# Verarbeitung von Anlagen

Diese Dokumentation beschreibt, wie Anlagen ("Attachments") bei Mail-Importen gehandhabt werden. Das dokumentierte Verhalten ist unabhängig vom verwendeten Mail-Protokoll, es spielt also keine Rolle, ob Mails mittels IMAP, EWS, usw. importiert werden sollen.

### Anlagen mit Passwörtern

Im täglichen Geschäft können über die digitalen Eingangskanäle ihres Unternehmens, eine Vielzahl von verschlüsselten Anlagen erreichen. In folgenden Abschnitt gehen wir auf die zur Verfügung stehenden Möglichkeiten in Squeeze ein.

#### Komprimierte Archive(.zip)

Erhalten Sie verschlüsselte ZIP-Archive von ihren Absendern so bietet Squeeze Ihnen ab der Version >=2.4.1 eine Möglichkeit Passwörter für die eindeutigen Email-Adressen zu hinterlegen.

Für die Konfiguration müssen Sie als Admin die Email-Registerkarte öffnen:

[![image-1680602758167.png](https://docs.squeeze.one/uploads/images/gallery/2023-04/scaled-1680-/image-1680602758167.png)](https://docs.squeeze.one/uploads/images/gallery/2023-04/image-1680602758167.png)  
im nächsten Schritt gibt es nun eine weitere Registerkarte innerhalb der Email-Konfigurationsoberfläche. Dort können sie die Registerkarte Passwörter auswählen.

[![image-1680683167960.png](https://docs.squeeze.one/uploads/images/gallery/2023-04/scaled-1680-/image-1680683167960.png)](https://docs.squeeze.one/uploads/images/gallery/2023-04/image-1680683167960.png)

im Unteren Teil der Oberfläche finden Sie nun ein Button um ein neuen Eintrag hinzuzufügen.

[![image-1680607856057.png](https://docs.squeeze.one/uploads/images/gallery/2023-04/scaled-1680-/image-1680607856057.png)](https://docs.squeeze.one/uploads/images/gallery/2023-04/image-1680607856057.png)

Nun können Sie mit der Verwendung einer eindeutigen E-Mail und durch die Eingabe eines Passwort die Daten speichern.

[![image-1680608140076.png](https://docs.squeeze.one/uploads/images/gallery/2023-04/scaled-1680-/image-1680608140076.png)](https://docs.squeeze.one/uploads/images/gallery/2023-04/image-1680608140076.png)

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Achten Sie bitte auf folgende **Hinweise** in der Handhabung dieser Funktionalität:

1. Sie müssen vollwertige E-Mails angeben, dass bedeutet Sie müssen immer ganze Email-Adressen angeben ansonsten schlägt der Speichervorgang fehl
2. Um eventuell mehrere Passwörter einer E-Mail zuzuordnen legen Sie einfach mehrere Einträge an.
3. Wenn Emails Anhänge enthalten die nicht entschlüsselt werden können, werden diese Emails in den spezifizierten Error E-Mail Ordner verschoben.

<p class="callout warning">Die hinterlegten Passwörter werden nicht für passwortgeschützte PDF-Datein verwendet.</p>

<p class="callout warning">Eine eindeutige E-Mail Adresse ist zum Beispiel: <dexpro@test.com> und nicht Konstrukte wie: \*pro@test.com</p>

### Anlagen-Filter

#### Funktionsweise

Für jede Mail werden die Anlagen auf Basis von Import-Regeln geprüft. Die erste Regel deren Sender und Dateimuster zu einem Anhang passen entscheidet was mit dem Anhang geschieht. Dabei erhalten die Regeln die am nicht global sind die höchste Priorität.

