Lokatoren

Anleitungen zur Extraktion mittels Lokatoren.

Lokatoren

Lokatoren sind in Squeeze Werkzeuge mit deren Hilfe Textinformationen aus Dokumenten ermittelt werden.

Lokatoren können in Squeeze Feldern zugewiesen werden, in diesem Fall wird das Lokatorergebnis in das jeweilige Dokumentenfeld übernommen.

In Squeeze sind verschiedene Lokatorentypen verfügbar:

Lokatortyp Bedeutung
Regular Expression Lokator für reguläre Ausdrücke z.B. (RG[0-9]{5,6})
KeyWord Lokator für Schlüsselbegriffe. Diese Schlüsselbegriffe werden für den Fall, dass z.B. ein Buchstabe im Wort nicht richtig erkennbar ist, mit einer Fuzziness von einem Zeichen gesucht. 
Invoice Amounts Lokator für Endbeträge und Steuersatz einer Rechnung (Nettobetrag, Bruttobetrag, Steuerbetrag und Steuersatz)
Document Date Lokator für Datumsangaben
Keyword to Value

Lokator für Werte (reguläre Ausdrücke) die auf einen Schlüsselbegriff umgesetzt werden. Z.B:

Das Wort "Schlussrechnung" soll auf den Schlüsselbegriff "Rechnung" umgesetzt werden.
Value next to Keyword Lokator für Werte (reguläre Ausdrücke) die in der Nähe eines bestimmten Schlüsselbegriffes
Search for line items Lokator für die Positionszeilenfindung
Search for DB linked data Lokator für Datenbanksuche (andere Lokatoren können als Source-Lokator angegeben werden)
Barcode Lokator für Barcodeerkennung
Value from Regular Expression Datenbanklokator für reguläre Ausdrücke (regex, result)

Lokatoreigenschaften:

Eigenschaft Bedeutung
Name technischer Lokatorname
Beschreibung Anzeigenamen für den Lokator
Lokator Typ Auswahlfeld für Lokatortypen
Datentyp Auswahlfeld für Lokatorwerte (Text, Date, Amount)
Seiten Auswahlfeld für welche Seiten des Dokumentes der Lokator ausgeführt werden soll (Jede Seite, Erste Seite, Letzte Seite)
ggf. Quelle Auswahlfeld für Lokatoren, deren Ergebnismenge für diesen Lokator genutzt werden soll
Aktiv Auswahlfeld für die Aktivierung des Lokators (ja, nein)
ignoriere Leerzeichen das Suchmuster des Lokators ignoriert Leerzeichen

Wichtig: Lokatoren können Ihr Suchmuster nur pro Textzeile finden, es gibt keine Möglichkeit mit Zeilenumbrüchen zu arbeiten.

Mit dem Squeeze Invoice Template werden bereits verschiedene Lokatoren ausgeliefert:

image-1648467138006.png

Wichtig: Diese Lokatoren können in jeder anderen Dokumentenklasse genutzt werden.

Für jeden Lokator können entsprechende Ersetzungen konfiguriert werden:

image-1648467230330.png

Beispiele für Ersetzungen im Phone (Telefonnummer) - Lokator:

image-1648467307999.png

Wichtig: Ersetzungen können immer nur für die Ersetzung eines Zeichens durch ein oder ein Leerzeichen konfiguriert werden.

Testen von Lokatoren

Lokatoren können getestet werden, indem in der Validierung über das Optionsmenü "Lokatoren testen" ausgewählt wird.

image-1648467709729.png

image-1648467783491.png

In dem Auswahlfenster kann der Lokator den der Benutzer testen möchte ausgewählt werden:

image-1648467886249.png

Beim Klick auf den Button Testen wird der ausgewählte Lokator ausgeführt.

Auf der linken Seite werden jetzt die erkannten Werte in einer Liste dargestellt. Auf der rechten Seite ist wieder das Dokument zu sehen. Wenn der Benutzer nun mit der Maus über einen der Werte zeigt, wird auf der rechten Seite die Fundstelle dieses Wertes markiert.

image-1648468006847.png

Der Benutzer kann nun wahlweise den Button Bearbeiten klicken, dann erscheint der Konfigurationsdialog für den Lokator, hier kann die Konfiguration angepasst werden und der Test erneut ausgeführt werden.

image-1648468114721.png

image-1648468145120.png

Besonders bei der Konfiguration eines Lokators für reguläre Ausdrücke, Schlüsselworte oder auch Positionen ist der Testmodus empfehlenswert.

