Stapelklassen

Stapelklassen

Stapelklassen erfüllen in Squeeze mehrere Funktionen.

1. Stapelklassen für Klassifizierung

In einer Stapelklasse können mehrere Dokumentenklassen für die Klassifizierung zusammengefasst werden.

2. Stapelklassen für Eingangskanal (Email)

Innerhalb der Konfiguration einer Stapelklasse kann der Eingangskanal Emailabruf konfiguriert werden.

Stapelklassen anlegen

Nach der Anmeldung in Squeeze können Benutzer mit administrativen Berechtigungen die Konfiguration für Stapelklassen aufrufen.

Liste der Stapelklassen

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Nach dem Klick auf den Reiter Stapelklassen öffnet sich die Stapelklassenübersicht. Hier werden alle aktuell konfigurierten Stapelklassen angezeigt. Die Stapelklasse Invoice wird zusammen mit dem Invoice Template ausgeliefert.
In der Liste der Stapelklassen kann man die Konfiguration mit einem Doppelklick auf den Eintrag öffnen. 

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Neue Stapelklasse anlegen

Neue Stapelklassen können mithilfe des + Symbols angelegt werden. Daraufhin öffnet sich ein Dialog wo der technische Namen und der Anzeigenamen eingegeben werden kann.

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Ab hier können folgende Konfiguration durchgeführt werden:

  1. Stapelfelder
  2. Klassifizierung
  3. Settings
  4. Email Accounts

 

 

 

 

 

 

Stapelklassen Email-Konfiguration

Je Stapelklasse ist es möglich 1-n Emailkonten zu konfigurieren, um Emails automatisiert aus den konfigurierten Postfächern abzurufen und die angehängten Dokumente (derzeit nur PDFs) zu verarbeiten.

Es werden zwei Verfahren unterstützt, um Emails aus den Postfächern abzuholen.

  1. Abruf via EWS (Exchange Web Services)
  2. Abruf via IMAP (Internet Message Access Protocol)

EWS ist bei aktivierter Microsoft Exchange Server extended protection nicht mehr verwendbar. In diesem Fall muss auf IMAP umgestellt werden. 

EWS BasicAuth

Die BasicAuth für die Exchange Web Services wird im Oktober 2022 abgeschaltet. Aktuell ist jedoch nur diese zur Nutzung freigegeben. Um zu prüfen, ob die BasicAuth für ein System noch verfügbar ist, kann die folgende URL (ggf. Server durch den eigenen Exchange Server ersetzen) genutzt werden:

https://outlook.office365.com/EWS/Exchange.asmx

Nach dem Aufruf dieser URL erscheint ein Dialog zur Eingabe des Benutzernamens und des Passworts.
Sofern diese Anmeldung erfolgreich ist und eine entsprechende Webseite angezeigt wird, ist BasicAuth verfügbar.

EWS Verbindungstest

Im Falle einer EWS Verbindung kann es hilfreich sein vorab einen Verbindungstest durchzuführen. Das gilt besonders dann, wenn es sich um einen eignen Exchange Server handelt. Der Verbindungstest kann mit der folgenden Seite durchgeführt werden:

https://testconnectivity.microsoft.com/tests/EwsTask/input

Auf der Seite müssen die Verbindungsdaten angegeben werden, die getestet werden sollen:

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Sofern ein AutoDiscover für den Exchange Server eingerichtet wurde kann die Option (1) genutzt werden.
Sollte es sich um einen eignen Exchange Server handeln für den kein AutoDiscover eingerichtet ist, dann muss die EWS Adresse manuell angegeben werden (2). 

Auflistung der Konten

Eine Liste der konfigurierten Konten kann über Reiter Emailkonten der Stapelklasse geöffnet werden.

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In dieser Bildschirmkopie ist zu sehen, dass zwei Konten definiert sind, die abgerufen werden sollen.
In der Spalte Protokoll kann das Verfahren für den Import festgelegt werden (EWS, IMAP oder Deaktiviert). 

Über das image-1584355769142.png Symbol in der unteren Leiste können weitere Konten definiert werden.
Über das image-1584355927440.png

Neues Konto definieren

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Shared Mailboxes abfragen

Um mit einem Benutzer Zugriff auf ein Postfach zu erhalten, um damit Emails einer anderen shared mailbox abzurufen im Feld "Benutzer" zuerst den Zugriffsbenutzer eintragen und danach den shared mailbox Benutzer getrennt durch "/":

Beispiel: benutzername@domain.de/shared-benutzername@domain.de

Beispiel mit NTLM Anmeldung: local.domain.net\benutzername/mailbox@domain.de

 

Hinweis: Bei Verwendung von EWS müssen der "Valid" & "Error" Ordner auf oberster Ebene sein. Unterordner von z.B. "Posteingang" können nicht verwendet werden. 

 

Task einrichten

Damit die Emails automatisiert abgeholt werden, muss ein Task eingerichtet werden.
Hier der Link zur Einrichtung des Jobs: Email-Verarbeitung

 

Übertragen von Standard Email Feldern

Sofern beim Email Import Standard Email Felder wie Absender, Empfänger, Email Betreff ausgelesen werden sollen müssen die entsprechenden folgenden Felder technisch an jeder Dokumenten Klasse vorhanden sein: