Eine Regel einstellen Alle Einstellungen im Regel-Dialog und was sie bewirken. Allgemeine Angaben Der obere Teil des Regel-Dialogs legt fest, wie wichtig die Regel ist und wann sie angewandt wird. Das Beispiel trägt bei der Initialisierung in jede Position mit dem Steuersatz 0 den Steuerschlüssel INLAND||OHNE MWST ein – für alle Lieferanten, denn es ist eine globale Regel. Priorisierung Eine Zahl von 0 bis 100 , vorbelegt mit 50 . Je höher die Zahl, desto früher kommt die Regel an die Reihe – und eine früher angewandte Regel hat Vorrang vor allen späteren. Haben zwei Regeln dieselbe Zahl, kommt die ältere zuerst. Faustregel: hoch (z. B. 80–100) für genaue Regeln mit Bedingungen, die nur auf bestimmte Positionen passen, niedrig (z. B. 10–30) für allgemeine Regeln, die einspringen sollen, wenn nichts Genaueres passt. Mehr dazu unter Welche Regel gewinnt? . Beschreibung Freier Text, nur für Menschen. Er hat keine Wirkung, hilft aber sehr, wenn man die Regel ein halbes Jahr später wiederfinden muss: „Mobilfunk auf Konto 6805“ sagt mehr als eine Nummer. Workflow Der Ablauf, für den die Regel gilt. Mit *Beliebig (vorbelegt) gilt sie in jedem Workflow. Aktion Der Schritt im Workflow, bei dem die Regel angewandt wird. Mit *Beliebig (vorbelegt) gilt sie bei jedem Schritt. Ganz oben in der Liste steht Initialisierung (Init) . Das ist kein Schritt, den jemand ausführt, sondern der Moment, in dem die Rechnung angelegt wird und ihre Positionen bekommt – also bevor überhaupt jemand sie bearbeitet. Für die meisten Regeln ist Init die richtige Wahl: Die Kontierung steht dann schon da, wenn der erste Bearbeiter die Rechnung öffnet. Ausführung Bei jeder Aktion außer Init muss man sagen, ob die Regel vor oder nach dem Schritt angewandt wird: Auswahl Wirkung Vor der Aktion (vorbelegt) Die Werte werden eingetragen, bevor der Schritt abgeschlossen wird. Nach der Aktion Die Werte werden eingetragen, wenn der Schritt erledigt ist. Geht dabei etwas schief, hält das den Workflow nicht auf. Wählt man bei Aktion den Eintrag Init , verschwindet das Feld Ausführung – dort gibt es nur einen Zeitpunkt. Letzte Änderung Beim Speichern merkt sich die Regel, wer sie zuletzt geändert hat. Bedingungen Ohne Bedingungen gilt eine Regel für jede Position jeder Rechnung des Lieferanten. Oft ist das genau richtig. Liefert ein Lieferant aber Verschiedenes – etwa Mobilfunk und Festnetz –, sagen Bedingungen, welche Positionen gemeint sind. Ein Bedingungsblock Jede Bedingung besteht aus vier Feldern nebeneinander: Feld Was man einstellt Typ Kopf – geprüft wird ein Feld der Rechnung selbst, z. B. die Rechnungsart. Pos. – geprüft wird ein Feld der Position, z. B. ihr Text oder die Artikelnummer. Feld Welches Feld geprüft wird. Die Liste richtet sich nach dem Typ. Vergleich Wie geprüft wird (siehe unten). Wird automatisch auf Gleich gesetzt, sobald man ein Feld wählt. Wert Womit verglichen wird. Leert man den Typ , wird der ganze Block geleert. Wie viele Bedingungsblöcke der Dialog zeigt, legt die Administration fest – üblich sind drei. Mehrere Bedingungen Sind mehrere Blöcke ausgefüllt, müssen alle zutreffen. Leere Blöcke zählen nicht. Beispiel: Pos. · Artikelbeschreibung · Beginnt mit · Mobilfunk und Kopf · Währung · Gleich · EUR – die Regel greift nur bei Mobilfunk-Positionen in Euro-Rechnungen. Eine Regel, die sich auf ein Feld bezieht, das es nicht (mehr) gibt oder das abgeschaltet ist, greift nie. Die Vergleiche Vergleich Trifft zu, wenn … Beispielwert Gleich der Inhalt genau dem Wert entspricht EUR Ungleich der Inhalt vom Wert abweicht EUR Beginnt