SQUEEZE 2 Anwender-Handbuch
Handbuch zum Einstieg in der Verwendung von Squeeze. Dieses Handbuch richtet sich an Endanwender aus Fachbereichen, Buchhaltungen und Scan-Arbeitsplätzen.
Dokumentensuche
Hier lernen Sie, wie Sie Dokumente suchen und finden können.
Suchen speichern
Suchen verwalten
Suche anlegen
Um eine Suche zu speichern, führen Sie zuerst eine Suche aus. In der Trefferliste der Dokumentensuche drücken Sie anschließend auf "Suche speichern / löschen". Im folgenden Dialog können Sie der Suche einen Namen geben und sie als persönlich oder global abspeichern.
Suche als eigene Kachel aufs Dashboard
Das Suchergebnis kann auch als Kachel direkt auf dem Dashboard angezeigt werden. Die Anzahl der Treffer wird hier direkt auf der Kachel angezeigt.
Vorgehen:
1) Suchfeld(er) auf dem Dashboard füllen
2) auf Suche klicken
3) in der anzeigten Ergebnisliste auf Suche speichern klicken
4) Felder ausfüllen (Namen / Global oder Persönlich)
5) Speichern
Gespeicherte Suche nutzen
Gespeicherte Suchen werden Ihnen auf dem Dashboard unterhalb der jeweiligen Validierungskachel angezeigt. Über das Dropdown wählen Sie die Suche aus, welche Sie verwenden möchten.
Sie können ebenfalls Suchen in der Trefferliste auswählen. Dazu verwenden sie den Button "Suche auswählen" im unteren Menüband der Tabelle.
Dokumente suchen
Die Dokumentensuche ist Einstiegspunkt für das Suchen und Filtern von Dokumenten.
Sortieren
Sie können die Treffer ihrer Dokumentensuche sortieren, indem Sie den Sortieren-Knopf benutzen:
Filter
Sie können die Treffer ihrer Dokumentensuche filtern, indem Sie in der Überschriften-Zeile der Tabelle die Eingabefelder nutzen. Um Herauszufinden, wie Sie in einem Feld suchen können, drücken Sie den Hilfs-Button (ab Squeeze 2.6 verfügbar). Das geöffnete Menü zeigt Ihnen Beispiele für die Suche auf dem ausgewählten Feld an:
So sieht eine beispielhafte Filterung aus:
Squeeze Validierung
Leitfaden - Validierung
Dieser Leitfaden dokumentiert, wie ein Dokument im Normalfall zu dokumentieren ist.
1. Öffnen der Validierung
Über „Validierung“ erreicht man den Hauptarbeitsbereich der Anwendung. Hier werden die ausgelesenen Belege vom Anwender überprüft und bestätigt. Über den Punkt Squeeze in der Registerzeile kann die Validierung geöffnet werden.
Eine neue Seite öffnet sich in der alle Dokumente erscheinen, welche Squeeze bisher verarbeitet hat und welche nun validiert, also vom Anwender bestätigt oder korrigiert werden müssen.
Mit einem Klick auf eine Zeile öffnet man den selektierten Beleg, um diesen zu prüfen und bestätigen.
2. Überblick über die Validierung
Die Validierungsansicht gliedert sich in 4 Bereiche:
- Indexfelder / Bearbeitungsbereich
- Aktionsregister
- Viewer
- Positionsebene
3. Beispiel-Validierung eines Beleges
Jetzt beginnt die eigentliche Validierung des extrahierten Beleges.
In der Validierung übernehmen Sie im Regelfall zwei Aufgaben:
- Prüfung der von Squeeze erkannten Feldwerte. Wurden alle Informationen des verarbeiteten Dokumentes korrekt ausgelesen?
- Korrektur fehlerhafter & Ergänzung fehlender Feldwerte.
Bei dieser Tätigkeit unterstützt die Benutzeroberfläche durch farbige Markierungen an den Feldern. Bspw. werden leere Pflichtfelder rot markiert und signalisieren so, dass das Dokument noch nicht valide ist.
Sind alle Felder gefüllt und bestätigt wird der Validierungsbutton grün und das Dokument kann als valide bestätigt werden. Der Beleg wird gespeicht und an die Schnittstellen geschickt. Danach wird der nächste Beleg geladen.
Werden Fehler in der Schnittstelle gemeldet, wird der Mitarbeiter direkt darüber informiert.
In der Regel handelt es sich hierbei um Plausibilitätsprüfungen, die fehl geschlagen sind oder die Schnittstelle meldet einen Fehler zurück, welcher dann durch manuelle Eingabe zu korrigieren ist. Z.B. „Buchung nicht möglich, Periode geschlossen“.