Nachdem der Benutzer einen neuen Lokator erfolgreich getestet hat, kann über den Reiter Optionen und den Menüpunkt Ergebnis neu erstellen, das Dokument erneut verarbeitet werden, dabei wird nur die Lokatoren-Konfiguration mit den aktuellen Einstellungen angewendet.

Hinweis: Bei Ergebnis neu erstellen, wird keine neue OCR-Erkennung durchgeführt, es wird lediglich die Lokatoren-Logik auf das OCR-Ergebnis neu angewendet.

 

 

 

Lokator: Document Date

Der Lokator Document Date findet das erste Datum auf einer Dokumentenseite, von oben beginnend.

Dieser Lokator kann nur mittels eines weiteren Lokators basierend auf der Suche nach regulären Ausdrücken genutzt werden. Für diesen Lokator sollten entsprechende reguläre Ausdrücke konfiguriert sein.

Im Squeeze Invoice-Template wird ein Lokator mit verschiedenen regulären Ausdrücken zur Datums-Suche ausgeliefert.

Dieser Lokator (Dates) wird dann als Quelle für den Beleg-Datums-Lokator genutzt.

Konfiguration des Dates-Lokators:

Allgemeine Eigenschaften:

image-1648643710726.png

Reguläre Ausdrücke für den Date-Lokator:

image-1648643820678.png

Konfiguration des Beleg-Datum-Lokators:

Der Datums-Lokator wird als Quelle für den Beleg-Datums Lokator eingetragen.

image-1648643896600.png

Lokator: Invoice Amounts

Der Lokator Invoice Amounts findet die Endbeträge (Nettobetrag, Bruttobetrag und Steuerbetrag) und den Steuersatz einer Rechnung.

Dieser Lokator funktioniert nur in Kombination mit einem Betrags-Lokator der auf Basis regulärer Ausdrücke, numerische Werte mit 2 Nachkommastellen ermittelt. Darüber hinaus werden Stammdateninformationen zum gültigen Steuersatz benötigt.

Die Funktionsweise dieses Lokators kann wie folgt beschrieben werden.

Wichtig: Diese Konfiguration funktioniert nur für einen Steuersatz. Für Rechnungen mit mehreren Steuersätzen wird es in zukünftigen Versionen entsprechende Funktionen geben. Aktuell gibt es für diese Rechnungen die Möglichkeit Endbeträge für mehrere Steuersätze kreditorspezifisch zu trainieren.

Konfiguration des Invoice Amounts Lokators:

Voraussetzung für die Verwendung dieses Lokators ist ein Lokator für die Betragsfindung aufgrund regulärer Ausdrücke. Dieser Lokator wird mit dem Invoice Template ausgeliefert.

weitere Voraussetzungen sind die Stammdatentabellen taxrates und creditors. Beide Stammdatentabellen werden mit dem Invoice Template ausgeliefert.

image-1648643243789.png

Im Feld ggf. Quelle wird der konfigurierte Betragslokator hinterlegt.

Alternative Endbetragsermittllung für Rechnungen:

Da es vorkommen kann das einige Rechnungen die für die Endbetrags-Ermittlung notwendigen Werte (Brutto, Netto und Steuerbetrag) nicht enthalten (z.B. Rechnungen im Baugewerbe), kann für diese Rechnungen alternativ, die Endbetrags-Ermittlung nach dem Prinzip der Keyword-Suche konfiguriert werden.

Für diese Konfiguration sind 3 weitere Keyword-Lokatoren (Nettobetrag, Bruttobetrag und Steuerbetrag) anzulegen. Diese Lokatoren sollten die gewünschten Schlüsselworte für die gesuchten Beträge finden. 

Diese Lokatoren können dann im Reiter Endbeträge entsprechend hinterlegt werden.

image-1648643306663.png

Konfigurierbare Steuersätze je Land

Seit der SQUEEZE Version 1.8.0 existiert eine weitere Möglichkeit zur Konfiguration dieses Lokators. Auf Grund der Mehrwertsteueranpassung zum 01.07.2020 wurde die Möglichkeit geschaffen, die gültigen Mehrwertsteuersätze je Land in der Stammdatentabelle (taxrates) zu hinterlegen.

Hinzu kommt die Möglichkeit, der Betragserkennung mitzugeben, für welches Land gerade eine Betragserkennung durchgeführt werden soll bzw. welche Mehrwertsteuersätze zu nutzen sind. Das Land bzw. die Mehrwertsteuersätze können je Beleg variieren, daher kann unter dem neuen Reiter Eigenschaften hinterlegt werden, in welchem Feld (TaxCountryField) das Länderkürzel steht, welches zur Ermittlung der Steuersätze genutzt werden soll.

