Validierung

Sichtkontrolle der ausgelesenen Dokumente

• SQUEEZE Beleg Übersicht
• Mandantenübergreifende Belegansicht
• Importwarteschlange
• SQUEEZE Belegvalidierung
• Lieferantenspezifisches Training
• Dokument Aufteilen
• Bestell- & Wareneingangsabgleich
• Bestell-/ Wareneingangszeilen importieren
• Externer Viewer

SQUEEZE Beleg Übersicht

In der Belegübersicht werden alle Belege aufgelistet welche durch SQUEEZE ausgelesen worden sind.

Durch einen Doppelklick mit der Maus oder über Bearbeiten/Ansicht wird ein einzelner Beleg in der Validierungsansicht geöffnet.

Start

Belege jetzt herunterladen

Über diese Funktion wird die Belegabholung von SQUEEZE manuell ausgeführt. Wahlweise wird das über den entsprechenden Hintergrundjob gesteuert und durchgeführt.

Belege hochladen

Diese Funktion wird zukünftig nicht mehr verfügbar sein.

Navigation

Importwarteschlange

In diesem Menü wird eine Liste von SQUEEZE Belegen angezeigt, die bereit für den Import in die SQUEEZE for BC App sind. Durch das Ändern des Systemfilters ist es ebenfalls möglich, bereits importierte Belege einzusehen. 

Mandanten-Belegübersicht

Öffnet eine mandantenübergreifende Ansicht aller Squeeze Belege.

Warteschlange

Öffnet eine Übersicht, die Ihnen Informationen zu den Belegen in der SQUEEZE Warteschlange des verbundenen Mandanten liefert.

 

 

Mandantenübergreifende Belegansicht

Hier wird Ihnen eine mandantenübergreifende Ansicht aller Squeeze Belege dargestellt. Diese aktualisiert sich alle paar Sekunden.

Die unterschiedlichen Spalten dienen als Absprungpunkte um den jeweiligen Mandanten mit dem gewünschten Filter in einem neuen Tab zu öffnen.

 

Importwarteschlange

Die Importwarteschlage ist eine Mittelschicht, die SQUEEZE Belege in die entsprechenden Zielmandaten importiert - der Zielmandant muss mit dem aktuellen BC Mandanten (wichtig: Der Name (Primärschlüssel) ist ausschlaggebend, nicht der Anzeigename) in dem die Belege heruntergeladen werden, übereinstimmen. Wurde kein Zielmandant erkannt, werden die Belege für die Validierung in dem eingerichteten Fallback Mandanten erstellt. 

Navigation

Importwarteschlangen-Einrichtung

Fallback Mandant

Gibt den Wert des Fallback Mandanten an. In diesen Mandanten werden Belege importiert, die in der Importwarteschlange einen leeren Zielmandanten aufweisen.

Zeitspanne für Warnung (Stunden)

Gibt die Zeitspanne an, nach der eine Warnung angezeigt werden soll, wenn es unverarbeitete Einträge gibt.

Start

Unverarbeitete Datensätze verarbeiten

 

SQUEEZE Belegvalidierung

Die Belegvalidierung ist der Hauptarbeitsbereich der Anwendung. Hier werden die ausgelesenen Belege vom Anwender überprüft, fehlende Informationen ergänzt und bestätigt.

Menü

Start

Feldtraining öffnen

Öffnet das lieferantenspezifische Feldtraining.

Positionstraining öffnen

Öffnet das lieferantenspezifische Positionstraining.

Beleg neu erstellen

Sendet den Beleg erneut in den Extraktionsschritt des verbundenen SQUEEZE Mandanten. Dort wird das Ausleseergebnis anhand der aktuellen Stammdaten und Trainings neu bewertet und im Anschluss erneut zur Abholung bereit gestellt.

Dokument aufteilen

Ruft die die Belegtrennung auf. Diese wird verwendet, falls ein Lieferant mehrere Rechnungen in einer PDF gesandt hat.