Wurden die Daten korrigiert, kann erneut „validiert“ werden.
Viewer
Der Viewer bietet die Möglichkeit Textinhalte direkt aus dem Dokument zu übernehmen, sofern diese nicht automatisch gelesen wurden.
Die so genannte Lasso-Funktion wird mit der rechten Maustaste ausgelöst. Um einen Wert in ein Feld zu übernehmen, ist das Feld vor Lasso-Funktion zu markieren. Dann wird der Text vom Dokument in das Feld übertragen, sofern das Format zulässig für den Feldtyp ist.
- Größer (Analog Scroll-Rad+Strg)
- Kleiner (Analog Scroll-Rad+Strg)
- Seitenwechsel
- Piktogramm Pinsel: „Werte markieren“
- Piktogramm Schloss: „stoppe Seitenwechsel“ – relevant bei Training
- Piktogramm Doktorhut: Öffnet das Viewer-interne Training
- Piktogramm Liste: Öffnet im Viewer eine Liste der Ergebnisse
- Piktogramm Zahnräder: Öffnet die Highlight Options
Mausgesten:
Mittels linker „haltender Maustaste kann das Dokumente „bewegt“ werden.
Mit der rechten Maustaste kann Text markiert werden.
Rauf-/Runter-scrollen erfolgt mittels Mausrad.
Größer/Kleiner Zoomen liegt auf Mausrad + Steuerung (STRG) Taste.
Register-Bedeutung und Navigation auf dem Beleg
Anlagen: Im Anlagen-Register befinden sich immer:
- Viewer: die eigentliche Validierungsansicht mit dem Squeeze-Viewer
- die jeweilige originale PDF-Datei aus der E-Mail oder dem Scan
- pdf – dies ist bei Scan-Rechnungen die Volltext-PDF Datei. Bei E-Mail-Rechnungen ist es die gleiche Datei die wie Originale.
- die EML (E-Mail) mit der die Rechnung zugestellt wurde
Aktionsfelder
Aktionsfelder
Aktionsleiste
Im oberen Bereich der Anwendung finden Sie eine Aktionsleiste mit drei Gruppen von Knöpfen:
- Die drei Knöpfe mit Pfeilen sind zum Navigieren zwischen den Dokumenten der vorherigen Dokumentensuche gedacht.
- Zurückspringen in die Navigation
- Vorheriges Dokument öffnen
- Nächstes Dokument öffnen
- Die drei Knöpfe in grün, blau und rot werden genutzt um ...
- ... das Dokument final als validiert zu markieren und zum nächsten zu validierenden Dokument zu springen.
- ... das Dokument zu speichern und für die spätere Arbeit zurückzustellen.
- ... das Dokument zu löschen.
- Der Knopf mit den drei Punkten öffnet eine Liste weiterer Aktionspunkte, das Aktionsmenü.
Navigation mittels Blättern
Beim Blättern in der Validierung wird innerhalb der vorherigen Trefferliste zwischen dem vorherigen oder dem nächsten Dokument gewechselt. Dabei werden Suchparameter (Filter und Sortierungsreihenfolge) berücksichtigt.
Dabei werden sowohl zurückgestellte, als auch normale Dokumente angezeigt.
Nächstes Dokument nach Abschließen einer Aktion
Wenn ein Dokument validiert, zurückgestellt oder gelöscht wurde, zeigt die UI das nächste zu validierende Dokument an. Auch hier werden die Suchparameter der vorherigen Suche berücksichtigt.
Je nachdem, ob ein zurückgestelltes oder ein neues Dokument in der Validierung geöffnet wurde, verhält sich das System unterschiedlich:
- Wird ein zurückgestelltes Dokument, dann springt man zurück in die Trefferliste
- Ist das Dokument im Status "Bereit", wird nach Abschluss das nächste Dokument geöffnet.
Aktionsmenü
Ergebnis neu erstellen
Befördert das Dokument erneut in den Schritt der Extraktion.
Dokumentenklasse ändern
Hier kann eine neue Dokumentenklasse ausgewählt und trainiert werden.
E-Mail senden
Über dieses Feld können E-Mails versendet werden. Das aktuelle Dokument kann angehängt werden.
Teilen und Sortieren
Über dieses Feld wird ein Dialog gestartet, um die Belege voneinander zu trennen und so aus einem Beleg zwei Belege zu machen. Dies geschieht indem man die zu trennenden Dokumente auf die rechte Seite schiebt und darüber das Icon für Seite lösen klickt.
