# In der Rechnung

Was die Kontierungsregeln in der Rechnung selbst anbieten.

# Rückfrage zum Speichern von Regeln bei Aktions-Ende

Wer in einer Rechnung die Kontierung korrigiert, kann daraus gleich eine Regel machen. Schließt man einen Workflow-Schritt ab, prüft das System die Positionen. Weichen Werte von den Regeln ab, fragt es nach, ob daraus Regeln werden sollen.

## Wann die Rückfrage kommt

Die Rückfrage kommt nur in den Workflow-Schritten, die die Administration dafür eingerichtet hat (siehe [Rückfrage einrichten](https://docs.squeeze.one/books/kontierungsregeln/page/ruckfrage-einrichten)), und nur, wenn die Kontierungsregeln eingeschaltet sind. Ausgelöst wird sie von der Aktion, die den Schritt abschließt – einer Workflow-Aktion oder **Validiert**.

Gefragt wird, wenn mindestens eine Position

- einen Wert hat, der von dem Wert ihrer Kontierungsregel abweicht, **oder**
- noch gar nicht von einer Regel gefüllt wurde.

Passt alles, läuft die Aktion ohne Rückfrage weiter.

## Ein Beispiel: Validierung

Im Schritt *ValidationInvoice* hat jemand in einer Rechnung des Kreditors 100101 zwei Werte geändert und klickt auf **Validiert**:

- Position 1 (*APPLE IPHONE*): Kostenträger **TOYOTA** → **IT**
- Position 2 (*Samsung Galaxy*): Kostenstelle **PROD** → **VERKAUF**

Beide Positionen hatte je eine eigene Regel gefüllt – 61 und 62. Darum zeigt das Fenster zwei Kästen:

[![Rückfrage beim Validieren mit zwei geänderten Werten](https://docs.squeeze.one/uploads/images/gallery/2026-11/scaled-1680-/ruckfrage-dialog.png)](https://docs.squeeze.one/uploads/images/gallery/2026-11/ruckfrage-dialog.png)

**Änderungen speichern** ändert beide Regeln, und die Validierung läuft weiter. Ab dann bekommen Positionen mit „APPLE IPHONE“ den Kostenträger IT und Positionen mit „Samsung Galaxy“ die Kostenstelle VERKAUF.

## Das Fenster

Oben steht *„Diese Werte weichen von den Kontierungsregeln ab:“* mit einer Tabelle:

<table id="bkmrk-spaltebedeutung-pos."><thead><tr><th>Spalte</th><th>Bedeutung</th></tr></thead><tbody><tr><td>**Pos.**</td><td>Nummer der Position</td></tr><tr><td>**Feld**</td><td>das geänderte Feld, z. B. Kostenstelle</td></tr><tr><td>**Wert der Regel**</td><td>was die Regel eingetragen hatte</td></tr><tr><td>**Neuer Wert**</td><td>was jetzt in der Position steht (rot hinterlegt)</td></tr></tbody></table>

Darunter steht *„Welche Kontierung soll als Regel gelten?“* – je künftiger Regel ein Kasten.

### Ein Kasten je Regel

In der Kopfzeile stehen die **Bedingungen** der Regel, etwa *Mandant: Demo 03 · Kreditor ID: 100101 · Beschreibung enthält „APPLE IPHONE“*.

Darunter stehen die **Kontierungen**, die in der Rechnung für diese Bedingungen vorkommen, jeweils mit den Positionen, aus denen sie stammen, z. B. *Kostenstelle PROD, Kostenträger IT (Pos. 1)*.

<table id="bkmrk-fallauswahl-eine-kon"><thead><tr><th>Fall</th><th>Auswahl</th></tr></thead><tbody><tr><td>eine Kontierung</td><td>ein Häkchen – angehakt wird die Regel gespeichert</td></tr><tr><td>mehrere Kontierungen</td><td>eine Auswahl, dazu **Standard beibehalten** (keine Änderung). Vorgewählt ist die Kontierung mit den meisten Positionen.</td></tr></tbody></table>

Hinweise im Kasten:

<table id="bkmrk-hinweisbedeutung-%28ko"><thead><tr><th>Hinweis</th><th>Bedeutung</th></tr></thead><tbody><tr><td>*(Kontierungsregel wird neu angelegt)*</td><td>Für diese Bedingungen gibt es noch keine Regel.</td></tr><tr><td>*(vorhanden)*</td><td>Genau diese Kontierung hat die vorhandene Regel schon.</td></tr><tr><td>*Die vorhandene Regel … wird angepasst.*</td><td>Eine Regel mit diesen Bedingungen gibt es schon. Sie bekommt die gewählte Kontierung.</td></tr><tr><td>*Die vorhandene Regel … bleibt unverändert.*</td><td>Die vorhandene Regel wird nicht angefasst.</td></tr></tbody></table>

### Bedingungen anpassen

Der **Stift** rechts in der Kopfzeile öffnet die Bedingungen zum Ändern. Je Bedingung lässt sich der **Wert** ändern. Der Vergleich (*ist gleich*, *beginnt mit* oder *enthält*) steht fest, er kommt aus der Einrichtung. Groß- und Kleinschreibung spielen keine Rolle. Die Kopfzeile zeigt die Änderung sofort.

