Konfiguration & Administration

• Berechtigungssätze
• DEXPRO Core
• SQUEEZE Einrichtung
• Dokumentenklassen Einrichtung
• Kreditorenbezogene Einrichtung
• Kontierungseinrichtungen
• Feldzuordnung
• Benutzerdefinierte Feldzuordnung
• Benutzerspezifische Einrichtung
• Squeeze Stammdatentabellen
• SQUEEZE

Berechtigungssätze

Um die Module nutzen zu können, muss den jeweiligen Anwendern der passende Berechtigungssatz zugewiesen werden.

Folgende werden mit ausgeliefert:

• DXP Core Admin - DEXPRO Core Administrator
• DXP Core User - DEXPRO Core Benutzer
• DXP SQUEEZE Admin - DEXPRO SQUEEZE Administrator
• DXP SQUEEZE User - DEXPRO SQUEEZE Benutzer

DEXPRO Core

Der DEXPRO Core verwaltet die einzelnen DEXPRO Apps und deren Dokumente pro Mandant.

Es werden alle Belege, welche über die unterschiedlichen DEXPRO Module in Microsoft Dynamics 365 Business Central eingelaufen und verarbeitet worden sind, angezeigt. Zur Nachvervolgung von einzelnen Belegen wird auf eine globale Nummernserie, welche über alle DEXPRO Apps genutzt wird, gesetzt. Dies bietet den Vorteil, dass die Anwender mit nur einer Nummernserie pro Beleg arbeiten.

Weitere Informationen finden sie hier.

SQUEEZE Einrichtung

In der SQUEEZE Einrichtung wird sowohl die Anbindung an das SQUEEZE System, als auch die Verarbeitung innerhalb der App eingerichtet.

Menü

Vorgang

Einrichtungsassistent

Hier rüber wird der Einrichtungsassistenz gestartet. Dieser führt den Anwender Schritt für Schritt durch alle Menüpunkte.

API-Schlüssel eingeben

Öffnet einen Dialog, der zur Eingabe eines API-Schlüssels auffordert. Der Schlüssel wird sicher in einem isolierten Speicher abgelegt.

Einrichtung kopieren

Hiermit wird die Einrichtung in andere Mandanten kopiert.

API-Schlüssel holen

Über diese Funktion wird mithilfe von Benutzername und Passwort der erste API-Schlüssel des angeschlossenen SQUEEZE System geholt und im isolierten Speicher abgelegt. 

Hintergrundjobs anlegen

Die automatisierte Abholung und Verarbeitung von Dokumenten aus SQUEEZE erfordert die Einrichtung eines Hintergrundjobs. Dies kann in über diese Funktion durchgeführt werden.

Stammdaten

Stammdaten erstmalig hochladen

Über die Funktion "Stammdaten erstmalig hochladen" werden alle Kreditoren und Kreditorenbankkonten, sowie der aktuelle Mandant und die relevanten Bestelldaten erstmalig an SQUEEZE übertragen.

Navigation

 

SQUEEZE-Verknüpfungen (obsolet)

Über den Menüpunkt SQUEEZE-Verknüpfungen kann man einsehen welcher Kreditor bzw. welches Kreditorenbankkonto welche ID auf der Squeeze Seite hat.

Benutzerspezifische Einrichtung

Über diesen Menüpunkt erreichen Sie die benutzerspezifische Einrichtung. In dieser können abweichende Regeln je Anwender hinterlegt werden.

Importwarteschlange

In diesem Menü wird eine Liste von SQUEEZE Belegen angezeigt, die bereit für den Import in die SQUEEZE for BC App sind. Durch das Ändern des Systemfilters ist es ebenfalls möglich, bereits importierte Belege einzusehen. 

Kreditorenbezogene Einrichtung

Über diesen Menüpunkt erreichen Sie die kreditorenbezogene Einrichtung. In dieser können abweichende Regeln pro Kreditor hinterlegt werden.

Dokumentenklassen Einrichtung

Über diesen Menüpunkt erreichen Sie die Einrichtung für die SQUEEZE Dokumentenklassen.

