Validierung

• SQUEEZE Beleg Übersicht
• Mandantenübergreifende Belegansicht
• Importwarteschlange
• SQUEEZE Belegvalidierung
• Lieferantenspezifisches Training
• Dokument Aufteilen
• Bestell- & Wareneingangsabgleich
• Bestell-/ Wareneingangszeilen importieren
• Externer Viewer
• Belege hochladen
• SQUEEZE Warteschlange
• Viewer im Ziel-Beleg
• Plausibilitätsprüfungen
• Auftragsbestätigungen

SQUEEZE Beleg Übersicht

In der Belegübersicht werden alle Belege aufgelistet welche durch SQUEEZE ausgelesen worden sind.

Durch einen Doppelklick mit der Maus oder über Bearbeiten/Ansicht wird ein einzelner Beleg in der Validierungsansicht geöffnet.

Start

Belege jetzt herunterladen

Über diese Funktion wird die Belegabholung von SQUEEZE manuell ausgeführt. Wahlweise wird das über den entsprechenden Hintergrundjob gesteuert und durchgeführt.

Belege hochladen

Mit dieser Funktion können Sie Belege direkt über BC an ihr Squeeze System senden.

Navigation

Importwarteschlange

In diesem Menü wird eine Liste von SQUEEZE Belegen angezeigt, die bereit für den Import in die SQUEEZE for BC App sind. Durch das Ändern des Systemfilters ist es ebenfalls möglich, bereits importierte Belege einzusehen. 

Mandanten-Belegübersicht

Öffnet eine mandantenübergreifende Ansicht aller Squeeze Belege.

Warteschlange

Öffnet eine Übersicht, die Ihnen Informationen zu den Belegen in der SQUEEZE Warteschlange des verbundenen Mandanten liefert.

 

 

Mandantenübergreifende Belegansicht

Die mandantenübergreifende Belegansicht bietet eine Gesamtübersicht aller SQUEEZE-Belege über sämtliche Business Central Mandanten hinweg, in denen SQUEEZE aktiviert ist.

Übersicht

Die Ansicht stellt für jeden Mandanten folgende Kennzahlen dar:

• Mandant: Der Name des jeweiligen Business Central Mandanten.
• Offene Belege: Die Anzahl der offenen SQUEEZE-Belege.
• Individuelle Verarbeitung: Die Anzahl der Belege im Status "Individuelle Verarbeitung".
• Überfällige Belege: Die Anzahl der überfälligen Belege.
• Dubletten: Die Anzahl der als Dublette markierten Belege.
• Abgelehnte Belege: Die Anzahl der abgelehnten Belege.
• Heute erstellte Belege: Die Anzahl der heute erstellten Belege.
• Meine offenen Belege: Die Anzahl der dem aktuellen Benutzer zugewiesenen Belege.

Zusätzlich werden die Ergebnisse des Bestellabgleichs mandantenübergreifend zusammengefasst:

• Abweichungen insgesamt: Gesamtanzahl der Belege mit Bestellabgleich-Abweichungen.
• Preisabweichung / Mengenabweichung / Wareneingangsdatum-Abweichung / Rabattabweichung: Aufschlüsselung nach Abweichungstyp.

Navigation

Jede Kennzahl ist als Drilldown ausgeführt: Durch einen Klick auf einen Wert wird die entsprechend gefilterte Belegübersicht des jeweiligen Mandanten in einem neuen Tab geöffnet.

Aktualisierung

Die Daten werden asynchron im Hintergrund geladen und aktualisieren sich automatisch alle 60 Sekunden. Über die Aktion Daten aktualisieren kann eine manuelle Aktualisierung ausgelöst werden.

Die mandantenübergreifende Belegansicht ist aus der Belegübersicht über die Aktion Mandanten-Belegübersicht oder über das Rollencenter (Squeeze > Mandantenübergreifend) erreichbar.

Importwarteschlange

Die Importwarteschlage ist eine Mittelschicht, die SQUEEZE Belege in die entsprechenden Zielmandaten importiert - der Zielmandant muss mit dem aktuellen BC Mandanten (wichtig: Der Name (Primärschlüssel) ist ausschlaggebend, nicht der Anzeigename) in dem die Belege heruntergeladen werden, übereinstimmen. Wurde kein Zielmandant erkannt, werden die Belege für die Validierung in dem eingerichteten Fallback Mandanten erstellt. 

Navigation

Importwarteschlangen-Einrichtung

Fallback Mandant

Gibt den Wert des Fallback Mandanten an. In diesen Mandanten werden Belege importiert, die in der Importwarteschlange einen leeren Zielmandanten aufweisen.

Zeitspanne für Warnung (Stunden)

Gibt die Zeitspanne an, nach der eine Warnung angezeigt werden soll, wenn es unverarbeitete Einträge gibt.