Hinweis:
Dabei gilt es zu beachten, dass bei der Nutzung dieser Funktion immer alle Seiten aufgeteilt werden müssen, da aus den aufgeteilten Seiten neue Dokumentenvorgänge erzeugt werden.
Nach der Aufteilung wird das ursprüngliche Dokument (mit allen Seiten) gelöscht, da dieses Dokument/dieser Vorgang nicht sinnvoll weiter verarbeitet werden kann.
Felder trainieren
Das Training stellt eine wesentliche Optimierungskomponente der Verarbeitung dar.
Sofern Daten nicht eindeutig durch das System erkannt werden, können Lieferanten-spezifische Trainings angewendet werden, welche den Automatisierungsgrad bei der Erfassung der Rechnungen erhöhen. Auf diese Funktion wird im unteren Teil der Seite tiefer eingegangen.
Position trainieren
Über dieses Feld können Positionen trainiert werden. Auf diese Funktion wird im unteren Teil der Seite tiefer eingegangen.
Zip-Datei herunterladen
Über dieses Feld kann das Dokument als Zip-Datei heruntergeladen werden.
OCR Ergebnisse
Hier können sowohl die einzelnen Worte als auch gesamte Zeilen inklusive der genauen Fundstellen auf dem Dokument angezeigt werden.
Lokator testen
In dieser UI kann jeder einzelne Lokator getestet werden. Über das Drop-Down-Menü wird der gewünschte Lokator ausgewählt und über das Testen-Icon wird das Ergebnis bzw. die Ergebnisse aufgerufen. Nach einem Linksklick auf das Ergebnis wird der Wert auf dem Dokument gelb markiert.
Des Weiteren kann über das Stift-Icon der ausgewählte Lokator bearbeitet werden.
Mehr dazu in der Kategorie Lokatoren erstellen.
Hilfe
Mit einem Klick auf das Hilfe-Feld öffnet sich am rechten Rand eine Liste mit hilfreichen Tastenkombinationen.
Felder und Positionen trainieren
Das Trainieren
Das Training stellt eine wesentliche Optimierungs-Komponente der Verarbeitung dar.
Sofern Daten nicht eindeutig durch das System erkannt werden, können Lieferanten-spezifische Trainings angewendet werden, welche den Automatisierungsgrad bei der Erfassung der Rechnungen erhöhen.
Felder trainieren
Die Feld-Trainingsfunktion befindet sich unter: Optionen > Felder trainieren
Wenn der Trainingsmodus gestartet wird, können alle relevanten Felder für ein Training ausgewählt werden.
Es können beliebig viele Trainings pro Lieferanten und pro Rechnungsfeld angelegt werden.
Externe Rechnungsnummern lassen sich in der Regel nicht inhaltlich im System prüfen, da keine Daten zur Überprüfung bestehen. Dieses Feld ist z.B. ideal für Trainings.
Nachdem die Trainingsfunktion gestartet wurde, ist das zu trainierende Feld auszuwählen.
Nachdem das entsprechende Feld ausgewählt wurde, ist der Anker zu definieren.
Mit Anker ist in diesem Fall der Bezugsbegriff gemeint. In diesem Falle der auf der jeweiligen Rechnung angebrachte Begriff für die externe Belegnummer. Der Ankerbegriff ist mit der rechten Maustaste auf dem Dokument im Viewer zu markieren und wird dann gelb hinterlegt.
Anschließend ist das Feld „Wert“ im Aktionsbereich anzuklicken und dann der Wert, der gesucht werden soll. Dieser ist ebenfalls mit der rechten Maustaste zu markieren. Ist der gesuchte Wert kein zusammenhängender Wert, kann auch mit der rechten Maustaste ein beliebig großer Bereich markiert werden, um alle gewünschten Informationen auszulesen. Ist die Information angegeben, kann diese „trainiert“ werden und mit „Testen“ getestet werden. Das Ergebnis wird direkt ausgegeben.
Das System erzeugt einen „regulären Ausdruck“ – dieser kann von geschultem Fachpersonal oder IT-lern jederzeit noch optimiert werden. Z.B. können Leerzeichen ignoriert werden, da diese selten auch im ERP System / in der Buchung mit angegeben werden.
Das Training ist danach erfolgreich angelegt – der Beleg kann direkt über „Optionen > Ergebnis neu erstellen“ erneut ausgelesen werden und das Training somit direkt Anwendung finden.
