Allgemeines Squeeze Invoice in Ihrem ERP System DEXPRO Squeeze ist an ihr ERP System angeschlossen und analysiert anhand der Rechnungsinformationen und der kreditorischen Stammdaten aus Ihrem System die Eingangsrechnungen. Im Folgenden finden Sie die notwendigen Schritte zur Rechnungsverarbeitung in Squeeze. Folgende Eingangskanäle können mit Squeeze importiert werden: Papiergebundene Rechnungen (Scanner) Rechnungen als Anhang einer E-Mail im PDF Format Filesystemimport (TIF, PDF)   Arbeitsvorbereitung : Papiergebundene Rechnungen werden vor dem Import für die Digitalisierung vorbereitet. Hierzu wird das „Barcode“-Verfahren angewendet. Dies dient der eindeutigen Trennung von Rechnungen und ihren Anlagen. Hierzu wird auf jede  erste  Seite eines Rechnungsdokumentes ein Barcode mit einer fortlaufenden Nummer angebracht. Beispiel: Sofern Anlagen an der Rechnung mitgeschickt wurden, sind diese von der Rechnung „optisch“ zu trennen. Hierzu wird ebenfalls ein Barcode auf der ersten Seite der Anlage angebracht. Es handelt sich um den gleichen Barcode-Typen, die wesentliche Unterscheidung ist, dass hier keine fortlaufende Nummerierung angewendet wird, sondern Anlagen-Dokumente immer mit einem „Nuller-Barcode“ versehen werden. Beispiel: Hierdurch kann das System eindeutig und sicher erkennen, wann eine Rechnung anfängt, welches die Anlagen sind und wann das Ende des mehrseitigen Dokumentes erreicht ist. Jeder neue fortlaufende Barcode stellt eine neue eigenständige Rechnung dar. Hinweis: sofern Barcodes mit dem gleichen Typen sich bereits auf der Rechnung befinden, z.B. weil der Lieferant diese selbst mit andruckt, sind diese Informationen mit dem Barcode-Aufkleber zu überkleben oder mittels einer Schwärzung (mit schwarzem Farbstift) unkenntlich zu machen.   Digitale Erfassung und Auswertung der Papiergebundenen Rechnungen: Papier-Dokumente können im Stapel, mit dem dafür vorhergesehenen Dokumentenscanner, gescannt werden nachdem sie mit den entsprechenden Barcodes ausgestattet worden sind. Digitale Erfassung und Auswertung der Rechnungen als E-Mail-Anhang: Die zuvor bestimmten E-Mail - Postfächer werden durch DEXPRO Squeeze überwacht und bei Ankunft einer Rechnung, wird diese in ihr ERP System importiert. Voraussetzungen für den erfolgreichen Import: Die Rechnung muss als Anhang im Format PDF einer E-Mail sein Sollte die E-Mail mehr als einen Anhang haben, werden diese zu einer Datei hinzugefügt Inhaltliche Auswertung in Squeeze: DEXPRO Squeeze verfügt über alle kreditorischen Stammdaten Ihres ERP Systems. Diese Informationen werden täglich synchronisiert und zur Belegerfassung verwendet. Die Qualität der Stammdaten wie die Lieferanten-Informationen, sind wesentlich für eine gute automatisierte Erkennung der Rechnungen. Squeeze ermittelt anhand von IBAN, USt-ID, Telefonnummern, E-Mail Adressen, Internetadressen und weiteren Informationen den Lieferanten. Das Ergebnis wird den Anwendern der Fachabteilung zur Validierung der Leseergebnisse angeboten im Webclient /Ihrem ERP System.   Im folgenden Kapitel werden die einzelnen Schritte detailliert erklärt. Start und Login Login:  Verwenden Sie zum Aufruf des Systems einen modernen/aktuellen Browser. Unsere Empfehlung: aktueller Google Chrome-Browser / aktueller Firefox-Browser. Melden Sie sich mit Ihren initialen Benutzer-Logindaten an ihrem Squeeze Mandanten an unter folgender URL: https://squeeze.dexpro-solutions.de/main.php   Sofern das initiale Passwort geändert werden soll oder nicht mehr bekannt ist, kann über die Funktion „Passwort vergessen?“ das Zurücksetzen des Passwortes angefordert werden.   Eine Nachricht mit weiterführenden Informationen wird an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Benutzers geschickt. Anschließend kann ein neues Passwort vergeben werden. Nach dem erfolgreichen Login erscheint das zentrale Dashboard mit Live-Kacheln und weiteren Anwendungsoptionen.   