Start

Unverarbeitete Datensätze verarbeiten

 

Importpuffer

Über die Aktion Importpuffer kann eine Seite geöffnet werden, in der SQUEEZE Beleg-IDs manuell eingetragen werden können. Dies ist nützlich, wenn ein einzelner Beleg gezielt aus SQUEEZE heruntergeladen werden soll, z. B. wenn ein Beleg nicht automatisch abgeholt wurde.

Systemfilter

Standardmäßig werden in der Importwarteschlange nur unverarbeitete Einträge des aktuellen Mandanten angezeigt. Über den Systemfilter können auch bereits verarbeitete Einträge sowie Einträge anderer Mandanten eingesehen werden.

Die Spalte Zielmandant wird rot hervorgehoben, wenn der Zielmandant vom aktuellen Mandanten abweicht. Dies weist darauf hin, dass der Beleg für einen anderen Mandanten bestimmt ist.

SQUEEZE Belegvalidierung

Die Belegvalidierung ist der Hauptarbeitsbereich der Anwendung. Hier werden die ausgelesenen Belege vom Anwender überprüft, fehlende Informationen ergänzt und bestätigt.

Menü

Start

Feldtraining öffnen

Öffnet das lieferantenspezifische Feldtraining.

Positionstraining öffnen

Öffnet das lieferantenspezifische Positionstraining.

Beleg neu erstellen

Sendet den Beleg erneut in den Extraktionsschritt des verbundenen SQUEEZE Mandanten. Dort wird das Ausleseergebnis anhand der aktuellen Stammdaten und Trainings neu bewertet und im Anschluss erneut zur Abholung bereit gestellt.

Dokument aufteilen

Ruft die die Belegtrennung auf. Diese wird verwendet, falls ein Lieferant mehrere Rechnungen in einer PDF gesandt hat.

Autovervollständigen

Vervollständigt die Kontierung der Positionen automatisch mit den zuletzt validierten Positionsdaten des Kreditoren. Diese Funktion steht nur für Belege ohne Bestellbezug zur Verfügung und muss explizit in der Dokumentenklassen Einrichtung aktiviert werden.

Bestellabgleich

Öffnet den Bestellabgleich.

Validieren

Schließt den Validierungsprozess des Belegs ab.

Doublettenprüfung

Wenn ein neuer Beleg (z.B. eine Eingangsrechnung) ins System importiert wird, prüft SQUEEZE automatisch, ob dieses Dokument bereits vorhanden ist. Ziel ist es, eine doppelte Erfassung zu verhindern.

Voraussetzungen

Bevor die eigentliche Prüfung startet, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:

1. Das Dokument muss einen gültigen Einkaufsbelegart haben (z.B. Rechnung, Gutschrift)
2. Der Kreditor (Lieferant) muss bekannt sein — ohne Lieferantennummer ist keine Prüfung möglich

Außerdem findet die gesamte Prüfung nur statt, wenn eine Belegnr. (z.B. die Rechnungsnummer des Lieferanten) vorhanden ist. Ohne diese Referenz kann kein Abgleich erfolgen.

Prüfschritte (in dieser Reihenfolge)

Die Prüfung vergleicht immer die Kombination aus drei Feldern:

• Einkaufsbelegart (z.B. Rechnung)
• Belegnr (z.B. die externe Rechnungsnummer des Lieferanten)
• Kreditorennummer (welcher Lieferant)

Mit dieser Kombination wird in vier Bereichen nacheinander gesucht:

1. Bereits gebuchte Belege — Gibt es schon einen gebuchten Posten mit derselben Rechnungsnummer von diesem Lieferanten?
2. Andere importierte SQUEEZE-Belege— Wurde dieselbe Rechnung bereits als anderes Dokument importiert und wartet noch auf Verarbeitung?
3. Offene Einkaufsbelege — Existiert bereits ein offener (noch nicht gebuchter) Einkaufsbeleg in Business Central mit denselben Daten?
4. Corebelege — Ist das Dokument bereits im übergeordneten DXP-System vorhanden (z.B. Breeze Interface)?

Was passiert bei einem Treffer?

Sobald in einem der vier Schritte ein bestehendes Dokument gefunden wird, gilt das neue Dokument als Duplikat. Die Prüfung stoppt sofort, und das Dokument wird entsprechend markiert. Die weiteren Schritte werden dann nicht mehr durchlaufen. 

Beleg ablehnen

Diese Aktion erlaubt es Ihnen, einen Beleg abzulehnen. Dieser wird dann, wahlweise mit einem zusätzlichen Kommentar, in einem speziellen Status "Abgelehnt" abgespeichert - nicht jedoch gelöscht.