Squeeze Stammdatentabellen

Öffnet eine Übersicht über die Stammdatentabellen, die bei einer Synchronisierung mit Squeeze berücksichtigt werden.

FastTabs

Allgemein

In diesem FastTab kann man die Nutzung dieser App aktivieren/Deaktivieren. Zusätzlich sieht man die Version des angeschlossenem SQUEEZE-Systems.

API

In diesem Fasttab wird die URL des SQUEEZE Systems angegeben. Des Weiteren wird ein API-Name gesetzt und der dazugehörige API-Schlüssel über die Funktion "API-Schlüssel holen" eingetragen. Bei jedem Öffnen der SQUEEZE Einrichtung wird zudem die Verbindung zum verbundenen SQUEEZE Mandanten überprüft.

Stammdaten

Für die Verbesserung der Auslesequalität benötigt SQUEEZE die Kreditoreninformationen aus Microsoft Dynamics 365 Business Central. In diesem Fastab wird die Stammdaten Synchronisierung gen SQUEEZE aktiviert/deaktiviert

Im Feld "Mandanten Stammdaten Tabellen Id" wird die ID der SQUEEZE Company Tabelle angegeben.

Im Feld "Kreditor Stammdaten Tabellen Id" wird die ID der SQUEEZE Creditor Tabelle angegeben.

Nummernserie

Hier wird die Nummernserie für die SQUEEZE Belege angegeben.

Hintergrundjobs

Für die automatisierte Abholung von Belegen aus SQUEEZE sowie deren Verarbeitung und Bereinigung ist die Einrichtung von Hintergrundjobs notwendig. Folgende Codeunits werden automatisch angelegt, sobald die entsprechende Aktion (Hintergrundjobs anlegen) in der SQUEEZE Einrichtung ausgeführt wird:

In der SQUEEZE Einrichtung sind die Aufgabewarteschlangenposten anschließend verknüpft.

 

Dokumentenklassen Einrichtung

In der SQUEEZE Dokumentenklassen Einrichtung wird die Zuordnung zwischen der jeweiligen Dokumentenklasse und Ihrer Exportschnittstelle vorgenommen. Des Weitern wird hier die Feldzuordnung jeder Dokumentenklasse heruntergeladen und so ein Set an Standard Feldern und deren Verwendung in Microsoft Dynamics 365 Business Central hergestellt.

Die Dokumentenklassen Einrichtung ist App übergreifend und wird über den DEXPRO Core verwaltet.

Vorgang

Feldzuordnung herunterladen

Hiermit wird die Feldstruktur der SQUEEZE Dokumentenklasse heruntergeladen. Diese werden für die Metadaten-Zuordnung benötigt.

Navigation

Feldzuordnung

Über diesen Menüpunkt erreichen Sie die Feldzuordnung. In dieser wird definiert welche Felder aus dem Squeeze-Endpunkt an die definierten Felder in Microsoft Dynamics 365 Business Central übertragen werden. Die Standardfeldzuordnung ist nicht editierbar. Abweichende Zuordnungen können über die Benutzerdefinierte Feldzuordnung realisiert werden.

Kreditorenbezogene Einrichtung

Liste

Dokumentenklassen

In dieser Übersicht werden alle eingerichteten Dokumentenklassen aufgelistet.

Karte

Dokumentenklasse

Hier wird jede Dokumentenklasse individuell eingerichtet.

Allgemein

In diesem FastTab wird der Name der Dokumentenklasse, der nächste Prozessschritt, sowie die automatische Anreicherung der Positionen eingerichtet.

Squeeze

Standardbuchungsdatum

Analog zum BC Standard haben Sie die Möglichkeit, ein Buchungsdatum als Standard zu definieren, sofern anderweitig noch keins eingetragen wurde (z.B. durch die Benutzerdefinierte Feldzuordnung). Sie können zwischen dem Arbeitsdatum, der Standard BC Einrichtung "Kreditoren & Einkauf Einr." und dem heutigen Datum wählen.

Autovervollständigen:

Bei Belegen ohne Bestellbezug kann das System sich die eingelesenen Positionen und die darauf angewandte Kontierung pro Kreditor merken und wieder abrufen. Hierfür gibt es drei Optionen, die gewählt werden können.