Sollte kein Land ermittelt worden sein, kann ein Standard Ländercode festgelegt werden (DefaultTaxCountry), welcher verwendet wird, um die Steuersätze zu ermitteln. 
Hier ein Beispiel:

image-1648643530325.png

Lokator: KeyWord

Der Lokator KeyWord findet Schlüsselwörter in den OCR-Textzeilen des Dokumentes.

Das Ergebnis dieses Lokators ist das konfigurierte Schlüsselwort.

Wichtig: die Suche nach Schlüsselwörtern berücksichtigt immer nur ein Schlüsselwort.

Wichtig: Es können beliebig viele Schlüsselwörter konfiguriert werden, diese werden dann automatisch oder verknüpft gesucht.

Wichtig: Die Suche nach Schlüsselwörtern berücksichtigt eine gewisse Unschärfe. Im Detail bedeutet unscharf in diesem Lokator, das ein Zeichen des Schlüsselwortes abweichen kann und dennoch zu einem positiven Suchergebnis führen wird.

Wichtig: Schlüsselwörter werden in Squeeze  case insensitive gesucht, das bedeutet, Groß-Klein Schreibung muss nicht extra berücksichtigt werden.

Die Anlage eines neuen Lokators für die Suche nach einem neuen Schlüsselwort, funktioniert analog zur Anlage eines regulären Ausdrucks, der Lokator Typ für die Schlüsselwortsuche ist KeyWord.

Lokator: KeyWord to Value

Der Lokator KeyWord to Value findet Schlüsselwörter in den OCR-Textzeilen des Dokumentes.

Der Unterschied zum normalen KeyWord Lokator besteht darin, das dem Schlüsselwort ein weiterer konfigurierbarer Wert zugewiesen werden muss.

Das Ergebnis dieses Lokators ist der konfigurierte Wert der dem Schlüsselwort zugeordnet ist.

Darüber hinaus gelten für die KeyWord to Value Suche alle Merkmale der normalen KeyWord Suche (siehe Lokator: KeyWord)

Ein geeignetes Beispiel für die KeyWord to Value Suche ist z.B. die Rechnungsart.

zugewiesener Wert mögliche Schlüsselwörter
Rechnung Rechnung, Anzahlungsrechnung, Invoice, Faktura, Dauerrechnung etc.
Gutschrift Gutschrift, Debit Note etc.

Anlegen eines KeyWord to Value Lokators:

Das Vorgehen zum Anlegen eines KeyWord to Value Lokators ist analog zum KeyWord Lokator.

Wenn der Lokator Typ KeyWord to Value ausgewählt wird, erscheint im Konfigurationsdialog neben dem Reiter Suchbegriffe für die Schlüsselwörter, ein weiterer Reiter für die Konfiguration der Werte.

Zuerst konfiguriert man den gewünschten Wert mit einem Klick auf den Reiter Werteliste.

image-1648637904934.png

Mit einem Klick auf das + Symbol wird ein neuer Wert hinzugefügt. Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster mit den beiden Feldern Wert und Beschreibung, diese beiden Felder werden im folgenden Beispiel jeweils mit dem Wert Rechnung gefüllt und mit einem Klick auf den Speichern Button bestätigt.

image-1648638008764.png

Direkt unter den Werten können Suchbegriffe über das Symbol "Neuer Eintrag" gepflegt werden.

image-1648638184167.png

image-1648638234271.png

Mit dieser Konfiguration werden das Schlüsselwort Rechnung auf dem Dokument gesucht und das Ergebnis dieses Lokators ist der Wert Rechnung.

Diese Konfiguration kann beliebig erweitert werden. Zum Beispiel kann ein weiterer Wert Gutschrift hinzugefügt werden.

Diesem Wert können wieder beliebig viele Suchbegriffe zugewiesen werden.

Wichtig: Jedem Suchbegriff sollte ein Wert zugewiesen werden, da andernfalls das Lokator-Ergebnis für den Suchbegriff leer bleibt.

 

 

 

 

Lokator: Regular Expression

Der Lokator Regular Expression findet reguläre Ausdrücke in den OCR-Textzeilen des Dokumentes.

Das Ergebnis dieses Lokators ist das gefundene Suchmuster.

