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Documents Abgleich Mappentypen

Manueller Abgleich Invoice Mappentyp / Update otrAccessProfile und otrUser

Die Mappentypen otrAccessProfile und otrUser werden für gewöhnlich nicht angepasst. Diese Mappentypen werden u. a. auch im Contract verwendet. Sollte ebenfalls ein Contract installiert sein, dann sollten die Mappentypen nicht überschrieben werden! Andernfalls können die Mappentypen über die Update-XML überschrieben werden. Projektspezifische Anpassungen müssen manuell wieder hergestellt werden.

In der Regel wird am Mappentypen Invoice zu viel im Projekt angepasst, um an dieser Stelle ein Mappentyp-Update empfehlen zu können. Ein Mappentyp-Update verändert die Feldreihenfolge auf allen Registern und alle Feldeigenschaften werden auf den Standard zurückgesetzt. Die Trefferlisten und Suchmasken werden überschrieben und alle weiteren Anpassungen werden ggf. wieder zurückgestellt und müssen zeitaufwändig wieder angepasst werden.

Von einem Mappentyp-Update wird dringend abgeraten!

Es werden immer wieder neue Felder am Mappentypen hinzugefügt. In der Regel werden die neuen Felder nicht zwingend benötigt und müssen nicht zwingend angelegt werden - hier muss im Einzelfall die Notwendigkeit abgewogen werden. Es bietet sich an die Felder alphabetisch zu sortieren und mit einer aktuellen Version zu vergleichen, indem der Documents-Manager auf einem zweiten Monitor geöffnet wird. So lassen sich neue Felder einfach identifizieren. Neu hinzugefügte Felder können initial ausgeblendet werden, wenn Sie nicht benötigt werden. Technische Felder sollten dem Register "Workflow" hinzugefügt werden.

Neuere Felder sind zum Beispiel:

  • CostCenter /CostCenterDesc
    Kostenstelle im Kopf inklusive Pop-Up und Autocomplete-Funktion.
  • HR_PROJECT / ProjectRef / ProjectIDInt
    Verknüpfung zum Mappentypen "ProjectFile". Wird nur benötigt, wenn Rechnungen zu Projekt-Akten verknüpft werden sollen.
  • PaymentAmount / PaymentID / PaymentList
    Der Zahlungs-Informationen werden generell nur benötigt, wenn im Workflow nach der Buchung auf die Zahlung gewartet wird.
  • HR_SQUEEZE / SqueezeStatus / SqueezeID
    Wird für den Support bei zur Kommunikation mit Squeeze benötigt. Die Felder sollten ergänzt werden, wenn Sie noch nicht vorhanden sind.
  • HR_BREEZE / BreezeID / CoreID / NavisionMetadata / NavisionDimensionData
    Die Felder werden zur Kommunikation mit Navision BC365 benötigt.
  • AutoValidation
    Die Checkbox kann in den Workflow-Regeln verwendet werden um die Validierung zu überspringen, wenn Squeeze bereits alle benötigten Daten erkannt hat. Die zugehörigen Funktion "docFile.checkAutoValidation()" wird in der "DEXPRO__UserExit_InvoiceLib" ausgeliefert.
  • GoodsReceiptID / OrderConfirmationID
    Der Invoice-Mappentype kann auch für Wareneingänge oder Auftragsbestätigungen verwendet werden. Durch das Ein- und Ausblenden von Feldern über die Feldkonfiguration und der Einrichtung neuer Workflows können auch andere Belegtypen abgebildet werden.

Die benutzerdefinierten Aktionen können wie die Feldliste abgeglichen werden. Hier sollten alle nicht vorhandenen benutzerdefinierten Aktionen ergänzt werden. Neue benutzerdefinierte Aktionen werden standardmäßig ausgeblendet, solange sie nicht explizit im Skript "Invoice__UserExit_DF_ShowUserDefinedActions" definiert werden.

Neue Mappeneigenschaften können - müssen aber nicht zwingend übernommen werden. Bei älteren Versionen wurde bei den Eigenschaften "ArchiveMonitorAsPdf" und "ArchiveStatusAsPdf" der Wert "true" gesetzt - es muss aber zwingend die "1" sein. Dies sollte korrigiert werden.

Wenn nach den Anpassungen ein "Mappen ändern" durchgeführt werden muss, dann werden alle durch den Workflow angepassten Feldeigenschaften auf die Standardwerte zurückgesetzt. In diesem Fall muss der JOB "Invoice_JOB_SetFieldConfig" ausgeführt werden. Dieser führt für alle Invoice-Akten die Aktion "Feldkonfiguration laden" aus.

 

Update Outbars Invoice / Administration

Bei den öffentlichen Ordnern muss zwischen den Outbars Invoice und den Administrations-Outbars unterschieden werden. Die Ordner auf der Outbar Invoice wurden bereits im Projekt passend für den Kunden ein- und ausgeblendet und gegebenenfalls wurden projektspezifische Ordner hinzugefügt; benutzerdefinierte Aktionen an Ordnern hinzugefügt und Zugriffsberechtigungen gesetzt. Die komplette Konfiguration entspricht in der Regel bereits genau dem, was der Kunde sehen möchte und durch ein Update auf die neueste Invoice-Version würden größtenteils nicht benötigte Ordner importiert. Hier ist die Empfehlung nur sinnvolle und geforderte Neuerungen manuell aus dem aktuellen Standard zu übernehmen.

Bei der Administrations-Outbar werden hingegen häufig nur wenige bis gar keine Anpassungen vorgenommen. Hier empfiehlt es sich die Update-XML zu importierten. Dabei werden bestehende Outbars und Ordner überschrieben und neue Ordner werden hinzugefügt. Ggf. müssen im Anschluss nicht benötigte Admin-Outbars deaktiviert werden und einzelne Ordner müssen ein- oder ausgeblendet bzw. an die korrekte Stelle verschoben werden. Der Aufwand ist im Vergleich zum manuellen Abgleich in der Regel deutlich geringer.

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