1. Niemals: Deaktiviert die Funktion und blendet den Button in der Validierungsseite aus
2. Manuell: Das Anwenden der Daten für die Autovervollständigung erfolgt manuell per Klick auf den Button "Autovervollständigen". Die Speicherung der Metadaten für die Autovervollständigung wird automatisch beim Abschluss des Validierungsprozesses ausgeführt
3. Automatisch: Das Erstellen und Anwenden der Daten für die Autovervollständigung erfolgt automatisch
1. Beim Erstellen des SQUEEZE Beleg werden die Einträge angewendet
2. Beim Abschluss der Validierung werden die Einträge erstellt/aktualisiert

Automatische Validierung:

Aktivieren Sie diese Option, damit Squeeze for BC eingehende Belege automatisch validiert. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nur im Falle vollkommen plausibler Daten funktioniert.

Anhänge herunterladen:

Aktivieren Sie diesen Schalter, um beim Erstellen eines neuen Belegs automatisch SQUEEZE Anhänge herunterzuladen.

Anhänge in den Zielbereich transferieren:

Hierrüber richten Sie ein, ob die SQUEEZE Anhänge in den Zielbeleg transferiert werden sollen.

Kontierungscode:

Gibt die Kontierungseinrichtung an, die bei der Durchführung der Kontierung im Validierungsprozess verwendet werden soll.

API Einstellungen

An dieser Stelle wird die der Dokumentenklasse entsprechende ID des verbundenen Squeeze Mandanten hinterlegt sowie die ID der Pull-Export-Schnittstelle, als auch die korrekte Line Table ID. Die Standardwerte stimmen nicht zwangsläufig mit der Einrichtung im Squeeze Mandanten überein und sollten gegengeprüft werden.

Bestellabgleich

Der Bestellabgleich dient zur automatisierten Überprüfung der ausgelesenen Positionen mit denen der noch offenen Bestellungen in Microsoft Dynamics 365 Business Central. In diesem FastTab werden die zulässigen Betrags- & Mengentoleranzen für den Abgleich eingerichtet. Zusätzlich kann festgelegt werden, ob der Abgleich gegen Bestellungen oder Lieferungen statt finden soll. Wenn "Daten ersetzen" aktiv ist, werden die Beträge und Beschreibungen der Positionen mit denen der Bestellung/Lieferung nach dem Abgleich ersetzt.

Kreditorenbezogene Einrichtung

In dieser Einrichtung werden pro SQUEEZE Dokumentenklasse kreditorenspezifische Einstellungen vorgenommen. Dies wird für Kreditoren getan, welche vom eingestellten Mandanten-Standard abweichen.

Neben der Autovervollständigung von Positionen können hier auch abweichende Betrags- und Mengentoleranzen eingerichtet werden.

Liste

 

Karte

Autovervollständigen:

Bei Belegen ohne Bestellbezug kann das System sich die eingelesenen Positionen und die darauf angewandte Kontierung pro Kreditor merken und wieder abrufen. Hierfür gibt es drei Optionen, die gewählt werden können.

1. Niemals: Deaktiviert die Funktion und blendet den Button in der Validierungsseite aus
2. Manuell: Das Anwenden der Daten für die Autovervollständigung erfolgt manuell per Klick auf den Button "Autovervollständigen". Die Speicherung der Metadaten für die Autovervollständigung wird automatisch beim Abschluss des Validierungsprozesses ausgeführt
3. Automatisch: Das Erstellen und Anwenden der Daten für die Autovervollständigung erfolgt automatisch
1. Beim Erstellen des SQUEEZE Beleg werden die Einträge angewendet
2. Beim Abschluss der Validierung werden die Einträge erstellt/aktualisiert

Automatische Validierung:

Aktivieren Sie diese Option, damit Squeeze for BC eingehende Belege automatisch validiert. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nur im Falle vollkommen plausibler Daten funktioniert.

Kontierungscode:

Gibt die Kontierungseinrichtung an, die bei der Durchführung der Kontierung im Validierungsprozess verwendet werden soll.

