| Eigenschaft | Bedeutung |
|---|---|
| batchClass | ID der zu verwendenden Stapelklasse |
| documentClass | ID der zu verwendenden Dokumentenklasse. Der Wert '0' führt zu einer Klassifikation des Dokumentes. |
| importPath | Pfad des zu überwachenden Verzeichnisses. Ein Backslash muss durch einen weiteren Backslash maskiert werden. |
| extension | Dateiendung die importiert werden soll. Derzeit werden nur die Dateiformate PDF und TIF/TIFF unterstützt |
| client | SQUEEZE Mandant für den die Dokumente importiert werden sollen |
| port | Port des SQUEEZE Servers |
Bei erfolgreichem Import der Datei in SQUEEZE wird die Datei aus dem Verzeichnis gelöscht und nicht verschoben.
### Import von Emails Für den Import von Emails stellt SQUEEZE zwei Mögliche Schnittstelle zur Verfügung: - **EWS** Exchange Web Services - **IMAP** Internet Message Access Protocol Beide Schnittstellen/Protokolle bieten den identischen Funktionsumfang in Squeeze.Bei Microsoft Exchange Servern, die vom Kunden selbst betrieben werden, ist die IMAP Schnittstelle häufig deaktiviert, daher ist die EWS Schnittstelle zu präferieren. Bei Outlook365 (Exchange in der Cloud) sind beide Möglichkeiten aktiv.
Für die Konfiguration des Postfachs kann der SQUEEZE Webclient genutzt werden. Die Emailpostfächer werden je Stapelklasse definiert und haben daher ein eigenes Register innerhalb einer Stapelklasse. Details zur Einrichtung von Emailkonten finden Sie im SQUEEZE [Administrationshandbuch](https://docs.squeeze.one/books/administrationshandbuch "Administrationshandbuch"). ### Import per SQUEEZE API Einer der großen Vorteile der SQUEEZE API ist die direkte Rückmeldung beim Import. Im Falle eines Fehlers wird dieser Fehler direkt zurückgemeldet. Bei einer erfolgreichen Übergabe wird auch dies an den Client zurückgemeldet. Die API Funktion für den Import neuer Dokumente kann über folgende URL angesprochen werden: [http://client.server.net/api/processDocument](http://client.server.net/api/processDocument) Details zu diesem Aufruf und auch allen anderen API Funktionen können Sie in der [Swagger Dokumentation](http://client.server.net/api/dist) einsehen. ### Import per Documents SOAP API Emulation SQUEEZE ist in der Lage einige der Otris Document SOAP Funktionen zu emulieren. Unter anderem kann die `createFile` Funktion genutzt werden um Dokumente per SOAP an SQUEEZE übergeben zu können. Auch diese Schnittstelle ist bidirektional, d.h. auch bei der Nutzung dieser Schnittstelle wird der Client direkt über den Status des Imports informiert. # Bildaufbereitung Um die eingegangenen Dokumente verarbeiten und anzeigen zu können ist der Prozess der Bildaufbereitung notwendig. Folgende Schritte sind dazu notwendig: - **Konvertierung von TIF zu PDF** Da in der Regel PDFs archiviert werden sollen, ist eine Konvertierung der TIF Dokumente in das PDF Format erforderlich - **Konvertierung von PDFs zu JPEG** Die Konvertierung der PDFs in JPEGs ist notwendig, da im SQUEEZE Viewer das Markieren der Fundstellen sonst nicht möglich ist - **Trennen aller Seiten ein eine Datei je Seite** Das Trennen der Seiten in einzelne Dateien ist ebenfalls erforderlich um die Seiten im Viewer anzeigen zu können und eine schnelle Ladezeit zu gewährleisten. Ohne diese Trennung wären die Ladezeiten von Dokumenten mit mehreren hundert Seiten zu lang. Der Anwender müsste warten bis alle Seiten vollständig geladen wurden. - **Barcodeerkennung** Bei Bedarf kann SQUEEZE nach aufgeklebten Barcodes oder Trennseiten suchen, um Dokumente nach Barcodes zu trennen. Hinweis: Im Standard wird von aufgeklebten Barcodes ausgegangen, daher werden die Seiten mit einem Barcodetrenner nicht gelöscht. Sollten also Trennseiten genutzt werden, bleiben die Trennseiten erhalten. Dieses Verhalten kann derzeit nur durch einen UserExit angepasst werden. Für die Ausführung dieser Schritte muss nichts konfiguriert oder lizenziert werden. Alle diese Schritte werden automatisch ausgeführt. # Texterkennung Die SQUEEZE Texterkennung basiert auf der