Typischer Fall: Die Beschreibung lautet „APPLE IPHONE 15 PRO 128GB“. Kürzt man den Wert auf „APPLE IPHONE“, gilt die Regel auch für andere Modelle.

### Prüfung für diesen Kreditor abschalten

Unter den Kästen steht das Häkchen **Prüfung für diesen Kreditor abschalten**. Es ist für Lieferanten gedacht, bei denen dieselbe Position mal so und mal anders kontiert wird – dort käme die Rückfrage sonst immer wieder.

- Setzt man das Häkchen, werden alle Kontierungen abgewählt. Man kann einzelne wieder anhaken, wenn sie trotzdem gespeichert werden sollen.
- Es wirkt nur zusammen mit **Änderungen speichern**.
- Danach fragt das System bei Rechnungen dieses Lieferanten nicht mehr. Die vorhandenen Regeln des Lieferanten gelten weiter.
- Wieder einschalten kann es nur die Administration (siehe [Rückfrage einrichten](https://docs.squeeze.one/books/kontierungsregeln/page/ruckfrage-einrichten)).

Ob das Häkchen angeboten wird, legt die Administration fest.

## Die Knöpfe

<table id="bkmrk-knopfwas-passiert-%C3%84n"><thead><tr><th>Knopf</th><th>Was passiert</th></tr></thead><tbody><tr><td>**Änderungen speichern**</td><td>Die gewählten Kontierungen werden als Regeln gespeichert, danach läuft die Aktion weiter.</td></tr><tr><td>**Ohne Speichern fortsetzen**</td><td>Es wird nichts gespeichert, die Aktion läuft weiter.</td></tr><tr><td>**Abbrechen**</td><td>Die Aktion wird nicht ausgeführt. Beim nächsten Klick auf die Aktion kommt die Rückfrage wieder.</td></tr></tbody></table>

Kann das System die Aktion nicht selbst fortsetzen, z. B. weil sie aus einem Menü kam, meldet es *„Regeln angelegt: …, angepasst: …. Bitte die Aktion erneut ausführen.“*

## Wie die neue Regel aussieht

Das legt die Einrichtung fest. Üblich ist:

<table id="bkmrk-einstellungwert-bedi"><thead><tr><th>Einstellung</th><th>Wert</th></tr></thead><tbody><tr><td>Bedingungen</td><td>Mandant und Kreditor der Rechnung, dazu die Beschreibung der Position (die ersten 25 Zeichen, Vergleich *enthält*)</td></tr><tr><td>Kontierung</td><td>Sachkonto, Kostenstelle, Kostenträger – soweit gefüllt</td></tr><tr><td>Workflow / Aktion</td><td>\*Beliebig / der Schritt, in dem die Rückfrage kam</td></tr><tr><td>Ausführung</td><td>Vor der Aktion</td></tr><tr><td>Priorisierung</td><td>50</td></tr><tr><td>Suche hier stoppen?</td><td>aus</td></tr><tr><td>Vorhandene Werte überschreiben?</td><td>an</td></tr><tr><td>Beschreibung</td><td>„Automatisch angelegt“ mit der Nummer der Rechnung</td></tr></tbody></table>

Die Regel steht danach ganz normal in der Seite *Kontierungsregeln* und lässt sich dort ändern oder löschen.

## Gut zu wissen

- Mandant und Kreditor kommen aus der **gespeicherten** Rechnung. Wer im selben Schritt den Kreditor ändert, sollte die Rechnung erst speichern.
- Positionen ohne Beschreibung oder ohne Kontierung ergeben keine Regel.
- Gibt es für die Position schon eine ältere Regel mit **gleicher** Priorisierung, die ebenfalls vor der Aktion überschreibt, gewinnt die ältere (siehe [Welche Regel gewinnt?](https://docs.squeeze.one/books/kontierungsregeln/page/welche-regel-gewinnt)). Die neue Regel dann in der Seite *Kontierungsregeln* höher priorisieren.
- Für eine Position ohne Regel kommt die Rückfrage bei jedem Abschluss des Schritts wieder, bis es eine Regel gibt oder der Lieferant abgeschaltet ist.

# Regeln einer Position bearbeiten

Steht in einer Position ein Wert, der nicht passt, ist die Ursache meist eine Regel. Um sie zu ändern, muss man nicht erst die Seite *Kontierungsregeln* öffnen und den Lieferanten suchen. Das geht direkt aus der Rechnung.

## So geht's

In der Positionstabelle der Rechnung hat jede Zeile einen eigenen Knopf für die Kontierungsregeln. Ein Klick öffnet das Fenster **Kontierungsregeln der Position**. Es zeigt nur die Regeln, die diese Position gefüllt haben, also die Nummern im Feld **Verwendende Kontierungsregeln**.

Die Regeln sehen dort genauso aus wie im Reiter *Kontierungsregeln* der Seite: Zeile aufklappen, Doppelklick zum Bearbeiten, derselbe Regel-Dialog.

Das Fenster ist nur zum **Ändern** da:

- keine neuen Regeln,
- kein Löschen