Im Anschluss kann noch eine e-Mail an den Lieferanten gesandt werden.

Hierfür ist ein Standardkonto in der Einrichtung "E-Mail-Konten" anzulegen und als Standard im "E-Mail-Szenario Einrichtung" zu setzen.

Ist dies eingerichtet, wird das BC E-Mail Modul geöffnet. Hier wird der Bemerkungstext der Ablehnung, die Rechnungsnummer, sowie der Absender/Bearbeiter der Validierung vorausgefüllt.

Navigation

Dimensionen

Hier rüber erreichen Sie das Dimensionsmenü um Dimensionen für den Belegkopf zu hinterlegen.

Viewer

Externen Viewer öffnen

Hier rüber wird der Viewer abgedockt. Dies ermöglicht das Arbeiten auf zwei Monitoren.

Aktionen

Dokument verschieben

Hier rüber wird ein Beleg in einen anderen Mandanten verschoben.

Anhänge herunterladen

Hier rüber laden Sie die Anhänge des Belegs herunter. Sobald das Herunterladen abgeschlossen wurde, werden diese in der Infobox Anhänge angezeigt. Sie haben die Möglichkeit, das Herunterladen der Anhänge automatisch durchführen zu lassen - diese Einstellung nehmen Sie bitte in der Dokumentenklassen Einrichtung vor. 

Fasttabs

Beleg

In diesem Bereich werden die Belegkopf-Informationen sowie der SQUEEZE Viewer angezeigt.

Kopffelder

Diese Felder werden mit den Ergebnissen aus der Beleglesung vorbelegt. Der Anweder prüft diese und korrigiert, bzw. reichert sie mit weiteren Daten an und vervollständigt so das Leseergebnis. Über die drei Punkte wird die Fundstelle des jeweiligen Leseergebnisses im Viewer hervorgehoben.

Viewer

Auf der rechten Seite wird der SQUEEZE Viewer angezeigt. Hierbei handelt es sich nicht um ein PDF, sondern um eine eingebundene Webkomponente, welche hier aus der Validierung ferngesteuert wird. Sie dient zur bildlichen Darstellung des Belegs und zum hervorheben von Fundstellen gelesener Werte. Weiterhin wird hier auch das lieferantenspezifische Feldtraining durchgeführt.

Zeilen

In diesem Bereich werden die ausgelesenen Positionen angezeigt. Der Anweder prüft diese und korrigiert, bzw. reichert sie mit weiteren Daten an und vervollständigt so das Leseergebnis.

Sollte das Leseergebnis bei Rechnungen mit Bestellbezug nicht ausreichen, so können die Bestell-/Wareneingangszeilen direkt importiert werden.

Bei Rechnungen ohne Bestellbezug können Positionen aus den MwSt. Raten und Kopfbeträgen generiert werden. Eine Zeile pro MwSt. Rate. Hierfür wird die Kontierungseinrichtung aus der Dokumentenklasse heran gezogen.

Dimensionen

Hier werden die Shortcut Dimensionen 1 & 2 des Belegs angezeigt.

SQUEEZE Details

Hier werden SQUEEZE spezifische Beleginformationen angezeigt.

Infoboxen

Die jeweiligen Infoboxen werden nur situationsbedingt angezeigt.

Plausibilitätseinträge

Hier werden alle zu klärende Themen für eine erfolgreiche Validierung aufgelistet.

Metadatenboxen

Die Metadatenzuordnung wird nur angezeigt, wenn vom Standard abweichende zusätzliche Felder von SQUEEZE übertragen worden sind.

Metadatenzuordnung Kopffelder

Hier werden zusätzliche Felder aus SQUEEZE aufgelistet, welche nicht zu der Standardzuordnung der Kopffelder gehören.

Metadatenzuordnung Positionsfelder

Hier werden zusätzliche Felder aus SQUEEZE aufgelistet, welche nicht zu der Standardzuordnung der Positionen gehören.

Bestellabgleichsboxen

Die Bestellabgleichsboxen werden nur angezeigt, wenn eine oder mehrere Bestellnummern auf dem Beleg erkannt worden sind.

Bestellabgleich-Info (Preise)

Hier wird für die ausgewählte Zeile der Preisvergleich angezeigt. Verglichen werden die Ergebnisse von SQUEEZE, der Lieferung, der Bestellung und der aktuellen Zeile.

Bestellabgleich-Info (Mengen)

Hier wird für die ausgewählte Zeile der Mengenvergleich angezeigt. Verglichen werden die Ergebnisse von SQUEEZE, der Lieferung, der Bestellung und der aktuellen Zeile.