Bestellabgleich

Der Bestellabgleich dient zur automatisierten Überprüfung der ausgelesenen Positionen mit denen der noch offenen Bestellungen in Microsoft Dynamics 365 Business Central. In diesem FastTab werden die zulässigen Betrags- & Mengentoleranzen für den Abgleich eingerichtet. Zusätzlich kann festgelegt werden, ob der Abgleich gegen Bestellungen oder Lieferungen statt finden soll. Wenn "Daten ersetzen" aktiv ist, werden die Beträge und Beschreibungen der Positionen mit denen der Bestellung/Lieferung nach dem Abgleich ersetzt.

 

Kontierungseinrichtungen

Hier finden Sie die Kontierungseinrichtungen. Wenn Sie Standardkontierungen für bestimmte MwSt. Sätze haben, so können Sie die hier hinterlegen.

Sobald eine Kontierungseinrichtung mit Einrichtungszeilen angelegt und in einer Dokumentenklassen oder einer kreditorenbezogene Einrichtung hinterlegt wurde, wird diese automatisch heran gezogen.

Beim Importieren eines Beleges von Squeeze werden die erkannten MwSt. Sätze gegen die Einrichtungszeilen der hinterlegten Kontierungseinrichtung geprüft. Wenn passende Einträge gefunden werden, wird hierzu geprüft, ob Zeilen mit den hinterlegten Kontierungen angelegt werden dürfen. Im Standard Fall wird dies nur durchgeführt, wenn Squeeze keine Positionen liefert.

Zusätzlich kann eingerichtet werden, ob eine Kontierungseinrichtung automatisch für die Validierung angewendet werden soll.

Dies sollte in der Dokumentenklasseneinrichtung nicht als Standard gesetzt sein, da dies dann für alle Kreditoren und Belege gelten würde. Diese Option ergibt für einzelne Kreditoren mehr Sinn (Kreditorenbezogene Einrichtung).

Für die automatische Anwendung kann man zusätzlich aktivieren, dass alle Squeeze-Zeilen eines Dokuments mit den konfigurierten Kontierungseinrichtungszeilen überschrieben werden. ("Squeeze Zeilen überschreiben" anhaken)

Kontierungseinrichtung

Zu jedem Kontierungscode werden die Einrichtungszeilen separat verwaltet.

Hier werden die einzelnen MwSt. Sätze, zu denen Standardkontierungen gesetzt werden sollen, angelegt.

Pro MwSt. Satz setzt man im Anschluss die Kontierungsart.

Kontierungsart "Ein Konto"

Die Auswahl der Kontoart entspricht dem BC Standard:

Die Beschreibung kann nach Auswahl der Nummer beliebig angepasst werden. 

 

Kontierungsart "Standardeinkaufscode"

Hier kann ein Standardeinkaufscode aus den wiederkehrenden Einkaufszeilen ausgewählt werden.

 

Feldzuordnung

In der Feldzuordnung wird das Standard-Mapping jeder Dokumentenklasse heruntergeladen. Diese feste Zuordnung gewährleistet einen reibungslosen Zuordnungsprozess von der Extraktion der Daten in Squeeze bis zur Erstellung eines Einkaufsbelegs.

Zuweisung von Metadaten

Werden in Squeeze Felder hinzugefügt, haben Sie an dieser Stelle die Möglichkeit, die enthaltenen Informationen direkt an definierte Felder des Einkaufsbelegs zu übertragen. Dieses Informationen sind in der Validierung nicht editierbar, sondern werden quasi "durchgeschleift".

nach Zuweisung:

 

Benutzerdefinierte Feldzuordnung

Möglicherweise möchten Sie in Ihrem Prozess immer gewisse Informationen abweichend von der Standard-Feldzuordnung in gewisse Felder schreiben. In dem folgenden Beispiel wird das durch Squeeze erkannte Leistungsdatum immer in das Feld "Buchungsdatum" geschrieben - zusätzlich zum Standardverhalten. Das Leistungsdatum bleibt also trotzdem gefüllt.