##### Beispiel:

<table border="1" id="bkmrk-priorit%C3%A4ten-beispiel" style="border-collapse: collapse; width: 100%;"><tbody><tr><td style="width: 50%;">Prioritäten</td><td style="width: 50%;">Beispiel</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Erste Priorität</td><td style="width: 50%;">spezifscher Sender(support@dexpro.de) + spezifisches Dateimuster(Rechnung.pdf)</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Zweite Priorität</td><td style="width: 50%;">spezifische Domäne(dexpro.de) + unspezifisches Dateimuster (\*.pdf)</td></tr><tr><td style="width: 50%;">usw.</td><td class="align-center" style="width: 50%;">-</td></tr></tbody></table>

<p class="callout warning">Wenn keine der Regeln passen, wird die Anlage ignoriert.</p>

<p class="callout info">Für die Ausführung der PDF-Zusammenführung oder PDF-Trennung verwendet Squeeze die Software-Bibliothek "PDFBox". Die Verfügbarkeit der Bibliothek ist für die Anlagen-Filterung dringend notwendig. Ab der Squeeze Version 2.3.4 wird diese Bibliothek mit in die [System-Prüfungen](https://docs.squeeze.one/books/squeeze-2-admin-handbuch/page/system-information-und-prufungen "System-Information und -Prüfungen") aufgenommen. Dies ermöglicht Ihnen eine schnelle Identifikation von möglichen Fehlerursachen.</p>

Die Stammdatentabelle `emailattachmentfilters` wird verwendet um SQUEEZE mitzuteilen, ob und wie Anlagen für die Erkennung relevant sind.

Die Tabelle hat folgende Struktur:

<table border="1" id="bkmrk-name-beschreibung-be" style="height: 267px; width: 100%; border-collapse: collapse;"><tbody><tr style="height: 29px;"><td style="width: 21.2345%; height: 29px;">**Name**</td><td style="width: 25.0618%; height: 29px;">**Beschreibung**</td><td style="width: 53.7036%; height: 29px;">**Bedeutung**</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 21.2345%; height: 29px;">id</td><td style="width: 25.0618%; height: 29px;">ID</td><td style="width: 53.7036%; height: 29px;">Eindeutige technische ID</td></tr><tr style="height: 35px;"><td style="width: 21.2345%; height: 35px;">batchclassid

</td><td style="width: 25.0618%; height: 35px;">Stapelklassen ID</td><td style="width: 53.7036%; height: 35px;">ID der Stapelklasse für die die Regel definiert wird</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 21.2345%; height: 29px;">sender</td><td style="width: 25.0618%; height: 29px;">Sender</td><td style="width: 53.7036%; height: 29px;">Absender der Email (Wildcards erlaubt)</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 21.2345%; height: 29px;">filenamepattern</td><td style="width: 25.0618%; height: 29px;">Dateimuster</td><td style="width: 53.7036%; height: 29px;">Dateinamenfilter (Wildcards erlaubt)</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 21.2345%; height: 29px;">type</td><td style="width: 25.0618%; height: 29px;">Typ</td><td style="width: 53.7036%; height: 29px;">Relevantes **D**okument für die Extraktion oder begleitende **A**nlage</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 21.2345%; height: 29px;">singledocument</td><td style="width: 25.0618%; height: 29px;">Einzeldokument</td><td style="width: 53.7036%; height: 29px;">Kennzeichen, ob die Datei ein eigenständiges Dokument werden soll (**X**)</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 21.2345%; height: 29px;">newbatchclassid</td><td style="width: 25.0618%; height: 29px;">Neue Stapelklassen ID</td><td style="width: 53.7036%; height: 29px;">Sofern das Dokument in eine andere Stapelklasse verschoben werden soll, ist hier die Stapelklassen-ID der neuen Stapelklasse anzugeben.</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 21.2345%; height: 29px;">newdocumentclassid</td><td style="width: 25.0618%; height: 29px;">Neue Dokumentenklassen ID</td><td style="width: 53.7036%; height: 29px;">Sofern auch eine neue Dokumentenklasse gesetzt werden soll, ist hier die ID der Dokumentenklasse anzugeben.