Anhänge

Diese Infobox wird nur angezeigt, wenn die Anhänge zuvor heruntergeladen worden sind (das kann auf Wunsch auch automatisch nach der Belegerstellung passiert - siehe Dokumentenklassen Einrichtung. Über die drei Punkte lassen sich die Anhänge wieder entfernen.

Beleg zurückstellen / Zurückstellung entfernen

Über die Aktion Beleg zurückstellen kann ein Beleg temporär zurückgestellt werden. In dem sich öffnenden Dialog muss ein Grund ausgewählt werden:

• Kreditor existiert nicht: Der Kreditor wurde im System nicht gefunden.
• Klärungsbedarf bzgl. der Leistung: Die Liefer- oder Leistungsdetails müssen geklärt werden.
• Warten auf Wareneingang: Der Wareneingang steht noch aus.

Zusätzlich kann eine freie Notiz hinterlegt werden. Zurückgestellte Belege können nicht validiert werden, bis die Zurückstellung über Zurückstellung entfernen aufgehoben wird.

Zurückgestellte Belege werden im Rollencenter in eigenen Aktivitätenkacheln nach Grund aufgeschlüsselt dargestellt.

Ablehnung zurücknehmen

Wurde ein Beleg bereits abgelehnt, kann die Ablehnung über die Aktion Ablehnung zurücknehmen wieder aufgehoben werden. Der Beleg kehrt dann in den vorherigen Status zurück.

Beleg verschieben

Über die Aktion Beleg verschieben (im Menü unter Aktionen) kann ein Beleg in einen anderen Mandanten verschoben werden. Der Beleg wird im aktuellen Mandanten gelöscht und im Zielmandanten neu erstellt.

Kreditor erstellen/finden

Über die Aktion Kreditor erstellen/finden kann anhand der erkannten Textfelder (Name, Adresse, USt-ID etc.) ein passender Kreditor im System gesucht oder ein neuer Kreditor angelegt werden.

Fehlendes Bankkonto erstellen

Über die Aktion Fehlendes Bankkonto erstellen kann ein Kreditorbankkonto aus der erkannten IBAN angelegt werden, sofern die IBAN auf dem Beleg erkannt wurde, jedoch kein passendes Bankkonto beim Kreditor hinterlegt ist.

Kontierungscode anwenden

Über die Aktion Kontierungscode anwenden in den Zeilen können alle Positionen gelöscht und anhand einer konfigurierten steuerlichen Kontierungseinrichtung automatisch neue Zeilen generiert werden. Diese Funktion steht über die Kontierungseinrichtungen zur Verfügung.

Viewer-Modi

Der SQUEEZE Viewer in der Belegvalidierung unterstützt drei Darstellungsmodi:

• Belegübersicht: Zeigt den gesamten Beleg im Viewer an.
• Positionsfokus: Fokussiert den Viewer auf den Positionsbereich des Belegs.
• Abgedockt: Öffnet den Viewer in einem separaten Browserfenster (siehe auch "Externer Viewer").

Feldalternativen

Wenn SQUEEZE bei der Beleglesung mehrere mögliche Werte für ein Feld erkennt (z. B. mehrere mögliche Kreditorennummern), werden diese als Feldalternativen bereitgestellt. Die Feldalternativen können über die Infobox eingesehen werden. Der Anwender kann so den passenden Wert auswählen.

Lieferantenspezifisches Training

Das Training stellt eine wesentliche Optimierungs-Komponente der Verarbeitung dar.
Sofern Daten nicht eindeutig durch das System erkannt werden, können lieferanten-spezifische Trainings angewendet werden, welche den Automatisierungsgrad bei der Erfassung der Rechnungen erhöhen.

Wenn der Trainingsmodus gestartet wird, können alle relevanten Felder für ein Training ausgewählt werden.
Es können beliebig viele Trainings pro Lieferant und pro Rechnungsfeld angelegt werden.

Externe Rechnungsnummern lassen sich in der Regel nicht inhaltlich im System prüfen, da keine Daten zur Überprüfung bestehen. Dieses Feld ist z.B. ideal für Trainings.

Das Trainingsfenster wird innerhalb des Viewers am unteren Bildrand eingeblendet.

Kopffeld Training

Trainieren eines Feldes

Nachdem die Trainingsfunktion gestartet wurde, ist das zu trainierende Feld auszuwählen.

Nachdem das entsprechende Feld ausgewählt wurde, ist der Anker zu definieren.
Mit Anker ist in diesem Fall der Bezugsbegriff gemeint. In diesem Falle der auf der jeweiligen Rechnung angebrachte Begriff für die externe Belegnummer. Der Ankerbegriff ist mit der rechten Maustaste auf dem Dokument im Viewer zu markieren und wird dann gelb hinterlegt.

