eInvoice Sender for Microsoft Dynamics 365 BC - de-DE
Diese Dokumentation behandelt die wesentlichen Funktionen für den täglichen Gebrauch von DEXPRO eInvoice Sender. Für eine erweiterte Konfiguration und technische Details lesen Sie bitte die Einrichtungsoptionen für Experten und kontaktieren Sie bei Bedarf den Support.
- Systemvoraussetzungen
- Installation
- Konfiguration & Administration
- Berechtigungssätze
- DEXPRO Core
- eInvoice Sender Einrichtung
- Debitoren und Kreditoren Einrichtung
- OAuth 2.0 Einrichtung
- Anwendung / Nutzung
- FAQ
Systemvoraussetzungen
Systemvoraussetzungen zur Nutzung vom eInvoice Sender for Dynamics 365 BC
Unterstützte Microsoft Dynamics 365 Business Central Versionen
Die Microsoft Dynamics 365 Business Central Integration ist auf Grund von technischen Mindestvoraussetzungen ab folgender Version möglich:
Unterstützte Microsoft Dynamics 365 Business Central Versionen
Voraussetzung zum Betrieb ist, dass die jeweilige Microsoft Dynamics 365 Business Central Version sich noch im regulären Support befindet. Der erweiterte Support (extended Support) wird ausgeschlossen.
Unterstützte Digivoice Versionen
Für den Anschluss vom eInvoice Sender an Microsoft Dynamics 365 Business Central und für den Betrieb wird ein lizensiertes Digivoice System benötigt.
License: Gültige Digivoice Lizenz
Installation
Lizenzen
Microsoft
Informationen zu den Microsoft Business Central Lizenzen.
Digivoice
Das DEXPRO Digivoice System welches an Business Central angeschlossen werden soll benötigt eine gültige Kunden-Lizenz.
Bezug der DEXPRO Module
Detailliertere Informationen finden Sie hier.
OnPrem
Für OnPrem Installationen wird auf Anfrage eines registrierten Resellers / Partners ein Runtime Package mit den benötigten Apps zur Verfügung gestellt. Diese werden durch den Partner der Kundenlizenz hinzugefügt und im Anschluss in das Microsoft Dynamics Business Central eingespielt.
Cloud
Für Cloud Installationen benötigt man lediglich Zugriff auf den Microsoft AppSource. Hier werden die benötigten DEXPRO Apps heruntergeladen.
Einrichtungsassistent
Dieser führt den Anwender Schritt für Schritt durch die unterschiedlichen Einrichtungen des Moduls.
Geführter Einrichtungsassistent
Schritt 1: Willkommen
- Überprüfen Sie die Einleitung
- Aktivieren sie die Experteneinrichtungen wenn Sie erweiterte Konfigurationsoptionen benötigen
Schritt 2: Grundlegende Informationen zur Einrichtung
Konfigurieren Sie die grundlegenden Einstellungen für die elektronische Rechnungsstellung:
- Base URL: Webservice-Endpunkt für die Dokumentenerstellung
- Anmeldeinformationen: Details zur Authentifizierung
- Standard Konfiguration: Standard Konfigurationsoptionen
Schritt 3: Zahlungsinformationen (wenn der Expertenmodus aktiviert ist)
- Konfigurieren der Zuordnungen von Zahlungsmethoden
- Bankverbindung einrichten
- Definieren Sie die Zahlungsbedingungen
Schritt 4: Validierungseinrichtung (wenn der Expertenmodus aktiviert ist))
- Regeln für die Dokumentenvalidierung konfigurieren
- Feldüberprüfungsmuster festlegen
- Anforderungen für Pflichtfelder definieren
Schritt 5: Abschließende Überprüfung
- Überprüfen sie alle Einrichtungen
- Klicken sie auf Beenden um die Einrichtung abzuschließen
Optionen für die manuelle Einrichtung
Zugriff auf zusätzliche Einstellungen über die DEXPRO eInvoice Einrichtungsseite:
Verfügbare Aktionen:
- Belegwarteschlange: Ansicht und Verwaltung ausstehender Dokumente
- Prozess Log: Überprüfung der Verarbeitungshistorie und Fehler
- Debitoreneinrichtung: Konfigurieren Sie kundenspezifische Einstellungen
- Kreditoreneinrichtung: Konfigurieren Sie lieferantenspezifische Einstellungen
Mappings Section:
- Zahlungsbedingungen Keywords: Zuordnung von Zahlungsbedingungen zu XRechnung-Codes
- Einheiten Code Mappings: Zuordnung von Maßeinheiten zu internationalen Standards
Konfiguration & Administration
Berechtigungssätze
Um die Module nutzen zu können, muss den jeweiligen Anwendern der passende Berechtigungssatz zugewiesen werden.