Wie reguläre Ausdrücke funktionieren, ist nicht Bestandteil dieser Dokumentation, dafür gibt es im Internet sehr viele gute Beispiele und Möglichkeiten zum Testen von regulären Ausdrücken, z.B. https://regex101.com/

Wichtig: Es können beliebig viele reguläre Ausdrücke konfiguriert werden, diese werden dann automatisch oder verknüpft gesucht.

Wichtig: reguläre Ausdrücke werden in Squeeze  case insensitive gesucht, das bedeutet, Groß-Klein Schreibung muss nicht extra berücksichtigt werden.

Wichtig: Die regulären Ausdrücke werden in der Reihenfolge in der diese angelegt sind gesucht, das bedeutet für einen regulären Ausdruck der bereits gefunden wurde, kann kein weiterer, in der Liste nachfolgender regulärer Ausdruck gefunden werden.

Klassische Beispiele für den Einsatz von Lokatoren für reguläre Ausdrücke:

Wichtig: für einige dieser regulären Ausdrücke müssen Ersetzungen konfiguriert werden

Beispiel Wert regulärer Ausdruck Leerzeichen ignorieren
IBAN DExx xxxx xxxx xxxx xxxx xx (DE\d{20}) ja
Ust-ID DE xxxxxxxx ((DE)([1-9]\d{8})) ja
Beträge 100,00 oder 1.000,00 ([-\+]?[0-9]{1,3}([ ]?[,\.]?[ ]?[0-9]{3})*[ ]?[,\.][ ]?[0-9]{2}[-\+]?(?![0-9.,])) nein
Datum 01.01.2020 ([0-9]{1,2}\.[0-9]{1,2}\.[0-9]{4})|([0-9]{1,2}\.[0-9]{1,2}\.[0-9]{2}) ja
Namen Max Mustermann (Max Mustermann) nein
Telefonnr.

+4940359840001

 ([+]?[0-9]{8,15}) ja
Emailadresse info@dexpro-solutions.de ([a-zA-Z0-9_\-.]{2,30}@[a-zA-Z0-9-]{2,30}\.[a-zA-Z]{2,3}) nein
URL www.dexpro-solutions.de (www\.[a-zA-Z0-9-]{2,30}\.[a-zA-Z]{2,3}) nein
beispielhafte Einrichtung eines neuen Lokators zur Erkennung einer Bestellnummer anhand eines regulären Ausdrucks

Im folgenden Beispiel soll eine auf dem Dokument befindliche 10-stellige numerische Bestellnummer erkannt werden.

Dazu bietet sich der Lokator für reguläre Ausdrücke sehr gut an.

Um ins Lokatoren-Menü zu gelangen Klicken Sie auf Admin und danach auf Lokatoren.

image-1648562983709.png

In der unteren Bildschirmleiste das Symbol "Neuer Eintrag" klicken um einen neuen Lokator anzulegen.

image-1648563068961.png

Im sich daraufhin öffnenden Dialog den technischen Namen, den Anzeige-Namen des neuen Lokators angeben und den Lokator auf Aktiv setzen. Der Lokator-Typ Regular Expression ist bereits vorausgewählt. Die Erkennung der Bestellnummer soll auf jeder Seite durchgeführt werden und der Wert Typ den wir erkennen wollen ist Text. Danach wird der Lokator gespeichert.

image-1648563343353.png

In der danach erscheinenden Ansicht klicken wir auf den Reiter Reguläre Ausdrücke um den Reg-Ex für den Lokator zu konfigurieren. Hier wieder das Symbol "Neuer Eintrag" klicken um einen neuen regulären Ausdruck zu konfigurieren.

image-1648563530773.png

Der reguläre Ausdruck für eine freistehende 10 stellige Nummer könnte folgend konfiguriert werden: \b([0-9]{10})\b dann auf Speichern klicken.

image-1648563886916.png

Wie dieser Lokator getestet werden kann finden Sie auf der Seite "Testen von Lokatoren".

 

 

 

 

 

Lokator: Search for DB linked data

Der Lokator DB-Link-Lokator (Search for DB linked data) findet auf Basis von konfigurierbaren Filtermerkmalen den Wert der für das entsprechende Feld vorgesehen ist. Mittels entsprechender Lokatoren für die Suche nach IBAN-Nummern, Umsatzsteuer-IDs, Steuernummern, Telefon - und Fax-Nummern, Email-Adressen oder Internet-Adressen wird in einer entsprechenden Datenbank nach passenden Einträgen gesucht und zu diesen Einträgen die Kreditor-Nummer zurückgegeben.

