Benutzer und Benutzergruppen

Über die WEB-Konfiguration für die Benutzer und Benutzergruppen können sowohl Benutzer als auch Zugriffsprofile über die WEB-Konfiguration erstellt und angepasst werden. Es gibt einen Ordner für die Benutzer und einen Ordner für die Benutzergruppen.

Die Konfigurations-Ordner für die Benutzer und Benutzergruppen wurden aus der Contract-Lösung adaptiert. Die Mappentypen "otrUser" und "otrAccessProfile" wurden hierfür übernommen - die hinterlegten Skripte wurden jedoch durch eigene Skripte ersetzt. Falls auf demselben System bereits ein Contract installiert ist oder installiert werden soll, müssen die Original-Mappentypen und die Original-Skripte und Ordner verwendet werden!

Bei einer aktiven LDAP-Anbindung sind diese Ordner überflüssig bzw. können nur für die nicht synchronisierten Objekte verwendet werden.

Über benutzerdefinierte Aktions-Buttons können zum einen neue Benutzer (oder Benutzergruppen) erstellt werden oder es werden die Benutzer-Daten aus Documents mit den Benutzer-Mappen synchronisiert. Bei den Benutzern ist darauf zu achten, dass die Angabe der Mail-Adresse ein Pflichtfeld am Mappentypen "otrUser" ist! Auch bei den technischen Benutzer muss eine gültige Mail-Adresse hinterlegt sein!

       

Benutzer

Über die Aktionsliste bei der Benutzer-Konfiguration können persönliche Ordner für alle Benutzer ausgeblendet werden oder mit Icons versehen werden. Für den Invoice-Standard werden zum Beispiel die Ordner "Gesendet", "Versendung beendet" und "In Arbeit" nicht benötigt und führen in der Anwender-Schulung zu unnötigen Fragen. Die Icons neben den persönlichen Ordnern können je nach Wunsch des Kunden gesetzt werden. Beim "Design20" haben die Icons zum Beispiel keine Auswirkung. Die zur Verfügung stehenden "entypo" Bilder befinden sich unterhalb der Documents-Installation im Ordner "doc". Die "entypo.zip" muss entpackt werden und im neuen Ordner "entypo" muss die "index.html" mit einem Browser geöffnet werden.

Über die Benutzer-Akten können die wichtigsten Benutzer-Einstellungen gesetzt werden. Beim Speichern werden die Daten zurück an den Benutzer übertragen. Über das Status-Icon am Benutzer ist schnell sichtbar welche Benutzer abwesend sind oder welche Benutzer gesperrt wurden.

Bei abwesenden Benutzern wird in der Mappenansicht der Button "Benutzer anwesend setzen" eingeblendet. Über den Button wird die Abwesenheitseinstellung direkt wieder aufgehoben.

In der Aktions-Liste zum Benutzer befinden sich weitere benutzerdefinierte Aktionen. Über "Passwort ändern" kann zum Beispiel ein initiales Passwort gesetzt werden oder ein vergessenes Passwort kann auf ein Standard-Passwort zurückgesetzt werden. Die Abwesenheits-Einstellung umfasst auch den Zeitraum der Abwesenheit und die Abwesenheitsmitteilung. Über die Einstellung "E-Mails sammeln" können die Uhrzeiten ausgewählt werden, zu denen die Sammel-Mails versendet werden. Die Sammel-Mails betreffen die Documents-Standard-Mails bei einem neuen Posteingang und haben keinen Einfluss auf die Invoice-spezifischen Eskalations-Mails! Bei abwesenden Benutzern können die Mappen aus dem Posteingang delegiert werden.

Benutzergruppen

Bei den Benutzergruppen kann neben der Benutzer-Zuordnung lediglich die Übersetzung in den unterschiedlichen Sprachen angegeben sowie eine Beschreibung der Verwendung angegeben werden.

Im Folgenden werden die im Standard ausgelieferten Gruppen genauer erläutert. Die Benutzer der Gruppe "Invoice" erhalten Mappenrechte am Mappentypen "Invoice". Alle Benutzer die am Rechnungs-Workflow teilnehmen müssen der Gruppe "Invoice" zugeordnet werden! Spezifischere Zugriffsrechte werden durch ein GACL-Feld gesteuert.

Die Gruppe "TechAccessProfile" wird im Workflow verwendet, wenn Mappen auf weitere Verarbeitung warten.