Folgende werden mit ausgeliefert:
- DXP Core Admin - DEXPRO Core Administrator
- DXP Core User - DEXPRO Core Benutzer
- DXP EINVOCIE Admin - DEXPRO eInvoice Administrator
- DXP EINVOICE User - DEXPRO eInvoice Benutzer
DEXPRO Core
Der DEXPRO Core verwaltet die einzelnen DEXPRO Apps und deren Dokumente pro Mandant.
Es werden alle Belege, welche über die unterschiedlichen DEXPRO Module in Microsoft Dynamics 365 Business Central eingelaufen und verarbeitet worden sind, angezeigt. Zur Nachvervollgung von einzelnen Belegen wird auf eine globale Nummernserie, welche über alle DEXPRO Apps genutzt wird, gesetzt. Dies bietet den Vorteil, dass die Anwender mit nur einer Nummernserie pro Beleg arbeiten.
Weitere Informationen finden sie hier.
eInvoice Sender Einrichtung
In der eInvoice Sender Einrichtung wird sowohl die Anbindung an das DIGIvoice System, als auch die Verarbeitung innerhalb der App eingerichtet.
Menü
Konfiguration herunterladen
Hiermit wird die Konfiguration und der Aufbau der e-Rechnungsstrukturen heruntergeladen.
Zugehörig
Belegwarteschlange
Über diesen Menüpunkt erreichen Sie die Belegwarteschlange.
Prozessprotokoll
Über diesen Menüpunkt erreichen Sie das Prozessprotokoll der Transaktionen mit Digivoice.
Debitoreneinrichtung
Über diesen Menüpunkt erreichen Sie die debitorenspezifische Einrichtung.
Kreditoreneinrichtung
Über diesen Menüpunkt erreichen Sie die kreditorenspezifische Einrichtung.
OAuth 2.0 Einrichtung
Über diesen Menüpunkt erreichen Sie die OAuth 2.0 Einrichtung zur Authentifizierung am Digivoice System.
Zuordnungen
- Schlüsselwörter für Zahlungsbedingungen - Zuordnung der e-Rechnungsschlüsselwörter auf vorhandene Zahlungsbedingungen
- Einheitencodes - Zuordnung der e-Rechnungseinheiten auf die vorhandenen Einheitencodes
- XR-Feldstruktur - Struktur der e-Rechnungsbelege
Allgemein
In diesem FastTab kann man die Nutzung dieser App aktivieren/deaktivieren und die Verbindung zum Digivoice System einrichten.
Export-Einstellungen
Hier werden die Standards für den Export hinterlegt.
eInvoice Konformitätsprüfung
Hier finden Sie die Einstellungen zu der Konformitätsprüfung.
Belegwarteschlange
Hier wird festgelegt, wie lange die Einträge aufbewahrt werden sollen.