  1. Konfiguration des DB Link Locators

  2. Beispiel für Datenbank-Plausibilisierung 
  3. Lokatorenfilterung
Konfiguration des DB-Link-Locators

Im folgenden gehen wir auf die beispielhafte Konfiguration eines Lokators ein, der zur Ermittlung von Kreditorennummern eingesetzt wird.

Der Lokator für die Suche nach Kreditorennummern mittels der Datenbank-Suche ist Bestandteil des ausgelieferten "Invoice Templates" und ist ein klassisches Beispiel für die Verwendung dieses Lokators bei Eingangsrechnungs-Erkennung.

Die Konfiguration wird analog zu allen anderen Lokatoren durchgeführt. Der Lokator Typ für den Db-Link-Lokator ist "Search for DB linked data" und muss über das Auswahlfeld innerhalb der Lokatoren-Konfiguration im Tab "Allgemein" ausgewählt werden.

image-1688372712478.png
Wie man nun erkennt sind neben des Typen-Merkmals auch die weiteren allgemeinen Merkmale, entsprechend unseres Beispiels, eingepflegt 

Um nun die Datenbanksuche und die Filtermerkmale zu konfigurieren müssen wir den Tab "Datenbanksuche" öffnen und die Stammdaten-Tabelle sowie die Ausgabespalte definieren.

image-1688381823233.png

Für die Umsetzung des konkreten Beispiels werden wir hier als Stammdaten-Tabelle die "Liste aller Lieferanten" wählen und die Ausgabespalte mit "Nummer" definieren. Auf die  Konfigurationsmerkmale Filterspalte, Filterfeld und Filterlokator (ab Squeeze 2.5.0) gehen wir im Abschnitt Lokator-Filter weiter ein.

Im Unteren Abschnitt des Tabs "Datenbanksuche" können nun die ersten Filtermerkmale(Quell-Lokatoren), im Tabellenabschnitt, konfiguriert werden:

image-1688371726185.png

Source Lokator (Quell-Lokator) DB-Spalte der ausgewählten DB Stop-Kennzeichen
UstId (Lokator für die Ermittlung von Umsatzsteuer-IDs) EUTaxId Nein
IBAN (Lokator für die Ermittlung von IBANs) IBAN Nein
Email (Lokator für die Ermittlung von Emails) Email Nein
URL (Lokator für die Ermittlung von URLs) Webpage Nein
Phone (Lokator für die Ermittlung von Telefonnummern) Phone Nein
Phone (Lokator für die Ermittlung von Telefaxnummern) Fax Nein

Die Such-Ergebnisse der Source-Lokatoren werden in der DB-Spalte der entsprechenden Datenbank gesucht und der Wert der Ergebnis-Spalte zurückgegeben.

Die Reihenfolge wie die Ergebnisse der Source-Lokatoren in der Datenbank gesucht werden, kann in der Liste via Drag & Drop geändert werden. Der oberste Eintrag wird zuerst gesucht, der unterste Eintrag zuletzt.

Für das Stop-Kennzeichen kann entweder ja oder nein ausgewählt werden. Ja bedeutet, wenn nur ein Ergebnis in der Datenbank gefunden wird, wird der Wert der konfigurierten Ergebnis-Spalte zurückgegeben und die Suche beendet. Nein bedeutet, unabhängig ob es Treffer in der Datenbank gibt, es wird immer mit dem nächsten Lokator in der Liste weiter gesucht. 

Für die IBAN bedeutet diese Konfiguration, alle via IBAN-Lokator gefundenen IBANs werden in der Datenbankspalte IBAN gesucht, wenn eine oder mehrere passende IBANs gefunden werden, werden die Kreditor-IDs dieser Zeilen zurückgegeben.

Mit dem Symbol "Neuer Eintrag" können weitere Lokatoren die bereits konfiguriert sind, ausgewählt und hinzugefügt werden.

image-1688371793234.png

Verwendungsmöglichkeit als Datenbank-Plausibilisierung 

So könnte man zum Beispiel unter Verwendung anderer Lokatortypen wie: 

folgende eindeutigen Werte auf dem Dokument ermitteln:

und als Quell-Lokatoren in dem Tabellenabschnitt des DB-Link Lokators hinzufügen.

In dem folgenden Beispiel, wird die mittels eines regulären Ausdrucks ermittelte Bestellnummern, gegen eine Datenbank mit entsprechenden Bestellnummern plausibilisiert.