OCR Engine [Tesseract](https://de.wikipedia.org/wiki/Tesseract_(Software)). Tesseract wurde ausgewählt, da es unheimlich viele Konfigurationsmöglichkeiten bietet. SQUEEZE wurde so auf Tesseract abgestimmt, dass die bestmöglichen Ergebnisse für die meisten maschinell erstellten Dokumente erzielt werden. ### Texterkennung bei sehr großen Dokumenten SQUEEZE ist in der Lage auch mit mehreren hundert Seiten umzugehen. In diversen Tests wurden Dokumente mit mehr als 700 Seiten verarbeitet und analysiert. Dabei sind jedoch lange Laufzeiten zu berücksichtigen. Bei einer konservativen Berechnung gehen wir von 15 Sekunden je Seite aus. Nimmt man also ein Dokument mit 700 Seiten, so ist mit einer Verarbeitungszeit von 700 Seiten x 15 Sekunden zu rechnen. Das entspricht einer Verarbeitungszeit von knapp 3 Stunden. ### Alternative OCR Engines SQUEEZE unterstützt zusätzlich zu Tesseract weitere Lizenzpflichtige OCR Engines. Dazu gehören die **Abbyy** und **IRIS** OCR Engines. Sollte der Bedarf bestehen eine dieser alternativen Engines nutzen zu wollen, so ist dies natürlich möglich führt jedoch zu höheren Kosten, da die Engines kostenpflichtig sind. ### Texterkennung bei PDFs mit Volltext (native PDFs) Da die Bereitstellung von Rechnungen per E-Mail zum Standard geworden ist, wird die Texterkennung mittels OCR immer seltener erforderlich. Die per E-Mail bereitgestellten Dokumente beinhalten häufig "native" PDFs, die den Volltext bereits enthalten. Dieser Text kann von SQUEEZE ebenfalls verarbeitet werden. In diesem Fall wird keine Texterkennung mittels OCR ausgeführt, der Text des PDFs wird stattdessen analysiert und ausgewertet. Dabei bleiben die geometrischen Informationen der Texte erhalten und können so auch im Viewer markiert und selektiert werden. Es gibt eine Besonderheit die zu Berücksichtigen ist, bei gescannten Dokumenten, welche bereits einen Volltext enthalten, welche von einer anderen OCR Engine erstellt wurden. Bei diversen Tests wurde festgestellt, dass die genutzten OCR Engines nicht immer ein zufriedenstellendes Ergebnis liefern. Aus diesem Grund wird bei gescannten Dokumenten immer der Volltext verworfen und durch SQUEEZE und Tesseract neu erstellt. Nur so kann eine einheitliche Qualität der OCR gewährleistet werden. # Klassifikation Sofern nötig und lizenziert, ist SQUEEZE in der Lage Dokumente automatisiert zu klassifizieren. Eine manuelle Sortierung der Belege nach Dokumentenarten ist dadurch nicht mehr erforderlich. In Projekten die nur der Rechnungsverarbeitung gelten, ist die Klassifizierung nicht erforderlich. Sollten jedoch verschiedene Dokumente/Dokumentenklassen verarbeitet werden, so kann diese Klassifizierung genutzt werden. SQUEEZE analysiert hierzu den Volltext des Dokumentes vergleicht diesen mit bereits trainierten Dokumenten und ermittelt so die Dokumentenklasse. Die ermittelte Dokumentenklasse wird dann im Folgeschritt für die Erkennung genutzt. SQUEEZE extrahiert bei einer ermittelten Dokumentenklasse lediglich die Felder, die auch für diese Klasse relevant sind. # Erkennung/Extraktion Für die Erkennung/Extraktion von Dokumenten, ist es erforderlich, dass eine Dokumentenklasse für jedes Dokument zuvor bestimmt wurde. Dies kann über die Importparameter erfolgen oder über die Klassifikation von SQUEEZE. Die Bestimmung der Dokumentenklasse ist daher so wichtig, da die Dokumentenklasse den Feldkatalog bestimmt. Dieser wiederum legt fest, welche Werte auf dem Dokument mit welchem Verfahren (Lokatoren) gesucht werden sollen. Die ermittelten Werte werden entsprechend der Felddefinition formatiert. Über den Feldkatalog wird außerdem bestimmt welche der Felder Pflichtfelder sind und ob der Wert eines Feldes durch einen Anwender bestätigt werden muss. Da sich die Klassifikation des Systems auch mal irren kann, ist es natürlich während der Validierung der Dokumente möglich, die Dokumentenklasse anzupassen. Eine Änderung der Dokumentenklasse führt zur erneuten Erkennung des Dokuments mit dem Feldkatalog der neuen