Tipp: Sofern direkt nach der Aktion „Ergebnis neu erstellen“ dieser Beleg wieder geöffnet werden soll, kann dieser über die ID erneut aufgerufen werden. Die ID finden sie am Ende der URL im Browser.
Bestehende Trainings löschen:
Über das Mülleimer-Symbol auf der rechten Seite der trainierten Zeile können trainierte Werte gelöscht werden.
Sonderfall Datum- und Betragsfelder
Trainings für Betrags- oder Datumsfelder sind nicht editierbar. Das ist beabsichtigt und daher wird das auch in der Benutzeroberfläche entsprechend gekennzeichnet.
Wenn Sie ein Training für Betrags- oder Datumsfelder ändern möchten, entfernen sie es und legen eine neues Training für das Feld an.
Ersetzung- / Ergebniswert für ein Feld trainieren
Diese Funktion steht ab Squeeze 2.10 zur Verfügung
Im Feldtraining können Sie den erkannten Wert in einen festen Wert ändern lassen.
Ein Beispielfall zur Erläuterung:
Wenn auf dem Dokument der Empfänger "Glaesner" gefunden wird, dann soll dieser gefundene Wert direkt in die entsprechende Kostenstellennummer von Herrn Glaesner umgewandelt bzw. ersetzt werden.
Dazu wird das Training wie oben im Thread bereits beschrieben und erlernt konfiguriert. Die einzige Ergänzung dazu stellt das Feld "Ergebniswert" dar. Hier kann der Ersetzungswert hinterlegt werden.
Findet das Training den Anker und den Wert wird dieser mit dem Ergebniswert überschrieben. In unserem Beispiel wird also "Glaesner" als Trainingswert gefunden, jedoch die Kostenstelle 42 zurückgegeben.
Beim Test erhalten wir dann wie erwartet den Ergebniswert:
Positionen trainieren
Die Positions-Trainingsfunktion befindet sich unter: Optionen > Position trainieren
Wie im Feld-Training wird auch im Positions-Training pro Lieferant trainiert.
Als erstes wird im Spaltenfeld der zu trainierende Wert gewählt. Danach legen wir die Region der auszulesenden Spalte fest. Nach einem Klick auf das Zauberstab-Symbol kann mit Rechtsklick der gewünschte Bereich markiert werden.
Im Anschluss muss der auszulesende Wert in der markierten Spalte mit einem Rechtsklick ausgewählt werden. Ist der gesuchte Wert kein zusammenhängender Wert, kann auch mit der rechten Maustaste ein beliebig großer Bereich markiert werden, um alle gewünschten Informationen auszulesen. Ist die Information angegeben, kann diese „trainiert“ werden und mit „Testen“ getestet werden. Das Ergebnis wird direkt ausgegeben.
Das System erzeugt einen „regulären Ausdruck“ – dieser kann von geschultem Fachpersonal oder IT-lern jederzeit noch optimiert werden. Nach einem Klick auf das Testen-Icon wird das Ergebnis angezeigt. Wenn man nun die Ergebniszeile auswählt werden alle gefunden Werte markiert.
Das Training ist danach erfolgreich angelegt – der Beleg kann direkt über „Optionen > Ergebnis neu erstellen“ erneut ausgelesen werden und das Training somit direkt Anwendung finden.
Einstellungen
Dieses Kapitel beschreibt, wie Sie die Benutzeroberfläche nach Ihren Vorlieben einstellen können.
Benutzereinstellungen
Sie öffnen die Benutzereinstellungen indem Sie in der Navigationsleiste (linke Seite der Benutzeroberfläche) auf den Kreis mit Ihren Initialen klicken und dann das Zahnrad nutzen.
Einstellungsmöglichkeiten
Benutzerkonto
Im Reiter für Benutzerkonto können Sie Ihre E-Mail ändern.
Darstellung
Im Reiter für Darstellung können Sie einstellen, wie unterschiedliche Bereiche der Anwendung angezeigt werden sollen.
Meine API Keys
Im Reiter für Meine API Keys können Sie Ihre API Keys anlegen, sowie einsehen und in die Zwischenablage kopieren.
System
System-Information
Im Reiter System können Sie sich die Informationen über Ihr System anzeigen lassen. Dazu gehören bspw. die Produktversion, Build-Informationen, Informationen über das Betriebssystem des Servers usw.
Mit einem Klick auf "Alles Kopieren" können Sie die System-Informationen gesammelt in ihre Zwischenablage kopieren und bei Support-Tickets mitsenden, um die Bearbeitung von Support-Fällen zu unterstützen.