Regex-Lokator für Erkennung der Bestellnummer (10-stellig numerisch) mittels regulärem Ausdruck:

image-1648644299907.png

DB-Link Lokator für die Plausibilisierung der erkannten Bestellnummer gegen eine Datenbank:

image-1688381976971.png

Lokatorenfilterung (ab Squeeze 2.5.0)

Der DB-Link-Lokator bietet ab der Version 2.5.0 drei neue Filtermerkmale um die Datenbankeinträge die zu Prüfen sind vorab einzugrenzen. Unter dem Tab "Datenbanksuche" können nun die drei neue Merkmale zur Filterung definiert werden. 

  1. Filterspalte
    • die Datenbank Spalte die als Basis des Vergleichs herangezogen wird
  2. Filterfeld
    • das Dokumentenklassen-Feld das verwendet werden soll, um auf die Filterpalte zu vergleichen
  3. Filter-Lokator
    • ein bereitsbestehender Lokator der ebenfalls verwendet werden soll, um auf die Filterspalte zu vergleichen

image-1688380370985.png

Folgendes Beispiel beschreibt die Formel für eine erfolgreiche Datensatz Identifizierung:

Filtermerkmal-Ergebnis Filtermerkmal
A Filterspalte
B Filterfeld
C Filter-Lokator

Formel:
Wahr wenn: A = B = C

Alle Ergebnisse die dieser Formel entsprechen können nun durch die weiteren Quell-Lokatoren Filter validiert werden. Ein konkretes Beispiel wie man mit diesem Filter umgehen kann finden Sie hier.

Lokator: Search for line items

Der Lokator Search for line items findet Positionszeilen auf Dokumenten anhand entsprechender Spalten-Überschriften und unter diesen Spalten befindlichen Werten.

Wir bitten darum die die Seite Unterschiede zu Squeeze 1 (Lokatoren) aufmerksam zu lesen, wenn Sie bereits mit Squeeze 1 (der alten Benutzeroberfläche) arbeiten / gearbeitet haben.

Die Suche nach Positionen ist im ausgelieferten Invoice-Template bereits konfiguriert.

Die Positions-Suche in Squeeze benötigt entsprechende Lokatoren mit deren Hilfe die Spaltenüberschriften der Positions-Tabelle gefunden werden.

Funktionsweise

Die Erkennung von Tabellen mittels dieses Lokators funktioniert in folgenden Schritten:

Schrittweise Konfiguration

Zur Konfiguration einer Positionserkennung gehören folgende Punkte.

1. Überschriften & Wert-Lokatoren

Sowohl die Überschriften, als auch die Werte werden über normale Lokatoren gefunden. Hier bietet sich bspw. ein "Regular Expression"-Lokator an.

Für jede zu extrahierende Spalte wird also 1 Überschriftenlokator und 1 Wert-Lokator benötigt.

2. Tabelle inkl. Tabellen-Spalten konfigurieren

Als nächstes müssen die Lokatoren an den Tabellen-Spalten konfiguriert werden.

Sollte bis jetzt noch gar keine Tabelle an der zu extrahierenden Dokumentenklasse existieren, dann muss diese zuerst inkl. Spalten konfiguriert werden.

An jeder Tabellenspalte kann 1 Überschriftenlokator und 1 Wert-Lokator konfiguriert werden.

3. Verknüpfung von Tabelle und Tabellen-Lokator (Search for line items)

Zuletzt muss ein Tabellen-Lokator (Search for line items) konfiguriert werden. Diese Konfiguration geschieht an zwei Stellen:

  1. An der Tabelle muss der angelegte Lokator ausgewählt werden.
  2. Am Lokator muss die Tabelle ausgewählt werden, für welche der Lokator extrahieren muss.

Achtung: Aktuell kann ein Tabellen-Lokator (Search for line items) nur für die Extraktion einer einzigen Tabelle eingesetzt werden.

D. h. für jede Tabelle (unabhängig davon, zu welcher Dokumentenklasse sie gehört), muss ein neuer Tabellen-Lokator eingerichtet werden.

Das gilt nicht für die Überschriften- und Wert-Lokatoren, welche wiederverwendbar sind.

Das folgende Screenshot zeigt eine Warnung im Konfigurations-Dialog einer Tabelle. Diese Warnung soll dabei helfen mögliche Fehlerquellen auszuschließen.

image-1662031695453.png

Beispiel: Konfiguration einer Standard-Positions-Suche für Eingangsrechnungen

Beispiel: Überschriften-Lokator für die Spalte Menge:

image-1662030159612.png

image-1662030171618.png

Überschriften-Lokatoren für andere Überschriften sind wie auf den dargestellten Bildern, normale Lokatoren, welche bspw. via regulärem Ausdruck die Überschriften finden.