Autovervollständigen

Vervollständigt die Kontierung der Positionen automatisch mit den zuletzt validierten Positionsdaten des Kreditoren. Diese Funktion steht nur für Belege ohne Bestellbezug zur Verfügung und muss explizit in der Dokumentenklassen Einrichtung aktiviert werden.

Bestellabgleich

Öffnet den Bestellabgleich.

Validieren

Schließt den Validierungsprozess des Belegs ab.

Doublettenprüfung

Führt eine  Doublettenprüfung manuell durch. Diese wird auch beim Abschluss des Validierungsprozesses durchgeführt.

Beleg ablehnen

Diese Aktion erlaubt es Ihnen, einen Beleg abzulehnen. Dieser wird dann, wahlweise mit einem zusätzlichen Kommentar, in einem speziellen Status "Abgelehnt" abgespeichert - nicht jedoch gelöscht.

Im Anschluss kann noch eine e-Mail an den Lieferanten gesandt werden.

Hierfür ist ein Standardkonto in der Einrichtung "E-Mail-Konten" anzulegen und als Standard im "E-Mail-Szenario Einrichtung" zu setzen.

Ist dies eingerichtet, wird das BC E-Mail Modul geöffnet. Hier wird der Bemerkungstext der Ablehnung, die Rechnungsnummer, sowie der Absender/Bearbeiter der Validierung vorausgefüllt.

Navigation

Dimensionen

Hier rüber erreichen Sie das Dimensionsmenü um Dimensionen für den Belegkopf zu hinterlegen.

Viewer

Externen Viewer öffnen

Hier rüber wird der Viewer abgedockt. Dies ermöglicht das Arbeiten auf zwei Monitoren.

Aktionen

Dokument verschieben

Hier rüber wird ein Beleg in einen anderen Mandanten verschoben.

Anhänge herunterladen

Hier rüber laden Sie die Anhänge des Belegs herunter. Sobald das Herunterladen abgeschlossen wurde, werden diese in der Infobox Anhänge angezeigt. Sie haben die Möglichkeit, das Herunterladen der Anhänge automatisch durchführen zu lassen - diese Einstellung nehmen Sie bitte in der Dokumentenklassen Einrichtung vor. 

Fasttabs

Beleg

In diesem Bereich werden die Belegkopf-Informationen sowie der SQUEEZE Viewer angezeigt.

Kopffelder

Diese Felder werden mit den Ergebnissen aus der Beleglesung vorbelegt. Der Anweder prüft diese und korrigiert, bzw. reichert sie mit weiteren Daten an und vervollständigt so das Leseergebnis. Über die drei Punkte wird die Fundstelle des jeweiligen Leseergebnisses im Viewer hervorgehoben.

Viewer

Auf der rechten Seite wird der SQUEEZE Viewer angezeigt. Hierbei handelt es sich nicht um ein PDF, sondern um eine eingebundene Webkomponente, welche hier aus der Validierung ferngesteuert wird. Sie dient zur bildlichen Darstellung des Belegs und zum hervorheben von Fundstellen gelesener Werte. Weiterhin wird hier auch das lieferantenspezifische Feldtraining durchgeführt.

Zeilen

In diesem Bereich werden die ausgelesenen Positionen angezeigt. Der Anweder prüft diese und korrigiert, bzw. reichert sie mit weiteren Daten an und vervollständigt so das Leseergebnis.

Sollte das Leseergebnis bei Rechnungen mit Bestellbezug nicht ausreichen, so können die Bestell-/Wareneingangszeilen direkt importiert werden.

Bei Rechnungen ohne Bestellbezug können Positionen aus den MwSt. Raten und Kopfbeträgen generiert werden. Eine Zeile pro MwSt. Rate. Hierfür wird die Kontierungseinrichtung aus der Dokumentenklasse heran gezogen.

Dimensionen

Hier werden die Shortcut Dimensionen 1 & 2 des Belegs angezeigt.

SQUEEZE Details

Hier werden SQUEEZE spezifische Beleginformationen angezeigt.

