt und direkt wieder entfernen werden um die Änderung dann durch "Übernehmen" zu bestätigen. Hierdurch wurden die Feldkonfigurationen neu gespeichert und bei den Feldern wo man das Prozedere einmal durchgespielt hatte wurden die Feldeigenschaften wieder korrekt ausgewertet.

Laut dem Otris-Support hätte man Alternativ den Eintrag
$CrashRecovery 1
in der "documents.ini" hinzufügen können und hätte im Anschluss über die Wartungsoperation "crashServer" einen Crash provozieren können. Dadurch werden DB-Konsistenzprüfungen ausgeführt.

Documents Volltextindex verkleinern

In der Documents-Datenbank gibt es die Tabelle "DlcFTII%PEM%", wobei "%PEM%" durch die Lizenznummer bzw. durch den Lizenznamen ersetzt werden muss. In der Tabelle wird der Volltextindex gespeichert. In einigen Documents-Versionen kann es dazu kommen, dass der Index beim Löschen von Mappen nicht korrekt aufgeräumt wird und somit immer weiter anwächst.

Der Volltextindex wird hier beschrieben (es wird ein Zugriff zum Otris-Portal benötigt!):
https://otris.software/documents/manuals/#documents5_how_to_volltextindex

Der Index kann manuell durch die Wartungsoperation "reindex" aufgeräumt werden!

Dynamische Filter an Ordnern funktionieren nicht mehr korrekt

Bei einem Kunden kam es zu Problemen bei den öffentlichen Ordnern mit dynamischen Filtern, nachdem die Festplatten auf dem Datenbank-Server vollgelaufen waren und die Daten offensichtlich nicht mehr korrekt gespeichert werden konnten. Ursache sind abweichende Werte in der Documents-Datenbank in der Tabelle "dlcfield" bei den Spalten "ShortValue" und "Value". Die meisten Filter an den Ordnern greifen auf den Feldwert "ActionID" zu, um die Akten nach dem aktuellen Workflow-Schritt zu filtern. Durch die abweichenden Werte wurden Rechnungs-Belege in falschen Workflow-Schritten angezeigt.

Der folgende Screenshot zeigt eine Abfrage über Heidi SQL. Wie im Screenshot sollte die Abfrage keine Treffer listen.

image-1630926463268.png

Nachdem das Problem mit dem Speicherplatz behoben wurde sollte einmal der Server durchgestartet werden und im Anschluss muss die Wartungsoperation "updateShortValue" ausgeführt werden. Das hat beim Kunden geholfen.