In der Dokumentenklassen-Einrichtung die Feldzuordnung öffnen:

Anschließend öffnen Sie die "Benutzerdefinierte Feldzuordnung":

Nehmen Sie dann die gewünschte Zuordnung vor:

 

 

 

Benutzerspezifische Einrichtung

In dieser Einrichtung werden benutzerspezifische Einstellungen vorgenommen. So haben Anweder die Möglichkeit die App individuell auf Ihre Arbeitsweise und Peripheriegeräte einzustellen.

Squeeze Stammdatentabellen

Standardtabellen

Diese Stammdaten werden automatisch, sofern nicht deaktiviert, mit dem Squeeze Mandanten synchronisiert. Es ist nach wie vor notwendig, die Stammdaten initial hochzuladen.

Das Feld "Verwendet externe Id" wird ab der Squeeze Version 2.13 unterstützt und bietet die Verwaltung der Squeeze Stammdaten aus einer Drittsoftware. In diesem Fall BC.

Generische Stammdatentabellen

Um weitere Stammdaten gen Squeeze zu übertragen, pflegt man diese in der generischen Stammdaten Tabellen Einrichtung.

Anlage der zu übertragenden Tabelle

Im Feld "BC Tabellennr." wird die zu übertragende Tabelle eingetragen oder über den Drilldown ausgewählt. Im Feld "Squeeze Tabellenname" kann dann die Bezeichnung angepasst werden. Im Feld "Synchronisierung aktiviert" wird festgelegt, ob diese Tabelle derzeit synchronisiert werden soll oder nicht.

Auswahl der zu übertragenden Felder

Über den Menüpunkt "Feldauswahl" erreichen Sie die Einrichtung.

Hier werden die Felder ausgewählt, welche synchronisiert werden sollen.

Erstellung der Squeeze Stammdatentabelle aus BC heraus

Nachdem eine BC Tabelle eingetragen und deren Felder für die Synchronisierung ausgewählt worden sind, kann nun eine neue Squeeze Tabelle aus BC heraus angelegt werden. Hierfür steht die Schaltfläche "Squeeze-Tabelle erstellen" zur Verfügung.

Nach der Erstellung wird in der Übersicht das Feld "Squeeze Tabellen-Id" gesetzt.

Auf der Squeeze Seite steht nun die neue Tabelle zur Verfügung.

Die ausgewählten Felder sind hier nun als Spalten automatisiert angelegt worden.

Synchronisation der Daten

Nach der Erstellung der Squeeze Tabelle wird der User gefragt, ob eine Synchronisierungsaufgabe erstellt werden soll.

Ist diese aktiv, so werden die Stammdaten automatisiert im eingerichteten Rhythmus übertragen. Alternativ können die Stammdaten auch manuell über die Schaltfläche "Jetzt synchronisieren" einmalig übertragen werden.

Löschen der Stammdatentabelle

Beim Löschen eines Listeneintrags wird gefragt, ob auch die Squeeze Stammdatentabelle mit gelöscht werden soll.

Sollte dies bestätigt werden, so wird die aus BC erstelle Squeeze-Tabelle unwiederbringlich entfernt.

SQUEEZE

Grundsätzliche Einrichtung

Die SQUEEZE Seite muss ebenfalls für das Abholen der Dokumente aus Microsoft Dynamics Business Central vorbereitet werden.

Jede Dokumentenklasse welche von Microsoft Dynamics Business Central abgeholt werden soll, benötigt eine eigene Exportschnittstelle vom Typ "Pull". Zudem muss in Microsoft Dynamics Business Central in der Einrichtung für die SQUEEZE Dokumentenklassen die Dokumentenklassen ID, die Export Schnittstellen ID und die Stammdatentabellen ID hinterlegt werden.

Sofern nicht die neuste SQUEEZE for BC Version benutzt wird, müssen noch die folgenden Stapelklasseneigenschafen in dem SQUEEZE Mandanten gesetzt werden:

 

System Reset

Wird ein Squeeze System zurückgesetzt (z.B. im Rahmen von Tests), müssen folgende Schritte in Business Central berücksichtigt werden:

Importwarteschlange

Die Tabelle muss geleert werden. Dabei ist zu beachten, dass alle Filter entfernt werden, die in der Page gesetzt sind.