Anschließend ist das Feld „Wert“ im Aktionsbereich anzuklicken und dann der Wert, der gesucht werden soll. Dieser ist ebenfalls mit der rechten Maustaste zu markieren. Ist der gesuchte Wert kein zusammenhängender Wert, kann auch mit der rechten Maustaste ein beliebig großer Bereich markiert werden, um alle gewünschten Informationen auszulesen. Ist die Information angegeben, kann das Training über „Trainieren“ gespeichert werden.

Das System erzeugt einen „regulären Ausdruck“ – dieser kann von geschultem Fachpersonal oder IT-lern jederzeit noch optimiert werden. Z.B. können Leerzeichen ignoriert werden, da diese selten auch im ERP System / in der Buchung mit angegeben werden.

 

 

Testen und Prüfen der vorhandenen Trainings

Mit „Testen“ wird eine Übersicht aller bisherigen Kopffeld-Trainings angezeigt. Die Ergebnisse werden direkt mit ausgegeben. Durch einen Doppelklick auf einen Eintrag wird der Anker und der Wert in dem Viewer hervorgehoben.

Entfernen eines Trainings

Um ein Training wieder zu entfernen wird die Übersicht der vorhandenen Trainings geöffnet und der zu entfernende Eintrag markiert. Mit der Entfernen-Taste "Entf" wird der Eintrag gelöscht.

Positionsfeld Training

Trainieren einer Spalte

Nachdem die Trainingsfunktion gestartet wurde, ist das zu trainierende Feld und die dazugehörige Spalte auszuwählen.

Nachdem dies ausgewählt wurde, ist die Region zu definieren.

Diese ist so zu wählen, dass Sie möglichst die gesamte Spalte eines Feldes abdeckt. Die Region ist mit der rechten Maustaste auf dem Dokument im Viewer zu markieren und wird dann gelb hinterlegt. Hierbei ist zu beachten, dass sich keine Regionen mit bereits trainierten Regionen überschneiden sollten.

Sind die Information angegeben, kann das Training über „Trainieren“ gespeichert werden.

Testen und Prüfen der vorhandenen Trainings

Mit „Testen“ wird eine Übersicht aller bisherigen Positionsfeld-Trainings angezeigt. Durch einen Doppelklick auf einen Eintrag wird der jeweils trainierte Bereich angezeigt.

Entfernen eines Trainings

Um ein Training wieder zu entfernen wird die Übersicht der vorhandenen Trainings geöffnet und der zu entfernende Eintrag markiert. Mit der Entfernen-Taste "Entf" wird der Eintrag gelöscht.

Dokument Aufteilen

Die Trennfunktion ist hauptsächlich für E-Mail-Rechnungen gedacht. Wenn Lieferanten sich nicht an die Vorgabe der E-Mail-Rechnungs-Zustellung halten (pro PDF Datei eine Rechnung). Es ist aber auch möglich die Seiten eines PDF neu zu sortieren.

In dem neuen Fenster wird ein Dialog gestartet, um die Belege voneinander zu trennen und so aus einem Beleg mehrere zu machen.

Auf der linken Seite werden alle Seiten des original PDFs aufgelistet. In der Mitte ist der Bereich für die Neuerstellung und Rechts sieht man die aktuell ausgewählte Seite.

Um einen Beleg aufzuteilen werden die zu einer Rechnung dazugehörigen Seiten einzeln entweder per Maus mit Drag&Drop oder per Pfeil-Taste der Tastatur in den mittleren Bereich übertragen. Dort kann man auch die Reihenfolge der Seiten korrigieren.

Ist das Rechnungsdokument korrekt separiert, kann die Erzeugung eines neuen Einzelbelegs mit „Dokument erzeugen“ gestartet werden. Der neue Beleg wird direkt von SQUEEZE ausgelesen, verarbeitet und sobald er bereit steht auch in der Übersichtsliste bereitgestellt. Dieser Vorgang wird solange wiederholt bis der original Beleg komplett aufgeteilt worden ist.

Bestell- & Wareneingangsabgleich

Der Bestell- & Wareneingangsabgleich prüft die ausgelesenen Belegpositionen und vergleicht diese mit allen Bestell- & Wareneingangszeilen anhand der ausgelesenen Bestellnummern des Belegs.

Der Bestellabgleich kann nur geöffnet werden, wenn SQUEEZE eine oder mehrere Bestellnummern vom Beleg ausgelesen hat oder wenn manuell eine (im System hinterlegte) Bestellnummer in dem Validierungs-Kopffeld eingetragen wurde.

Dieser Vergleich wird nach der Abholung des Belegs aus SQUEEZE automatisch durchgeführt. Der Anwender hat die Möglichkeit diesen Vergleich auch manuell durchzuführen oder zu korrigieren.

Menü

Zuweisen

Zugewiesene Zeilen werden durch einen grünen Haken dargestellt .