Debitoren und Kreditoren Einrichtung
Debitorenspezifische Einrichtungen
Zugang über DEXPRO eInvoice Einrichtung → Debitoreneinrichtung
Konfigurationsoptionen:
- E-Mail überschreiben: Andere E-Mail als Standard verwenden
- Automatische Verarbeitung: Automatisches Senden von Dokumenten aktivieren/deaktivieren
- Sendeprofil: Standardformat für diesen Kunden
- Käufer Referenz: Kundenspezifische Referenzanforderungen
Kreditorenspezifische Einrichtungen
Eine ähnliche Konfiguration ist für Lieferanten für Einkaufsgutschriften verfügbar.
Email Vorlagen
Das System verwendet Word-basierte E-Mail-Vorlagen:
Verfügbare Templates:
- SalesInvoiceEmail.docx: Verkaufsrechnungs emails
- SalesCreditMemoEmail.docx: Verkaufsgutschriften emails
- ServiceInvoiceEmail.docx: Service Rechnungen emails
- PurchaseCreditMemoEmail.docx: Einkaufsgutschriften emails
Funktionen der Vorlagen:
- Professionelle Formatierung
- Dynamische Einfügung von Inhalten
- Branding des Unternehmens
- Unterstützung mehrerer Sprachen
OAuth 2.0 Einrichtung
Hier werden die OAuth 2.0 / Open Id User und deren Access Token verwaltet.
Anwendung / Nutzung
Arbeiten mit elektronischen Rechnungen
Verkaufsdokumente
Verkaufsaufträge und Rechnungen
Verkaufsdokumente wie Aufträge und Rechnungen haben nun eine Factbox für die e-Rechnungskonformitätsprüfung erhalten. In dieser wird der User auf Folgendes hingewiesen:
- Erforderliche Pflichtfelder, die leer sind
- Validierungswarnungen
- Status der Konformität
Häufig fehlende Felder:
- fehlende Umsatzsteuer-Identifikationsnummern der Kunden
- Unvollständige Rechnungsadressen
- Ungültige E-Mail-Adressen
- Codes der Zahlungsarten
Gebuchte Verkaufsrechnungen
Sie finden in der gebuchten Verkaufsrechnungen Übersicht:
Neue Felder:
- DXP eInvoice Dokument versand: Zeigt an, ob ein elektronisches Dokument gesendet wurde
Neue Aktionen:
- DEXPRO eInvoice herunterladen: Elektronisches Dokument herunterladen
- Email DEXPRO eInvoice: Elektronisches Dokument per E-Mail versenden
Gebuchte Verkaufsgutschriften
Ähnliche Funktionalität verfügbar in den gebuchten Verkaufsgutschriften:
- Verfolgung des Dokumentenstatus
- Download- und E-Mail-Aktionen
Service Rechnungen
Die elektronische Rechnungsstellung ist mit den gleichen Funktionalitäten ebenfalls auch für Service Rechnungen möglich.
Dokumenttypen und -formate
Beim Herunterladen oder Versenden von Dokumenten per E-Mail können Sie wählen zwischen:
- XRechnung XML: Reines XML-Format, das den deutschen Standards entspricht
- ZUGFeRD PDF: Hybrid-PDF mit eingebetteten XML-Daten
- XRechnung XML und Standard PDF: Beide Formate in einer ZIP-Datei
Versenden von Dokumenten
Manuelles Senden
- Öffnen Sie einen beliebigen gebuchten Verkaufsbeleg
- klicken sie auf Email DEXPRO eInvoice
- Wählen Sie das gewünschte Format
- Das System tut folgendes automatisch:
- Erzeugt das elektronische Dokument
- Erstellt eine E-Mail mit der entsprechenden Vorlage
- Sendet an die E-Mail Adresse des Kunden
Automatisches Verarbeiten
Das System kann Dokumente automatisch über die Dokumenten Warteschlange verarbeiten:
- Belege werden bei der Buchung in eine Warteschlange gestellt
- Hintergrundverarbeitung erzeugt und versendet elektronische Dokumente
- Statusverfolgung zeigt den Bearbeitungsfortschritt
Dokumenten Verwaltung
Dokumentenwarteschlange
Zugang über DEXPRO eInvoice Einrichtung → Dokumentenwarteschlange
Angezeigte Spalten:
- Lfd. Nr.: Eindeutiger Bezeichner
- Belegart: Art des Dokuments (Rechnung, Gutschrift, usw.)
