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Workflowvorlage erstellen

Neue Workflowvorlage anlegen

  1. Öffnen Sie AWF Workflowvorlagen.
  2. Neu.
  3. Füllen Sie im Bereich Allgemein:
    • Code (eindeutig)
    • Beschreibung
    • Aktiv zunächst Nein (empfohlen)

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Primärtabelle setzen (entscheidend, da dies die Tabelle ist, für den der Workflow gestartet wird)

  1. In der Workflowvorlage (Karte) zum Bereich „Primäre Tabelle“.
  2. Feld „Primäre Tabellen-ID“ auswählen.
    • Es öffnet sich die Liste AWF Unterstützte Tabellen.
  3. Tabelle auswählen.
  4. Prüfen, ob „Primäre Tabelle Bezeichnung“ automatisch gefüllt wird.

Was dabei im Hintergrund passiert:

  • Die App erstellt/aktualisiert automatisch einen Regelsatz für die Vorlage.
  • Die Primärtabelle wird automatisch als Primäre Tabelle im Rule Set hinterlegt.

Dokumenttyp/Belegart filtern

Ältere Versionen kannten eine Primäre Belegart direkt in der Workflowvorlage. Diese Konfiguration wurde durch die Regel-Engine ersetzt.

Wenn Sie den Workflow z. B. nur für bestimmte Belegarten starten oder unterschiedliche Schritte je Belegart abbilden möchten, lösen Sie das jetzt über Regelbedingungen:

1. Öffnen Sie den passenden Bereich (z. B. Workflowauslöser → Regeln anzeigen)
2. Legen Sie eine Regelbedingung an (Aktion Bedingungen anzeigen).
3. Wählen Sie als Quellfeld z. B. "Belegart" (Feld der Primärtabelle bzw. einer zugehörigen Tabelle).
4. Setzen Sie Operator/Wert (z. B. „= Auftrag“).

Audit Trail als PDF speichern

Wenn ein Workflow erfolgreich abgeschlossen wird, kann der Audit Trail automatisch als PDF-Datei in den Dokumentanhängen des Quelldatensatzes gespeichert werden.

Konfiguration

  1. In der AWF Workflowvorlage → Feld „Audit Trail in Anhänge speichern" = Ja.
  2. Beim erfolgreichen Abschluss des Workflows wird der Audit-Trail-Bericht automatisch als PDF generiert und als Dokumentanhang an den Quelldatensatz angehängt.

Anhänge-FactBox

In der AWF Workflowinstanz-Karte werden Anhänge aus zwei Quellen kombiniert angezeigt:

  • Anhänge des Quelldatensatzes (z. B. eingescannte Rechnungen)
  • Anhänge der Workflowinstanz (z. B. generierte Audit-Trail-PDFs)

Damit haben Genehmiger und Administratoren alle relevanten Dokumente an einem Ort.

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