Zuweisen

Hiermit wird die ausgewählte Bestell-/Lieferzeile der ausgewählten SQUEEZE Belegzeile zugewiesen.

Automatisch zuweisen

Hiermit wird allen SQUEEZE Belegzeilen die passende Bestell-/Lieferzeile zugewiesen. Hierfür muss im oberen Bereich die Bestellung/Lieferung selbst ausgewählt werden.

Zuweisung entfernen

Nicht zugewiesene Zeilen werden durch ein rotes Ausrufezeichen dargestellt .

Ausgewählte Zuweisung entfernen

Hiermit wird die Zuweisung der ausgewählten Zeile entfernt.

Alle Zuweisungen entfernen

Hiermit werden alle Zuweisungen entfernt.

Anwenden

Ausgewählte Zeile anwenden

Hiermit wird die Zuweisung der ausgewählten Zeile angewendet. Fehlende Informationen werden aus der Bestell-/Lieferzeile ergänzt. Diese Änderung wird hierdurch auch umgehend an die Validierungszeile übertragen.

Zugewiesene Zeilen anwenden

Hiermit wird die Zuweisung aller zugewiesenen Zeilen angewendet.  Fehlende Informationen werden aus den zugewiesenen Bestell-/Lieferzeile ergänzt. Diese Änderungen werden hierdurch auch umgehend an die Validierungszeilen übertragen.

Bereiche

Bestellnummer

Hier wird die derzeit zu vergleichende Bestellnummer angezeigt. Sollten mehrere Bestellnummern ausgelesen worden sein, so kann über die drei Punkte die entsprechende Liste geöffnet werden.

Bestell- & Lieferungen

in diesem Bereich werden die Bestellung und alle Ihre Zeilen, sowie alle dazugehörigen Lieferungen und deren Zeilen aufgelistet.

SQUEEZE Belegzeilen

In diesem Bereich werden alle ausgelesenen Positionen des SQUEEZE Belegs aufgelistet.

 

Bestell-/ Wareneingangszeilen importieren

Holen der Positionen aus Bestellung / Wareneingang

Menü

Hinzufügen zur Importvorschau

Hiermit werden alle ausgewählten Zeilen in die Importvorschau übernommen. 

Ausgewählte Zeilen werden durch einen grünen Haken dargestellt .

Ausgewählte Vorschauzeile löschen

Hiermit werden alle ausgewählten Zeilen aus der Importvorschau entfernt.

Importvorschau übernehmen

Hiermit werden alle Zeilen aus der Importvorschau in den zu validierenden Beleg übernommen. Sie haben die Wahl ob diese Zeilen die SQUEEZE Positionen ersetzen oder hinten angehängt werden sollen.

Bereiche

Bestellnummer

Hier wird die ausgelesene Bestellnummer angezeigt. Sollten mehrere Bestellnummern ausgelesen worden sein, so kann über die drei Punkte die entsprechende Liste geöffnet werden.

Bestell- & Lieferungen

in diesem Bereich werden die Bestellung und alle Ihre Zeilen, sowie alle dazugehörigen Lieferungen und deren Zeilen aufgelistet.

Importvorschau

In diesem Bereich werden alle ausgewählten Positionen aufgelistet.

Externer Viewer

Um das Arbeiten mit dem Viewer zu vereinfachen, kann der eingebettete Viewer abgedockt und so auf einem zweiten Bildschirm genutzt werden.

Sämtliche Viewer Funktionen, wie z.B. das Highlighting der Kopf- und Positionsdaten, sowie die Trainingsfunktionen des Viewers werden weiterhin unterstützt.

Damit der abgedockte Viewer auch bei einem Belegwechsel aktiv bleibt und sich selbstständig aktualisiert, muss in der benutzerspezifischen Einrichtung das Feld "Nur externen Viewer verwenden" gesetzt werden.

Belege hochladen

SQUEEZE for BC bietet die Möglichkeit, Belege direkt aus Business Central an das verbundene SQUEEZE-System zu senden.

Belege hochladen über die Belegübersicht

In der SQUEEZE Belegübersicht steht die Aktion Belege hochladen zur Verfügung. Beim Aufruf wird die zu verwendende Dokumentenklasse abgefragt. Anschließend öffnet sich die Upload-Seite.

Squeeze Dateiupload

Auf der Upload-Seite können Dateien per Drag & Drop in den Ablagebereich gezogen werden. Es können mehrere Dateien gleichzeitig abgelegt werden.

Über die Aktion Dateien hochladen werden alle abgelegten Dateien an den SQUEEZE Mandanten übertragen. Nach dem erfolgreichen Upload wird jede Datei mit einem Häkchen markiert.