Die Live-Kacheln im Einzelnen:   NEUE DOKUMENTE: Zeigt die Anzahl der aktuell im Import / Arbeitsvorrat befindlichen Dokumente. Die Ansicht lässt sich nicht öffnen, dient ausschließlich der einfachen Darstellung, wie viele Dokumente sich gerade am Anfang der Verarbeitungskette befinden. Arbeitet das System im normalen Zustand verändern sich die Angaben stetig, da das System meist neue Dokumente von Kopierern, Scannern oder E-Mail-Postfächern importiert und an die nächste Stelle weiterleitet.   BILDAUFBEREITUNG: Zeigt die Anzahl der aktuell in der Bildaufbereitung befindlichen Dokumente. Die Ansicht lässt sich nicht öffnen. Die Bildaufbereitung prüft das Eingabeformat auf notwendige Korrekturen, welche insbesondere bei Scan-Dokumenten relevant ist, da die Dokumentaufbereitung die nachfolgende Texterkennung wesentlich beeinflusst. Innerhalb der Bildaufbereitung werden Dokumente geradegerückt, kleinere Flecken und Schattierungen entfernt, ohne dabei den Charakter des Dokumentes wesentlich zu verändern. Bei „elektronischen“ Belegen (lesbare PDF Datei) wird die Bildaufbereitung automatisch übersprungen, sofern keine eingebetteten Bilder im PDF-Dokument vorhanden sind.   BARCODEEXTRAKTION   TEXTERKENNUNG: Zeigt die Anzahl der aktuell in der Texterkennung befindlichen Dokumente. Die Ansicht lässt sich nicht öffnen. Nach der Bildaufbereitung folgt die Texterkennung. Je nachdem wie groß und optimiert der Trainingsdatensatz ist, ist dies die Stelle mit der intensivsten Verarbeitungszeit. In der Regel können sich hier Dokumente in der Verarbeitungskette „stauen“ – sollte dies oft oder stark vorkommen, sprechen Sie bitte ihren Systembetreuer an, da diese Prozesse ebenfalls parallelisieren lassen und so ein ausgewogenes Verhalten für Last/Nutzung erreicht werden kann. KLASSIFIZIERUNG: Zeigt die aktuell in der Klassifizierung befindliche Anzahl an Dokumenten. Die Ansicht lässt sich nicht öffnen. Anhand der erkannten und/oder ausgewerteten Textinformation werden Dokumente mit trainierten Mustern verglichen und automatisiert einer Dokumentenart (Rechnung, Lieferschein, Bestellung) zugeordnet. Wird Squeeze ohne Dokumenten-Klassifizierung eingesetzt, z.B. in reinen Eingangsrechnungs-Extraktionsprojekten, wird die Klassifizierung übersprungen.   EXTRAKTION: Zeigt die Anzahl der in der Datenextraktion befindlichen Dokumente. Die Ansicht lässt sich nicht öffnen. Sind die Dokumente optimiert, textuell ausgelesen und die Klasse bestimmt, werden nun die Inhalte anhand im Unternehmen vorhanden Stammdaten des ERP-/Finanzbuchhaltungs-/CRM-System verglichen und sofern möglich automatisiert geprüft. Das Ergebnis ist im nächsten Schritt sichtbar.   VALIDIERUNG: zeigt die Anzahl der zur Validierung anstehenden Dokumente an.  Diese Live-Kachel kann mit einem einfach Links-Klick geöffnet werden und präsentiert folgend die Dokumente zur manuellen Validierung in einer chronologisch sortierten Arbeitsliste (Warteschlange). Die Validierungskachel zeigt stets den aktuellen Arbeitsvorrat des Teams / der Fachabteilung an. EXPORT: Zeigt die Anzahl der sich aktuell im Exportprozess befindlichen Dokumente an in Ihr gewähltes Zielsystem. Diese Ansicht kann nicht geöffnet werden. Informationen zu den Export-Strukturen entnehmen Sie bitte der Projektbeschreibung / Dokumentation.   VERARBEITET: Zeigt die Anzahl der gesamt verarbeiteten Dokumente.   GELÖSCHT: Zeigt die Anzahl der gelöschten Dokumente.   