Die konfigurierten Suchbegriffe können je nach Anwendungsfall entsprechend angepasst und/oder erweitert werden.

Beispiel: Verwendung der Überschriften- und Wert-Lokatoren an der Tabellenspalte Menge:

image-1662030050684.png

Beispiel: Verwenden des Tabellen-Lokators an der Tabelle

image-1662030101072.png

Lokator: Value next to KeyWord

Der Lokator Value next to KeyWord findet Schlüsselwörter und in der Nähe des Schlüsselwortes befindliche Reguläre Ausdrücke.

In der Nähe bedeutet, der Lokator sucht rechts neben dem Schlüsselbegriff und unter dem Schlüsselbegriff nach einem passenden regulären Ausdruck.

Ein klassisches Beispiel für diesen Lokator ist die Suche nach Rechnungsnummern auf einer Rechnung.

In der Konfiguration des Lokators gibt es einen  Reiter für die Konfiguration der gewünschten Schlüsselbegriffe und einen Reiter für die regulären Ausdrücke.

image-1648638852401.png

Die Konfiguration der der regulären Ausdrücke und der Schlüsselbegriffe ist analog zur Konfiguration der Lokatoren für KeyWords und des Lokators für reguläre Ausdrücke

Lokator: Value from Regular Expression

Der Lokator Value from Regular Expression sucht mit Hilfe regulärer Ausdrücke(regex) aus einer Stammdatentabelle in den OCR-Textzeilen des Dokumentes. Diese werden mittels der Stammdatentabelle auf einen bestimmen Wert(result) umgeschlüsselt.

Einrichtung eines Lokators Value from Regular Expression am Beispiel des Lokators "Lieferantensuchbegriffe"

Um ins Lokatoren-Menü zu gelangen Klicken Sie auf Admin und danach auf Lokatoren.

image-1658311834780.png

In der unteren Bildschirmleiste das Symbol "Neuer Eintrag" klicken um einen neuen Lokator anzulegen.

image-1658311783382.png

 

Weiter mit dem Beispiel "Lieferantensuchbegriffe"

image-1658303923970.png

Im sich daraufhin öffnenden Dialog den technischen Namen(CreditorSearch), den Anzeige-Namen(Lieferantensuchbegriffe) des neuen Lokators angeben und den Lokator auf Aktiv setzen. Den Lokator-Typ Value from Regular Expression auswählen und danach den Lokator speichern.

image-1658304340015.png

Im Reiter "Tabelle" wird nun die Stammdatentabelle ausgewählt, in der sich die Regulären Ausdrücke(regex) und die Übersetzungswerte(result) befinden. In diesem Beispiel "creditorsearch".

Informationen zur Anlage einer neuen Stammdatentabelle finden Sie im Kapitel "Stammdaten".

image-1658304778932.png

Die Verwendung des Lokators Value from Regular Expression ist auf einen bestimmten Aufbau der Spalten und ihrer Beschreibungen in der Stammdatentabelle angewiesen. Siehe Oben. Hierbei sind die Spalten(Name und Quelle) und ihre Einträge  wichtig. Die Spaltennamen und Einträge müssen hierbei exakt übernommen werden. Die Spalte Beschreibung und ihre Einträge können je nach Funktion des Lokators variieren.

image-1658306732039.png

In den Spalten muss nun der zu übersetzende Wert(result) und das Muster(regex) eingetragen werden. In diesem Fall die Lieferantennummer "1234567890" und die URL "www.brt-gmbh.de". Mehr Informationen zu Regular Expressions finden Sie im Kapitel Lokatoren.

image-1658306925789.png

Über "Lokator testen" kann nun der Lokator und seine Übersetzung getestet werden.

image-1658307092965.png

Oben sehen wir nun das die URL(regex) auf die Lieferantennummer(result) übersetzt wurde.

Falls Sie unsicher bei der Erstellung von Regulären Ausdrücken sind, finde Sie hier eine Seiter auf der Sie Ihre Regulären aAsudrücke testen können: https://regex101.com/

 

 

 

 

 

Unterschiede zu Squeeze 1

Diese Seite beschreibt relevante Unterschiede zwischen der Extraktion mittels Lokatoren zwischen Squeeze 1 und Squeeze 2.

Globale Lokatoren

In Squeeze 1 wurden Lokatoren immer als Teil einer Dokumentenklasse konfiguriert. Das hatte zur Folge, dass Lokatoren nur in ihrer Dokumentenklasse genutzt werden konnten. Wenn ein System über mehrere Dokumentenklassen verfügt hat, so mussten übliche Lokatoren (Email / IBAN usw.) in jeder Dokumentenklasse erneut angelegt werden.