Beim Schließen der Seite wird geprüft, ob alle abgelegten Dateien hochgeladen wurden. Sollte mindestens eine Datei nicht hochgeladen worden sein, erscheint eine entsprechende Warnung.

SQUEEZE Warteschlange

Die SQUEEZE Warteschlange bietet eine Echtzeitübersicht über den Verarbeitungsstatus aller Belege in der SQUEEZE-Pipeline des verbundenen Mandanten.

Übersicht

Die Warteschlange zeigt für jeden Verarbeitungsschritt die Anzahl der darin befindlichen Belege an:

• Fehler: Belege, bei denen ein Fehler aufgetreten ist (rot hervorgehoben). Über den Drilldown wird die SQUEEZE Web-Oberfläche geöffnet.
• Neue Dokumente: Belege, die sich im initialen Verarbeitungsschritt befinden.
• Bildaufbereitung: Belege, die aktuell bildtechnisch aufbereitet werden.
• Barcode Extraktion: Belege, bei denen Barcodes ausgelesen werden.
• Texterkennung (OCR): Belege, bei denen die Texterkennung durchgeführt wird.
• Klassifizierung: Belege, die einer Dokumentenklasse zugeordnet werden.
• Extraktion: Belege, bei denen die Datenextraktion (Beleglesung) durchgeführt wird.
• Export: Belege, die bereit zur Abholung durch Business Central sind.
• Verarbeitet: Bereits verarbeitete Belege.

Nicht-leere Schritte werden fett dargestellt. Die Ansicht aktualisiert sich automatisch alle 5 Sekunden.

Aktionen

• Belege jetzt herunterladen: Löst eine manuelle Abholung von Belegen aus SQUEEZE aus.
• Beleg hochladen: Ermöglicht das Hochladen eines Belegs an das SQUEEZE-System.

Die Warteschlange ist aus der SQUEEZE Belegübersicht über die Aktion Warteschlange erreichbar.

Viewer im Ziel-Beleg

Ab der neuesten Version kann der SQUEEZE Viewer auch in den resultierenden Zielbelegen (Einkaufsrechnungen und Einkaufsbestellungen) angezeigt werden. Dadurch können Anwender den ursprünglich gescannten Beleg jederzeit einsehen, ohne zum SQUEEZE-Beleg zurückkehren zu müssen.

Aktivierung

Die Funktion wird in der SQUEEZE Einrichtung im FastTab Viewer über den Schalter Viewer im Ziel-Beleg aktiviert.

Funktionsweise

Wenn die Funktion aktiviert ist, erscheint der SQUEEZE Viewer als Infobox (FactBox) auf den folgenden Seiten:

• Einkaufsrechnung: Der Viewer zeigt den ursprünglich gescannten Beleg an, aus dem die Rechnung erstellt wurde.
• Einkaufsbestellung: Bei Auftragsbestätigungen zeigt der Viewer den zugehörigen gescannten Beleg an.

Der Viewer unterstützt dabei alle gewohnten Funktionen, wie z. B. das Hervorheben von Fundstellen. Auch der abgedockte Modus wird unterstützt.

Hinweis

Die Verknüpfung zwischen Zielbeleg und SQUEEZE-Beleg wird automatisch über den DEXPRO Core hergestellt. Der Viewer wird nur angezeigt, wenn für den jeweiligen Einkaufsbeleg ein zugehöriger SQUEEZE-Beleg existiert.

Plausibilitätsprüfungen

Die Plausibilitätsprüfung ist ein zentraler Bestandteil der Belegvalidierung. Sie stellt sicher, dass alle relevanten Daten plausibel und vollständig sind, bevor ein Beleg weiterverarbeitet wird. Die Ergebnisse werden in der Infobox Plausibilitätseinträge angezeigt.

Kopffeld-Prüfungen

• Kreditor existiert / nicht gesperrt: Der angegebene Kreditor muss im System vorhanden sein und darf nicht gesperrt sein (optional: Gesperrtstatus "Zahlung" kann über "Gesperrten Lieferanten (Zahlung) ignorieren" in der Dokumentenklassen Einrichtung übersprungen werden).
• Pflichtfelder: Belegdatum, Buchungsdatum, Belegnummer und Belegart müssen ausgefüllt sein.
• Buchungsdatum: Das Buchungsdatum muss in einem zulässigen Buchungszeitraum liegen (kann über "Buchungsdatum nicht prüfen" deaktiviert werden).
• IBAN-Prüfung: Wenn eine IBAN erkannt wurde, wird geprüft, ob beim Kreditor ein passendes Bankkonto hinterlegt ist (kann über "IBAN nicht prüfen" deaktiviert werden).
• USt-ID-Prüfung: Wenn eine USt-ID erkannt wurde, wird geprüft, ob diese mit der hinterlegten USt-ID des Kreditors übereinstimmt (kann über "USt-ID nicht prüfen" deaktiviert werden).
• Doublettenprüfung: Es wird geprüft, ob bereits ein Beleg mit derselben Belegnummer und demselben Kreditor existiert.
• Währungscode: Der angegebene Währungscode muss im System vorhanden sein.
• Bestellnummer: Wenn eine Bestellnummer angegeben ist, muss die zugehörige Bestellung im System existieren.