Dokumentenklasse. # Validierung Für die Validierung/Kontrolle der extrahierten Werte bietet SQUEEZE einen Webclient an. Dieser Webclient soll die Endanwender so gut wie möglich bei Ihrer Arbeit unterstützen. SQUEEZE bietet folgende Funktionen zur Unterstützung des Anwenders: - Markieren der Fundstellen auf dem Dokument im SQUEEZE eigenen Viewer - Anzeige von möglichen Alternativen - Formatierung der Werte entsprechend der Felddefinitionen - Taschenrechner-Funktion auf Betragsfeldern - Autovervollständigung bei manueller Eingabe von Werten - Eingabehilfe bei Feldern mit Stammdatenbezug - Übernahme von Texten des Dokuments in die Felder - Trainingsfunktion zur Verbesserung des Leseergebnisses # Export Zum Abschluss der Verarbeitung nach der Validierung der Belege werden die Belege entsprechend der Konfiguration der Dokumentenklasse an die 1-n Exportschnittstellen übergeben. SQUEEZE bietet bereits im Standard einige Schnittstellen zu Folgesystemen an. Zu diesen Schnittstellen gehören: - Otris Documents XML Export - Otris Documents SOAP Export - Otris EAS Archiv Export - Navision SOAP Export - Dynamics365 XML Export - Dynamics365 OData Export - EASY XML Server Export - MaxPost XML Export - SAP WMD xFlowInterface - SAP REMADV IDOC Export - d.velop JPL Export - Diamant ER2 Export - SLT.inplast - Workday SOAP Connector - Arriba Oracle Export Die Liste der Schnittstellen wächst mit jedem neuen Projekt und wird regelmäßig erweitert. SQUEEZE bietet die Möglichkeit mehrere Schnittstellen je Exportvorgang zu definieren, d. h. es ist z. B. möglich ein Dokument erst an den EASY XML Server zu übergeben, um im Anschluss daran die Ausgabe an Dynamics365 zu starten. Dabei ist zu berücksichtigen, dass nur im Falle eines erfolgreichen Exports die nächste Schnittstelle angesprochen wird. Scheitert der Export der ersten Schnittstelle wird der Exportvorgang abgebrochen und folgende Schnittstellen werden nicht gestartet. Eventuelle Fehlermeldungen werden direkt an den Anwender gemeldet, so dass dieser informiert ist, sollte ein Exportvorgang scheitern. Sobald alle Exportschnittstellen erfolgreich abgearbeitet wurden, wir das Dokument aus der Warteschlange der zu validierenden Dokumente entfernt und für einen bestimmten Zeitraum (aktuell 14 Tage) im SQUEEZE System vorgehalten. # Das SQUEEZE Invoice Template # Allgemein SQUEEZE wird mit einem vorkonfigurierten Invoice Template ausgeliefert. In den vergangenen Projekten wurde es immer weiterentwickelt und verfeinert. Mittlerweile ist der Standard soweit ausgearbeitet, dass nach der Installation des SQUEEZE Systems nur noch die Stammdaten zu füllen sind. Sobald diese im Invoice Template hinterlegt sind, steht der Verarbeitung der ersten Belege nichts entgegen. Installationen innerhalb einer weniger Stunden sollten daher nicht die Ausnahme sein. Auf den folgenden Seiten stehen einige Informationen zum Invoice Template bereit. # Stammdaten Für die Erkennung der Rechnungsinfomationen werden einige kunden individuelle Stammdaten benötigt. Diese Stammdaten müssen zum Teil aus anderen führenden Systemen importiert werden. Hierfür stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Zu diesen Möglichkeiten gehören: - Import von CSV Dateien - Import von XLS Dateien - Import von XLSX Dateien - Übertragung der Stammdaten mit Hilfe der SQUEEZE API Der Import der Dateien kann mit Hilfe eines geplanten Tasks automatisiert werden. Eine Downtime des Systems während der Stammdatenaufbereitung ist nicht erforderlich, so dass die Stammdatenübertragung auch während des Tages ausgeführt werden kann. Mit dem SQUEEZE Invoice Template werden folgende Stammdatentabellen ausgeliefert:| Name | Beschreibung | |
| 1 | companies | Liste aller Mandanten/Buchungskreise |
| 2 | creditors | Liste aller Lieferanten |
| 3 | eucountries | Liste aller EU Länder |
| 4 | currencies | Liste der zu suchenden Währungen |
| 5 | taxrates | Liste aller Steuersätze je Land |
| 6 | companysearch | Liste alle Ausdrücke zur Ermittlung der Mandanten/Buchungskreise |