Die Suche: In der Suche kann mit unterschiedlichsten Filtern nach Dokumenten gesucht werden. Reports: In der Seitenleiste unter dem Punkt Reports werden alle exportierten Dokumente, Exporte, Herkunft der Dokumente, Verarbeitete Dokumente und Autovalidierte Dokumente dargestellt. Die auszulesenden Zeiträume und Filter können in der jeweiligen Kachel eigenständig festgelegt werden. Validierung: Über die Validierungs-Kachel gelangt man in die Validierung auf welche in den nächsten Seiten eingegangen wird.         Benutzereinstellungen Sie öffnen die Benutzereinstellungen indem Sie in der Navigationsleiste (linke Seite der Benutzeroberfläche) auf den Kreis mit Ihren Initialen klicken und dann das Zahnrad nutzen. Einstellungsmöglichkeiten Benutzerkonto Im Reiter für Benutzerkonto können Sie Ihre E-Mail ändern. Darstellung Im Reiter für Darstellung können Sie einstellen, wie unterschiedliche Bereiche der Anwendung angezeigt werden sollen. Meine API Keys Im Reiter für Meine API Keys können Sie Ihre API Keys anlegen, sowie einsehen und in die Zwischenablage kopieren. System System-Information Im Reiter System können Sie sich die Informationen über Ihr System anzeigen lassen. Dazu gehören bspw. die Produktversion, Build-Informationen, Informationen über das Betriebssystem des Servers usw. Mit einem Klick auf "Alles Kopieren" können Sie die System-Informationen gesammelt in ihre Zwischenablage kopieren und bei Support-Tickets mitsenden, um die Bearbeitung von Support-Fällen zu unterstützen.   Administration Wenn Sie den Punkt "Admin" auswählen, öffnet sich eine weitere Leiste. Unter den Menüpunkten "Dokumente", "Importe", "Benutzerverwaltung" und "System" können Sie die einzelnen Registerpunkte aufrufen und Ihre gewünschten Einstellungen vornehmen.    Warteschlange: In der Warteschlange können am Ende der Zeile jedes Dokuments Aktionen für das gewünschte Dokument ausgeführt werden. Beschreibung der einzelnen Aktionsfelder: Zip-Datei herunterladen: Über dieses Icon können die Dokumente im Zip-Format heruntergeladen werden.     Dokument erneut verarbeiten: Mit einem Links-Klick erscheint eine Liste von Verarbeitungsschritten. Durch Auswahl des gewünschten Schrittes wird das Dokument ab diesem Schritt wieder verarbeitet.   Datei-Löschen: Über dieses Icon können ausgewählte Belege gelöscht werden.       Neue Felder hinzufügen Wenn einer Ihrer Belege neue Felder aufweist, die nun auch in Squeeze ergänzt werden müssen, können Sie dies schnell und einfach tun. Hierzu klicken Sie in der Administration auf das Register „Dokumentenklassen“: Mit einem Klick auf Ihre Belegart öffnet sich die Übersicht der Dokumentenklasse. Die Registerkarte „Felder“ zeigt alle bereits existierenden Felder und deren Details. Um ein neues Feld zu ergänzen, klicken Sie auf "Neuer Eintrag" unten links in der Ecke. Nun können Sie die Feld-Eigenschaften ergänzen. Der Name ist eine technische Bezeichnung aus der Datenbank oder dem Zielsystem. Die Beschreibung ist das angezeigte Label des Feldes.  Der „Typ“ bestimmt die Art des Feldes, benötigen Sie eine Checkbox, einen Radiobutton, ein Text- oder Datumsfeld? Sollten Sie Lokatoren benötigen, um das neue Feld automatisch mit einem Wert aus Ihrem Beleg zu füllen, wenden Sie sich bitte an Ihren Admin. In der Gruppe unterscheiden Sie ob sich das Feld auf dem Beleg in den Kopfdaten befindet oder in den Items. Die folgenden Auswahlen bestimmen ob das Feld verpflichtend gefüllt werden soll, man es bearbeiten darf oder ob es bestätigt werden muss bevor der Beleg validiert werden kann. Feldlänge: Sollte das Zielfeld für die Schnittstelle (Name Zielsystem) nur eine begrenzte Anzahl an Zeichen aufnehmen können, dann macht es Sinn, die Feldlänge in Squeeze zu begrenzen. Zusätzlich kann bei einer gesetzten Feldlängenbegrenzung konfiguriert werden, wo abgeschnitten werden soll - Feldanfang oder Feldende. Wenn alles gefüllt ist, drücken Sie auf „Speichern“ und das Feld ist bereit zur Nutzung.