Betragsüberprüfungen

• Kopfbetragsprüfung: Es wird geprüft, ob die Netto-, Steuer- und Gesamtbeträge rechnerisch korrekt sind (kann über "Kopfbetragsprüfung deaktivieren" abgeschaltet werden).
• Zeilenbetragsvergleich: Die Summe der Zeilenbeträge wird mit den Kopfbeträgen verglichen (kann über "Zeilenbetragsvergleich deaktivieren" abgeschaltet werden).
• Kopfsteuerprüfung: Es wird geprüft, ob der Steuerbetrag zum Nettobetrag und Steuersatz passt (kann über "Kopfsteuerprüfung deaktivieren" abgeschaltet werden).

Zeilenprüfungen

• Buchungsgruppen: Für jede Zeile wird geprüft, ob die erforderlichen MwSt.-Buchungsgruppen und allgemeinen Buchungsgruppen existieren.
• Artikel: Wenn ein Artikel zugewiesen ist, muss dieser im System vorhanden sein.
• Mengeneinheit: Die angegebene Mengeneinheit muss für den zugewiesenen Artikel gültig sein.
• Lagerort: Wenn ein Lagerort angegeben ist, muss dieser existieren (kann über "Lagerortprüfung deaktivieren" abgeschaltet werden).
• Dimensionen: Die Dimensionswerte in Kopf und Zeilen werden auf Gültigkeit geprüft.
• Projektdaten: Wenn Projektdaten (Projektnr., Projektaufgabennr.) zugewiesen sind, wird deren Existenz und Gültigkeit geprüft.

Konfiguration

Die einzelnen Plausibilitätsprüfungen können in der Dokumentenklassen Einrichtung unter dem Abschnitt Plausibilitätsprüfung individuell deaktiviert werden. Dies ermöglicht es, die Validierung an die jeweiligen Geschäftsprozesse anzupassen.

Auftragsbestätigungen

Neben Einkaufsrechnungen und Gutschriften unterstützt SQUEEZE for BC auch die Verarbeitung von Auftragsbestätigungen. Diese Dokumentenklasse ermöglicht es, eingehende Auftragsbestätigungen von Lieferanten automatisiert zu erfassen und mit bestehenden Einkaufsbestellungen abzugleichen.

Verarbeitung

Auftragsbestätigungen durchlaufen denselben Verarbeitungsprozess wie Rechnungen (SQUEEZE-Extraktion, Import, Validierung). Die folgenden Besonderheiten gelten:

• Pflicht-Bestellzuweisung: Im Gegensatz zu Rechnungen muss bei Auftragsbestätigungen mindestens eine Zeile einer Bestellzeile zugewiesen sein, bevor die Validierung abgeschlossen werden kann.
• Zugesagtes Wareneingangsdatum: Das vom Lieferanten bestätigte Lieferdatum wird auf Zeilenebene erfasst und als "Zugesagtes Wareneingangsdatum" übernommen.
• Kein Wareneingangs-Abgleich: Auftragsbestätigungen können nur gegen Bestellungen abgeglichen werden, nicht gegen Wareneigänge (Lieferungen).

Bestellabgleich bei Auftragsbestätigungen

Der Bestellabgleich bei Auftragsbestätigungen prüft zusätzlich folgende Bedingungen:

• Das zugesagte Wareneingangsdatum darf nicht leer sein.
• Die bestätigte Menge und der bestätigte Einzelpreis dürfen nicht Null sein.
• Abweichungen zwischen bestätigten und bestellten Werten (Menge, Preis, Rabatt, Lieferdatum) werden in den Bestellabgleich-Infoboxen hervorgehoben.

Toleranzen

Im Gegensatz zu Rechnungen steht bei Auftragsbestätigungen zusätzlich die Toleranz Wareneingangsdatum in der Dokumentenklassen- und der kreditorenbezogenen Einrichtung zur Verfügung. Diese definiert als Datumsformel, wie weit das bestätigte Lieferdatum vom erwarteten abweichen darf (z. B. 2D für zwei Tage).

Einrichtung

Um Auftragsbestätigungen zu verarbeiten, muss eine eigene Dokumentenklasse vom Typ Auftragsbestätigung in SQUEEZE und in der Dokumentenklassen Einrichtung in Business Central eingerichtet werden.