mit der Inhalt mit dem Wert anfängt Mobilfunk Kleiner , Kleiner oder Gleich , Größer , Größer oder Gleich der Inhalt entsprechend kleiner oder größer ist – gedacht für Zahlen und Datumsangaben 1000 oder 31.12.2026 Bereich der Inhalt zwischen zwei Werten liegt, beide Grenzen eingeschlossen. Schreibweise: von .. bis 100..500 Regular Expression der Inhalt zu einem Suchmuster passt (für Fortgeschrittene) ^(Miete|Pacht) Regular Expression (i) wie oben, aber Groß- und Kleinschreibung egal mobil Hinweise: Bei Gleich und Beginnt mit kommt es auf Groß- und Kleinschreibung an. Zahlen werden als Zahlen verglichen: 19 und 19.00 sind gleich. Datumsangaben schreibt man als TT.MM.JJJJ . Bereich funktioniert auch bei Nummern mit gleichem Anfang: AB100..AB500 umfasst AB250 . Kleiner und Größer bei einem Textfeld vergleichen dessen Länge , nicht den Text. Für Texte also besser Gleich , Beginnt mit oder ein Suchmuster nehmen. Ob ein Suchmuster passt, lässt sich vorher ausprobieren – siehe Regulären Ausdruck prüfen . Kontierungsvorschrift Im Regel-Dialog steht unter der Überschrift Kontierungen , was die Regel in eine passende Position einträgt. Jede Zeile ist ein Paar aus Feld und Wert . Feld Was man einstellt Feld Das Positionsfeld, das gefüllt wird, z. B. Sachkonto, Kostenstelle, Kostenträger oder Steuerschlüssel. Die Liste zeigt die Bezeichnung und den technischen Namen. Wert Was in das Feld geschrieben wird (höchstens 250 Zeichen). Zeilen hinzufügen und entfernen Sobald in der letzten Zeile ein Feld gewählt ist, erscheint darunter eine neue, leere Zeile – bis zu zehn Zeilen. Das rote X am Ende einer Zeile löscht sie. Leert man Feld und Wert, verschwindet die Zeile ebenfalls, und die übrigen rücken auf. Jedes Feld darf nur einmal vorkommen. Wählt man ein Feld ein zweites Mal, meldet die Seite „Das Feld … ist bereits ausgewählt!“ und nimmt die Auswahl zurück. Werte aus den Stammdaten wählen Bei vielen Feldern muss man den Wert nicht abtippen: Ein Symbol am Feld Wert öffnet eine Auswahl aus den Stammdaten. Angeboten wird nur, was zum Mandanten und Buchungskreis des Lieferanten passt. Feld Auswahl aus Wird automatisch mit ausgefüllt Sachkonto Sachkonten – Kostenstelle Kostenstellen – Kostenträger Kostenträger – Steuerschlüssel (auch der zweite) Mehrwertsteuer-Codes der passende Steuersatz Mengeneinheit Mengeneinheiten – Navision-Wert / -Beschreibung Anlagen, Sachkonten, Artikel Typ , Wert und Beschreibung passend zueinander Kreditor Kreditoren – Was automatisch mit ausgefüllt wird, landet in einer eigenen Zeile. Ist keine Zeile mehr frei, meldet die Seite „Keine freie Zeile für …!“ . Hat ein Feld keine Stammdaten-Auswahl, sagt die Seite das beim Klick auf das Symbol. Zahlenfelder In Felder wie den Steuersatz gehören nur Zahlen. Steht etwas anderes darin, meldet die Seite „Nur Zahlen erlaubt!“ , markiert das Feld rot und speichert nicht. Beschreibungen Die Beschreibungen zu Sachkonto, Kostenstelle und Co. muss man nicht mit eintragen. Sind sie in der Position leer, füllt das System sie nach dem Anwenden der Regeln aus den Stammdaten. Sonderfall: Bearbeitung als Text Selten enthält eine ältere Regel eine Vorschrift, die sich nicht als Feld-Wert-Liste darstellen lässt – etwa mit mehr als zehn Einträgen. Dann zeigt der Dialog stattdessen ein Textfeld mit dem Hinweis „Die Kontierungsvorschrift ist kein Feld-Wert-Mapping und wird als Text bearbeitet.