Infoboxen

Die jeweiligen Infoboxen werden nur situationsbedingt angezeigt.

Plausibilitätseinträge

Hier werden alle zu klärende Themen für eine erfolgreiche Validierung aufgelistet.

Metadatenboxen

Die Metadatenzuordnung wird nur angezeigt, wenn vom Standard abweichende zusätzliche Felder von SQUEEZE übertragen worden sind.

Metadatenzuordnung Kopffelder

Hier werden zusätzliche Felder aus SQUEEZE aufgelistet, welche nicht zu der Standardzuordnung der Kopffelder gehören.

Metadatenzuordnung Positionsfelder

Hier werden zusätzliche Felder aus SQUEEZE aufgelistet, welche nicht zu der Standardzuordnung der Positionen gehören.

Bestellabgleichsboxen

Die Bestellabgleichsboxen werden nur angezeigt, wenn eine oder mehrere Bestellnummern auf dem Beleg erkannt worden sind.

Bestellabgleich-Info (Preise)

Hier wird für die ausgewählte Zeile der Preisvergleich angezeigt. Verglichen werden die Ergebnisse von SQUEEZE, der Lieferung, der Bestellung und der aktuellen Zeile.

Bestellabgleich-Info (Mengen)

Hier wird für die ausgewählte Zeile der Mengenvergleich angezeigt. Verglichen werden die Ergebnisse von SQUEEZE, der Lieferung, der Bestellung und der aktuellen Zeile.

Anhänge

Diese Infobox wird nur angezeigt, wenn die Anhänge zuvor heruntergeladen worden sind (das kann auf Wunsch auch automatisch nach der Belegerstellung passiert - siehe Dokumentenklassen Einrichtung. Über die drei Punkte lassen sich die Anhänge wieder entfernen.

Lieferantenspezifisches Training

Das Training stellt eine wesentliche Optimierungs-Komponente der Verarbeitung dar.
Sofern Daten nicht eindeutig durch das System erkannt werden, können lieferanten-spezifische Trainings angewendet werden, welche den Automatisierungsgrad bei der Erfassung der Rechnungen erhöhen.

Wenn der Trainingsmodus gestartet wird, können alle relevanten Felder für ein Training ausgewählt werden.
Es können beliebig viele Trainings pro Lieferant und pro Rechnungsfeld angelegt werden.

Externe Rechnungsnummern lassen sich in der Regel nicht inhaltlich im System prüfen, da keine Daten zur Überprüfung bestehen. Dieses Feld ist z.B. ideal für Trainings.

Das Trainingsfenster wird innerhalb des Viewers am unteren Bildrand eingeblendet.

Kopffeld Training

Trainieren eines Feldes

Nachdem die Trainingsfunktion gestartet wurde, ist das zu trainierende Feld auszuwählen.

Nachdem das entsprechende Feld ausgewählt wurde, ist der Anker zu definieren.
Mit Anker ist in diesem Fall der Bezugsbegriff gemeint. In diesem Falle der auf der jeweiligen Rechnung angebrachte Begriff für die externe Belegnummer. Der Ankerbegriff ist mit der rechten Maustaste auf dem Dokument im Viewer zu markieren und wird dann gelb hinterlegt.

Anschließend ist das Feld „Wert“ im Aktionsbereich anzuklicken und dann der Wert, der gesucht werden soll. Dieser ist ebenfalls mit der rechten Maustaste zu markieren. Ist der gesuchte Wert kein zusammenhängender Wert, kann auch mit der rechten Maustaste ein beliebig großer Bereich markiert werden, um alle gewünschten Informationen auszulesen. Ist die Information angegeben, kann das Training über „Trainieren“ gespeichert werden.

Das System erzeugt einen „regulären Ausdruck“ – dieser kann von geschultem Fachpersonal oder IT-lern jederzeit noch optimiert werden. Z.B. können Leerzeichen ignoriert werden, da diese selten auch im ERP System / in der Buchung mit angegeben werden.