- Belegnr.: Business Central Belegnummer
- Debitor/Kreditor Nr.: Handelspartner
- Status: Aktueller Bearbeitungsstand
- Erstellungszeitstempel: Eintragungszeit in der Warteschlange
- Sende Profil: Zu erzeugendes Format
Verfügbare Aktionen:
- Prozess: Manuelles Auslösen der Verarbeitung
- Status zurücksetzen: Fehlgeschlagene Artikel zurücksetzen
- Löschen: Aus der Warteschlange entfernen
Prozess Log
Überwachung aller Systemaktivitäten über DEXPRO eInvoice Einrichtung → Prozess Log
Aufgezeichnete Informationen:
- Zeitstempel der Verarbeitungen
- Status Erfolg/Misserfolg
- Fehlermeldungen
- Belegdetails
FAQ
Hier finden sie Fragen und Antworten zu verschiedenen Szenarien.
Troubleshooting
Verbreitete Probleme
Dokument wird nicht generiert
Prüfen Sie:
- Alle erforderlichen Felder sind ausgefüllt (verwenden Sie die Factbox für fehlende Felder)
- Der Debitor hat eine gültige E-Mail Adresse
- MwSt. Einrichtung ist korrekt
- Die Verbindung zum Web Service funktioiert
Email wird nicht versandt
Prüfen Sie:
- Email Einrichtung in Business Central
- Debitoren email Adresse ist gültig
- SMTP Konfiguration
- Prozess Log für Fehlerdetails
Validierungsfehler
Verbreitete Fälle:
- Fehlende Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ungültige GLN codes
- Unvollständige Adressdaten
- Nicht unterstützte Zahlungsarten
Fehlerbehebung
Prozess Log Analyse
- Öffnen Sie das Prozess Log aus der Einrichtung
- Filter nach Datumsbereich oder Dokumentennummer
- Fehlermeldungen überprüfen
- Prüfen Sie das Feld „Kontext“ auf spezifische Probleme
Dokumentenwarteschlangen Verwaltung
- Öffnen Sie die Dokumentenwarteschlange
- Identifizieren Sie fehlgeschlagene Elemente (Statusindikatoren)
- Nutzen Sie Status zurücksetzen um die Bearbeitung zu wiederholen
- Prüfen der Dokumentendaten vor der Weiterverarbeitung
Hilfe bekommen
Eingebauter Leitfaden
- Tool Tips: Bewegen Sie den Mauszeiger über die Felder für Erklärungen
- Fehlende Felder Factbox: Zeigt Validierungsprobleme
- Prozess Log: Detaillierte Fehlerinformationen
Hilfsmittel
- Feldüberprüfungsmeldungen prüfen
- Überprüfung der Prozessprotokolleinträge
- Überprüfen der Setup-Konfiguration
- Kontaktieren Sie DEXPRO Solutions GmbH für technische Unterstützung
Bewährte Praktiken
- Erst die Einrichtung abschließen: Führen Sie die geführte Einrichtung vollständig aus, bevor Sie Dokumente verarbeiten
- Test mit Beispieldaten: Bearbeitung von Testdokumenten vor der Inbetriebnahme
- Prozess Log prüfen: Regelmäßige Überprüfung auf Verarbeitungsprobleme
- Pflegen Sie Kundendaten: E-Mail-Adressen und Mehrwertsteuernummern auf dem neuesten Stand halten
- Dokumentenwarteschlange prüfen: Status der automatischen Verarbeitung überwachen