</td></tr></tbody></table>

#### Beispiel-Konfigurationen

##### Beispiel

<table border="1" id="bkmrk-id-stapel-klasse-sen" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 249px;"><tbody><tr style="height: 46px;"><td style="width: 4.72222%; height: 46px;">**ID**</td><td style="width: 8.17907%; height: 46px;">**Stapel-klasse**</td><td style="width: 19.0431%; height: 46px;">**Sender**</td><td style="width: 17.5617%; height: 46px;">**Muster**</td><td style="width: 7.56176%; height: 46px;">**Typ**</td><td style="width: 13.1172%; height: 46px;">**Einzel-Dokument**</td><td style="width: 12.2533%; height: 46px;">**neue   
Stapelklasse**</td><td style="width: 17.5616%; height: 46px;">**neue   
Dokumentenklasse**</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 4.72222%; height: 29px;">**1**</td><td style="width: 8.17907%; height: 29px;">1</td><td style="width: 19.0431%; height: 29px;">\*</td><td style="width: 17.5617%; height: 29px;">\*.pdf</td><td style="width: 7.56176%; height: 29px;">D</td><td style="width: 13.1172%; height: 29px;"> </td><td style="width: 12.2533%; height: 29px;"> </td><td style="width: 17.5616%; height: 29px;"> </td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 4.72222%; height: 29px;">**2**</td><td style="width: 8.17907%; height: 29px;">1</td><td style="width: 19.0431%; height: 29px;">\*</td><td style="width: 17.5617%; height: 29px;">AGB.pdf</td><td style="width: 7.56176%; height: 29px;">A</td><td style="width: 13.1172%; height: 29px;"> </td><td style="width: 12.2533%; height: 29px;"> </td><td style="width: 17.5616%; height: 29px;"> </td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 4.72222%; height: 29px;">**3**</td><td style="width: 8.17907%; height: 29px;">1</td><td style="width: 19.0431%; height: 29px;">dexpro.de</td><td style="width: 17.5617%; height: 29px;">INV\*.pdf</td><td style="width: 7.56176%; height: 29px;">D</td><td style="width: 13.1172%; height: 29px;">X</td><td style="width: 12.2533%; height: 29px;"> </td><td style="width: 17.5616%; height: 29px;"> </td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 4.72222%; height: 29px;">**4**</td><td style="width: 8.17907%; height: 29px;">1</td><td style="width: 19.0431%; height: 29px;">payment@dexpro.de</td><td style="width: 17.5617%; height: 29px;">Avis\*.pdf</td><td style="width: 7.56176%; height: 29px;">D</td><td style="width: 13.1172%; height: 29px;">X</td><td style="width: 12.2533%; height: 29px;">2</td><td style="width: 17.5616%; height: 29px;">2</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 4.72222%; height: 29px;">**5**</td><td style="width: 8.17907%; height: 29px;">1</td><td style="width: 19.0431%; height: 29px;">dexpro.de</td><td style="width: 17.5617%; height: 29px;">\*.xml</td><td style="width: 7.56176%; height: 29px;">A</td><td style="width: 13.1172%; height: 29px;"> </td><td style="width: 12.2533%; height: 29px;"> </td><td style="width: 17.5616%; height: 29px;"> </td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 4.72222%; height: 29px;">**6**</td><td style="width: 8.17907%; height: 29px;">1</td><td style="width: 19.0431%; height: 29px;">invoice@squeeze.one</td><td style="width: 17.5617%; height: 29px;">\*.xml</td><td style="width: 7.56176%; height: 29px;">D</td><td style="width: 13.1172%; height: 29px;"> </td><td style="width: 12.2533%; height: 29px;"> </td><td style="width: 17.5616%; height: 29px;"> </td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 4.72222%; height: 29px;">**7**</td><td style="width: 8.17907%; height: 29px;">1</td><td style="width: 19.0431%; height: 29px;">invoice@squeeze.one</td><td style="width: 17.5617%; height: 29px;">\*.pdf</td><td style="width: 7.56176%; height: 29px;">A</td><td style="width: 13.1172%; height: 29px;"> </td><td style="width: 12.2533%; height: 29px;"> </td><td style="width: 17.5616%; height: 29px;"> </td></tr></tbody></table>

##### Erklärung der Regeln

**Regel ID 1:**  
Diese Regel bedeutet, dass für jeden Absender jedes PDF einer Email als Dokument für die Extraktion behandelt wird und alle PDFs zu einem Dokument zusammengefasst werden.