 

 

Testen und Prüfen der vorhandenen Trainings

Mit „Testen“ wird eine Übersicht aller bisherigen Kopffeld-Trainings angezeigt. Die Ergebnisse werden direkt mit ausgegeben. Durch einen Doppelklick auf einen Eintrag wird der Anker und der Wert in dem Viewer hervorgehoben.

Entfernen eines Trainings

Um ein Training wieder zu entfernen wird die Übersicht der vorhandenen Trainings geöffnet und der zu entfernende Eintrag markiert. Mit der Entfernen-Taste "Entf" wird der Eintrag gelöscht.

Positionsfeld Training

Trainieren einer Spalte

Nachdem die Trainingsfunktion gestartet wurde, ist das zu trainierende Feld und die dazugehörige Spalte auszuwählen.

Nachdem dies ausgewählt wurde, ist die Region zu definieren.

Diese ist so zu wählen, dass Sie möglichst die gesamte Spalte eines Feldes abdeckt. Die Region ist mit der rechten Maustaste auf dem Dokument im Viewer zu markieren und wird dann gelb hinterlegt. Hierbei ist zu beachten, dass sich keine Regionen mit bereits trainierten Regionen überschneiden sollten.

Sind die Information angegeben, kann das Training über „Trainieren“ gespeichert werden.

Testen und Prüfen der vorhandenen Trainings

Mit „Testen“ wird eine Übersicht aller bisherigen Positionsfeld-Trainings angezeigt. Durch einen Doppelklick auf einen Eintrag wird der jeweils trainierte Bereich angezeigt.

Entfernen eines Trainings

Um ein Training wieder zu entfernen wird die Übersicht der vorhandenen Trainings geöffnet und der zu entfernende Eintrag markiert. Mit der Entfernen-Taste "Entf" wird der Eintrag gelöscht.

Dokument Aufteilen

Die Trennfunktion ist hauptsächlich für E-Mail-Rechnungen gedacht. Wenn Lieferanten sich nicht an die Vorgabe der E-Mail-Rechnungs-Zustellung halten (pro PDF Datei eine Rechnung).

In dem neuen Fenster wird ein Dialog gestartet, um die Belege voneinander zu trennen und so aus einem Beleg mehrere zu machen.

Auf der linken Seite werden alle Seiten des original PDFs aufgelistet. In der Mitte ist der Bereich für die Neuerstellung und Rechts sieht man die aktuell ausgewählte Seite.

Um einen Beleg aufzuteilen werden die zu einer Rechnung dazugehörigen Seiten einzeln entweder per Maus mit Drag&Drop oder per Pfeil-Taste der Tastatur in den mittleren Bereich übertragen. Dort kann man auch die Reihenfolge der Seiten korrigieren.

Ist das Rechnungsdokument korrekt separiert, kann die Erzeugung eines neuen Einzelbelegs mit „Dokument erzeugen“ gestartet werden. Der neue Beleg wird direkt von SQUEEZE ausgelesen, verarbeitet und sobald er bereit steht auch in der Übersichtsliste bereitgestellt. Dieser Vorgang wird solange wiederholt bis der original Beleg komplett aufgeteilt worden ist.

Bestell- & Wareneingangsabgleich

Der Bestell- & Wareneingangsabgleich prüft die ausgelesenen Belegpositionen und vergleicht diese mit allen Bestell- & Wareneingangszeilen anhand der ausgelesenen Bestellnummern des Belegs.

Der Bestellabgleich kann nur geöffnet werden, wenn SQUEEZE eine oder mehrere Bestellnummern vom Beleg ausgelesen hat oder wenn manuell eine (im System hinterlegte) Bestellnummer in dem Validierungs-Kopffeld eingetragen wurde.

Dieser Vergleich wird nach der Abholung des Belegs aus SQUEEZE automatisch durchgeführt. Der Anwender hat die Möglichkeit diesen Vergleich auch manuell durchzuführen oder zu korrigieren.

