Indexfelder

Die Indexfelder stehen im direkten Kontext zum Dokument und zu dem eingesetzten ERP / Finanzbuchhaltungssystem. Sie zeigen die Werte welche manuell überprüft und bestätigt werden müssen. Indexfelder sind individuell je Mandant und Dokumentenklasse wählbar.
Squeeze versucht immer die Werte eindeutig zu ermitteln. Ist dies nicht möglich, bleibt das Feld leer und bietet in der Regel immer mehre Möglichkeiten zur Auswahl an. Bei mehreren Auswahlmöglichkeiten wird dieses Feld mit einer Zahl gekennzeichnet.

Bei Selektion der einzelnen Möglichkeiten, wird im Viewer der entsprechende Wert, gelb hinterlegt.

Die verschiedenen Farben der Felder und des Info-Textes stellen den Status des jeweiligen Feldes dar.

Grüne Felder sind inhaltlich geprüft und in Ordnung.
Blaue Felder müssen durch den Anwender bestätigt werden.
Graue Felder sind schreibgeschützt.
Rote Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt / ausgewählt werden.

Verwenden Sie die TAB-Taste, um durch die Feld-Validierung zu navigieren. Bei entsprechenden Bestätigungen verändert sich die Farbe und das Feld ist valide.

Bei Feldern mit Eingabehilfen (zum Beispiel Lieferanten-Nr.) kann direkt in das Feld geschrieben werden. Der mögliche Datensatz wird dann in einer verringerten Auswahl angeboten.

Die Indexfelder im Einzelnen:

• Der Zielmandant, bzw. der Rechnungsempfänger

In der Regel erkennt Squeeze den Rechnungsempfänger, aufgrund von Missinterpretationen kann es vorkommen, dass der falsche oder kein Empfänger eindeutig ermittelt werden kann. Folglich ist der Rechnungsempfänger manuell zu wählen. Eine Auswahlliste der möglichen Rechnungsempfänger ist hinterlegt und kann mittels Eingabe direkt gefiltert werden (z.B. „Kiel“ – zeigt auf die Gesellschaft in Kiel).

• Lieferantennummer und Lieferant sind Kombinationsfelder und geben Informationen über den Lieferanten an. In Lieferanten-Nr. ist die „Kreditor- bzw. Lieferantennummer“ Ihres FIBU Systems dargestellt. Im Feld Lieferant wird der Name des Lieferanten ausgegeben. Der Lieferant wird in der Regel nach IBAN oder USt.-ID ermittelt.

Wurde kein Lieferant gefunden, kann dieser über die Eingabe und Suche in dem Feld „Lieferanten-Nr.“ manuell ausgeführt werden. Es kann nach jedem Wortteil des Lieferanten gesucht werden. Alternativ kann auch nach der Nummer gesucht werden.

• UstId zeigt die Umsatzsteuer-ID des Lieferanten an, sofern diese gefunden wurde. Die Eingabe ist nicht zwingend nötig, sofern der Lieferant an anderen Merkmalen eindeutig erkannt wurde.
• IBAN zeigt die gefundene und mit den Stammdaten Ihres ERP/FIBU Systems abgeglichene Bank-Verbindung an. Die Eingabe ist nicht zwingend nötig, sofern der Lieferant an anderen Merkmalen eindeutig erkannt wurde.
• Klasse / Vorgang – weist den erkannten Sub-Type aus. Mögliche Werte können sein: Rechnung oder Gutschrift

Je nach Projekt können die Werte variieren z.B. Anzahlungsrechnung, Belastungsanzeige etc.

• Belegdatum zeigt das ermittelte Rechnungsdatum in der jeweiligen Landesnotation an.
• Belegnummer zeigt die gefundene Rechnungsnummer an. Das Feld ist blau hinterlegt und muss aktuell immer bestätigt werden, da das System die Rechnungsnummer in der Regel nicht verproben kann. Wird dieses Feld je Lieferanten trainiert, kann auf die Quittierung durch den Anwender verzichtet werden.
• Bestellung/Auftrag zeigt die gefundene Bestellnummer oder Auftragsnummer an, sofern diese als Bewegungsdaten bekannt sind. Ist eine Bestellnummer gefunden worden, wird die Rechnung zur „Rechnung mit Bestellbezug“ und alle Bestelldaten können zur Verdichtung des Rechnungsergebnisses verwendet werden.

Wenn Bestelldaten bestehen, kann – sofern Squeeze diese Information nicht eigenständig ermitteln konnte – durch manuelle Eingabe in dem Feld nach der Bestellnummer gesucht werden.

• Kostenstelle – zeigt die Zielkostenstelle an.
  Hinterlegt sind die individuellen Kostenstellen Ihres ERP/FIBU Systems.
  Dieser Wert muss durch den Anwender angegeben werden, sofern diese nicht einer Bestellung entnommen werden konnte. Die Aufteilung der Kosten auf mehrere Kostenstellen ist noch im Test. Wenn die Positionslesung aktiviert ist, wird die Kostenstelle auf Positionsebene vergeben bzw. kann dort ausgewählt werden. Alternativ kann später hier auch eine Kontierungsvorlage Anwendung finden.

• Kostenkategorie | Spend Category zeigt die vorab benannten Kostenarten.
  Diese sind manuell auszuwählen oder sind bei Rechnungen mit Bestellbezug aus dem Bestellstamm vorbelegt

• Rechnungsbeträge Netto / Steuer / Brutto
  Die drei folgenden Felder weisen die Rechnungsbeträge aus. Aktuell wird nur der Rechnungskopf ausgewertet. Hierbei ist nur ein Steuerschlüssel zulässig.