In Squeeze 2 hingegen werden Lokatoren unabhängig von der Dokumentenklasse verwaltet. Somit ist es möglich, dass bspw. nur ein einziger IBAN-Lokator zu konfigurieren ist und dieser in beliebig vielen Dokumentenklasse wiederverwendet werden kann.

Diese Änderung gilt im Prinzip für alle Lokatoren. Der Tabellen-Lokator (Search for line items) hingegen ist der einzige Lokator, bei welchem diese Umstellung aktuell (Q3 2022) nur teilweise zutrifft.

Besonderheit Tabellen-Lokator (Search for line items)

Zusammenfassung / TLDR:
- Der Tabellen-Lokator (Search for line items) ist aktuell nicht global.
- Für jede zu extrahierende Tabelle muss ein eigener Tabellen-Lokator konfiguriert werden.
- Überschriften- und Wert-Lokatoren von Tabellen können mehrmals verwendet werden.

Kontext

Wie in Globale Lokatoren beschrieben sind Lokatoren global, d. h. sie können mehrfach in unterschiedlichen Dokumentenklassen für diverse Felder wiederverwendet werden. Bei der Extraktion von Tabellen mittels des Tabellen-Lokators (Search for line items) allerdings trifft diese Umstellung nur teilweise zu.

Falls Sie nur wissen möchten, wie die Positionserkennung zu konfigurieren ist, dann lesen Sie bitte die Dokumentation zum entsprechenden Lokator. Dort haben wir dokumentiert, wie in Squeeze 2 das System zu konfigurieren ist.

Andernfalls wird im Folgenden erläutert, wie sich die Konfiguration zwischen Squeeze 1 und 2 unterscheidet, damit Administratoren die Umstellung einfacher fällt.

Funktionsweise des Lokators

Zuerst muss die Funktionsweise des Lokators (egal ob Squeeze 1 oder 2) verstanden werden. Vereinfacht arbeitet der Tabellen-Lokator in folgenden Schritten:

Wichtig ist hierbei zu verstehen, dass der Lokator also auf Basis von Überschriften- und Werte-Lokatoren arbeitet. Aus diesem Grund, muss der Tabellen-Lokator wissen, für welche Tabelle dieser ausgeführt wird, um dann wiederum über die Tabellen-Spalten der Tabelle zu erfahren, welche Überschriften- und Werte-Lokatoren zu nutzen sind.

Der Tabellen-Lokator ist nicht global

Die beschriebene Funktionsweise des Tabellen-Lokators setzt voraus, dass bei diesem konfiguriert werden muss, für welche Tabelle dieser ausgeführt wird.

Während das aus funktionaler Sicht kein Problem darstellt, ist der Lokator allerdings somit der einzige Lokator, welcher de facto nicht global einsetzbar ist, was bei der Konfiguration zu Irritation führen kann:

Während alle anderen Lokatoren wiederverwendet werden können, muss für die Extraktion einer Tabelle je ein eigener Tabellen-Lokator genutzt werden.

Roadmap bzgl. der Positionserkennung

Abschließend sei erwähnt, dass die Besonderheit des Positionslokators bekannt ist und das Konzept auch zukünftig überarbeitet werden soll. Ziel dabei soll ist die Einfachheit und Nachvollziehbarkeit der Konfiguration.

Änderungen an dem System werden entsprechend in der Dokumentation (insbesondere Lokator: Search for DB linked data) fortlaufend festgehalten.

Swiss QR-Code

Um einen QR Code Lokator anzulegen, welcher Schweizer QR-Codes auszulesen, kann man einen neuen Lokator von Typen "Swiss QR Code" anlegen.Swiss_QR_Code_anlegen.png Dann in den Lokator Eigenschaften einen neuen Eintrag anlegen und Barcode Engine auswählen und den Wert "SOFTEK" eintragen.

Swiss_OR_Code_Eigenschaft.png

In der Dokumentenklasse muss dann ein Feld "SwissQrCode" angelegt werden und als Lokator den vorher erstellen "SwissOR" Lokator einstellen.Swiss_QR_Code_Feld.png

Folgenden Werte werden automatisch aus dem Swiss QR-Code gewonnen:

Zusätzlich kann ein Feld mit dem technischen Namen "PaymentReference" angelegt werden, welcher die Zahlungsreferenz automatisch ausließt.