Menü

Zuweisen

Zugewiesene Zeilen werden durch einen grünen Haken dargestellt .

Zuweisen

Hiermit wird die ausgewählte Bestell-/Lieferzeile der ausgewählten SQUEEZE Belegzeile zugewiesen.

Automatisch zuweisen

Hiermit wird allen SQUEEZE Belegzeilen die passende Bestell-/Lieferzeile zugewiesen. Hierfür muss im oberen Bereich die Bestellung/Lieferung selbst ausgewählt werden.

Zuweisung entfernen

Nicht zugewiesene Zeilen werden durch ein rotes Ausrufezeichen dargestellt .

Ausgewählte Zuweisung entfernen

Hiermit wird die Zuweisung der ausgewählten Zeile entfernt.

Alle Zuweisungen entfernen

Hiermit werden alle Zuweisungen entfernt.

Anwenden

Ausgewählte Zeile anwenden

Hiermit wird die Zuweisung der ausgewählten Zeile angewendet. Fehlende Informationen werden aus der Bestell-/Lieferzeile ergänzt. Diese Änderung wird hierdurch auch umgehend an die Validierungszeile übertragen.

Zugewiesene Zeilen anwenden

Hiermit wird die Zuweisung aller zugewiesenen Zeilen angewendet.  Fehlende Informationen werden aus den zugewiesenen Bestell-/Lieferzeile ergänzt. Diese Änderungen werden hierdurch auch umgehend an die Validierungszeilen übertragen.

Bereiche

Bestellnummer

Hier wird die derzeit zu vergleichende Bestellnummer angezeigt. Sollten mehrere Bestellnummern ausgelesen worden sein, so kann über die drei Punkte die entsprechende Liste geöffnet werden.

Bestell- & Lieferungen

in diesem Bereich werden die Bestellung und alle Ihre Zeilen, sowie alle dazugehörigen Lieferungen und deren Zeilen aufgelistet.

SQUEEZE Belegzeilen

In diesem Bereich werden alle ausgelesenen Positionen des SQUEEZE Belegs aufgelistet.

 

Bestell-/ Wareneingangszeilen importieren

Holen der Positionen aus Bestellung / Wareneingang

Menü

Hinzufügen zur Importvorschau

Hiermit werden alle ausgewählten Zeilen in die Importvorschau übernommen. 

Ausgewählte Zeilen werden durch einen grünen Haken dargestellt .

Ausgewählte Vorschauzeile löschen

Hiermit werden alle ausgewählten Zeilen aus der Importvorschau entfernt.

Importvorschau übernehmen

Hiermit werden alle Zeilen aus der Importvorschau in den zu validierenden Beleg übernommen. Sie haben die Wahl ob diese Zeilen die SQUEEZE Positionen ersetzen oder hinten angehängt werden sollen.

Bereiche

Bestellnummer

Hier wird die ausgelesene Bestellnummer angezeigt. Sollten mehrere Bestellnummern ausgelesen worden sein, so kann über die drei Punkte die entsprechende Liste geöffnet werden.

Bestell- & Lieferungen

in diesem Bereich werden die Bestellung und alle Ihre Zeilen, sowie alle dazugehörigen Lieferungen und deren Zeilen aufgelistet.

Importvorschau

In diesem Bereich werden alle ausgewählten Positionen aufgelistet.

Externer Viewer

Um das Arbeiten mit dem Viewer zu vereinfachen, kann der eingebettete Viewer abgedockt und so auf einem zweiten Bildschirm genutzt werden.

Sämtliche Viewer Funktionen, wie z.B. das Highlighting der Kopf- und Positionsdaten, sowie die Trainingsfunktionen des Viewers werden weiterhin unterstützt.

Damit der abgedockte Viewer auch bei einem Belegwechsel aktiv bleibt und sich selbstständig aktualisiert, muss in der benutzerspezifischen Einrichtung das Feld "Nur externen Viewer verwenden" gesetzt werden.