“ Hier sollte nur ändern, wer weiß, was er tut. Suche hier stoppen und Werte überschreiben Unten im Regel-Dialog stehen zwei Häkchen. Sie entscheiden, was passiert, wenn mehrere Regeln auf dieselbe Position passen oder wenn dort schon etwas steht. Suche hier stoppen? Vorbelegt: eingeschaltet. Häkchen Wirkung an Passt diese Regel auf eine Position, ist für diese Position Schluss – weitere Regeln werden gar nicht mehr angesehen. aus Nach dieser Regel wird weitergesucht. Eine spätere Regel kann noch Felder ergänzen, die diese Regel leer gelassen hat. Ausschalten lohnt sich, wenn sich mehrere Regeln die Arbeit teilen sollen – etwa eine Regel für das Sachkonto und eine zweite, allgemeinere für die Kostenstelle. Das Stoppen gilt nur innerhalb der eigenen Gruppe: Eine globale Regel hält die Regeln des Lieferanten nicht auf. Siehe Welche Regel gewinnt? . Vorhandene Werte überschreiben? Vorbelegt: ausgeschaltet. Häkchen Wirkung aus Steht in einem Feld der Position schon ein Wert – weil die Rechnung ihn mitbrachte oder jemand ihn eingetragen hat –, bleibt er stehen. Die Regel füllt nur leere Felder. an Die Regel schreibt ihren Wert auch über einen vorhandenen. Vorsicht beim Einschalten bei Regeln, die nach einer Aktion laufen: Dann können sie Werte überschreiben, die ein Bearbeiter gerade bewusst geändert hat. Welche Regel gewinnt? Für jede Position geht das System die Regeln der Reihe nach durch. Wer die Reihenfolge kennt, versteht auch, warum ein Wert in der Rechnung steht – oder warum nicht. Welche Regeln überhaupt in Frage kommen Eine Regel wird nur angesehen, wenn Mandant , Buchungskreis , Lieferant , Workflow und Aktion zur Rechnung passen. *Beliebig passt dabei immer. Danach müssen ihre Bedingungen für die Position zutreffen. Die Reihenfolge Zuerst kommen die globalen Regeln dran, danach die Regeln des Lieferanten . Beide Gruppen werden getrennt abgearbeitet. Innerhalb einer Gruppe geht es nach der Priorisierung : die höchste Zahl zuerst. Bei gleicher Zahl kommt die ältere Regel zuerst. Ein Feld, das eine Regel gesetzt hat, ändert keine spätere Regel derselben Gruppe mehr. Die zuerst angewandte Regel gewinnt also. Ist bei einer Regel Suche hier stoppen? angehakt, endet die Suche in dieser Gruppe für diese Position. Setzt eine Regel des Lieferanten ein Feld, das schon eine globale Regel gefüllt hat, gewinnt der Lieferant – egal, welche Priorisierung die beiden haben. Ein Beispiel Für den Lieferanten Telefon AG gibt es zwei Regeln, dazu eine globale: Regel Gruppe Priorisierung Bedingung Trägt ein Suche hier stoppen? A global 50 – Steuerschlüssel V19, Kostenstelle 9999 an B Telefon AG 80 Text beginnt mit „Mobilfunk“ Sachkonto 6805 aus C Telefon AG 20 – Sachkonto 6800, Kostenstelle 1000 an Eine Position „Mobilfunk Mai“ bekommt: aus A : Steuerschlüssel V19 und vorerst Kostenstelle 9999, aus B : Sachkonto 6805 – B stoppt nicht, also wird weitergesucht, aus C : das Sachkonto nicht mehr (B war zuerst), aber die Kostenstelle 1000. Sie ersetzt die 9999 aus der globalen Regel, weil der Lieferant vorgeht. Eine Position „Festnetz Mai“ passt nicht auf B und bekommt V19, Sachkonto 6800 und Kostenstelle 1000. Was in der Rechnung bleibt Jede Position merkt sich, welche Regeln sie gefüllt haben – in den Feldern Verwendende Kontierungsregeln (die Nummern, wie in der Spalte AccountingID) und Verwendende Kontierungsregeln (JSON) (die eingetragenen Werte). Darauf baut der Knopf Kontierungsregel-Werte vergleichen in der Positionstabelle der Rechnung auf: grün ist eine Zelle, deren Wert noch von der Regel stammt, rot eine Zelle, die seitdem jemand geändert hat. Ein zweiter Klick nimmt die Farben wieder weg. Hat keine Position Werte aus einer Regel, sagt der Knopf „In keiner Position steht eine Kontierungsvorlage.“