**Regel ID 2:**  
Diese Regel bedeutet dass für jeden Absender die PDF mit dem Namen **AGB.pdf** als Anlage beibehalten wird.

**Regel ID 3:**  
Diese Regel greift nur bei Absendern der Domain **dexpro.de** und bedeutet, dass PDFs die dem Dateinamenmuster **INV\*.pdf** entsprechen als **D**okument erhalten bleiben. Dabei gilt zusätzlich, dass jede Datei, die diesem Muster entspricht, zu einem eigenständigen Dokument werden.

**Regel ID 4:**  
Diese Regel greift nur bei dem Absender payment@dexpro.de und bedeutet, dass PDFs die dem Dateinamenmuster **Avis\*.pdf** entsprechen als **D**okument erhalten bleiben. Dabei gilt zusätzlich, dass jede Datei, die diesem Muster entspricht, zu einem eigenständigen Dokument einer neuen Stapel- und Dokumentenklasse werden.

**Regel ID 5:**  
Diese Regel greift nur bei Absendern der Domain **dexpro.de** und bedeutet, dass XML Dateien (bspw. eine XRechnungen) als **A**nlagen beibehalten werden. Dabei wird vorausgesetzt, dass es eine gültige PDF in der E-Mail gibt (z.B. aus Regel ID 3), die den Hauptvorgang bildet.

**Regel ID 6 &amp; 7:**  
Diese Regel greift nur bei dem Absender **invoice@squeeze.one** und bedeutet, dass XML Dateien (bspw. eine XRechnung) als **D**okument erhalten bleibt. Alle zusätzlich angehangenen PDF-Dokumente werden als **A**nlagen weitergeführt.

<p class="callout info">Für die Steuerung der Verarbeitung von E-Mails, die sowohl XRechnungs-Dokumente als auch ZUGFeRD Belege enthalten,   
können entsprechende Regeln definiert werden.</p>

### Update-Hinweis

#### Trennung von Anlagen und Dokument ab Squeeze 1.10

In den Squeeze 1.9 (und älter) wurden Dokumente und Anlagen beim Import zwar unterschiedlich behandelt, allerdings in den Folge-Schritten der Verarbeitung als eine Datei behandelt. Ergebniss war, dass primär zu verarbeitendes Dokument und die Anlagen als eine PDF zusammengeführt und dann auch so extrahiert wurden, als wäre eine einzelne Datei importiert worden.

Ab Squeeze 1.10 werden die Anlagen getrennt behandelt und sind somit nicht Teil des Dokumentes, welches extrahiert wird. Zusätzlich kann dies Export-Schnittstellen betreffen, die nur eine Datei pro Dokument exportieren können (Bspw. NavisionSoap). Diese exportieren in der neueren Version nur noch das Hauptdokument, Anlagen werden nicht exportiert.

<p class="callout info">Falls das Verhalten vor Squeeze 1.10 beibehalten werden soll, dann sind in den Anlagenfiltern alle Anlagen als Dokument zu markieren.</p>

#### Priorisierung von XML-Rechnungen gegenüber PDF-Dateien ab Squeeze 2.17

Mit der Einführung der Version 2.17 wird das Standardverhalten von Squeeze dahingehend angepasst, dass Rechnungen im XML-Format gegenüber PDF-Dateien bevorzugt werden. Der Hintergrund dieser Änderung ist, dass zunehmend Kunden und Partner darauf hingewiesen haben, dass Rechnungssteller häufig sowohl Belege im XML- als auch im PDF-Format übermitteln. Je nach Konfiguration kann dies zu Dubletten oder Fehlern in der Verarbeitung führen.

Um eine einheitliche Handhabung der Belege im Standard zu gewährleisten, wird in der Version 2.17 festgelegt, dass Belege im XML-Format vorrangig behandelt werden. Dieses Verhalten kann jedoch durch die oben beschriebenen Regeln an individuelle Anforderungen angepasst werden. Eine generelle Priorisierung der PDF-Dateien ist derzeit nicht vorgesehen.