Documents5 XML Importe
Die Anpassungen am Invoice-Standard werden Form von XML-Import-Dateien zur Verfügung gestellt. Es können - wenn nicht anders beschrieben - die Installations-XML-Dateien verwendet werden. Da nicht alle XML importiert werden sollten, sollte diese Anleitung gut gelesen werden!
Update Portal-Skripte
Im ersten Schritt werden die verschlüsselten Skripte aktualisiert. Hierfür kann die XML-Import-Datei aus dem Installations-Ordner importiert werden. Es wird jedoch nicht nur der Skript-Inhalt, sondern auch die Skript-Eigenschaften überschrieben und das wirkt sich vor allem auf die Job-Skripte aus!
Die Einstellungen an den konfigurierten Job-Skripten werden durch das Update überschrieben! Jobs könnten deaktiviert oder wieder aktiviert werden oder werden zu anderen Zeitpunkten ausgeführt! Daher sollten die Einstellungen vorab notiert werden und müssen nach dem Update wieder manuell hergestellt werden.
Die User-Exit-Skripte dürfen beliebig projektspezifisch angepasst und erweitert werden. Aus diesem Grund sollten diese Skripte regelmäßig gesichert werden. Auch wenn keine Anpassungen an den Skripten vorgenommen wurden können die neuen Skript-Versionen Beispiel-Konfigurationen enthalten, die im Projekt nicht gewünscht sind!
Die UserExit-Skripte werden daher einzeln als XML-Export bereitgestellt. Hier muss in jedem Einzelfall entschieden werden, ob ein Skript bestehen bleibt oder ausgetauscht werden soll. Manchmal enthalten die neuen Skript-Versionen sinnvolle Optimierungen und Beispiel-Konfigurationen für neue Funktionen und ein häufiger Grund für Updates sind neue Features. Aus diesem Grund kann es sich lohnen einige Funktionen abzugleichen. Neu hinzugekommene UserExit-Skripte sollten importiert werden.
In jedem Fall müssen die vorhandenen UserExit-Skripte mit den neuen Skripten auf neue UserExit-Skripte abgeglichen werden. Fehlende Skripte können bei einem Update zu fehlern führen.
Update Workflow
Der Workflow muss nur importiert werden, wenn sich die Versionsnummer geändert hat. Nach dem Update des Mappentypen muss der aktuelle Workflow als Standard-Workflow hinterlegt werden. So lange wie einige Mappen noch ältere Workflow-Versionen verwenden, müssen diese Workflows unter "Zulässige Workflows" gelistet sein!
Wenn die Documents-Lizenz keine freie Workflow-Lizenz enthält muss der alte Workflow deaktiviert werden. Die bestehenden Mappen laufen trotzdem mit dem alten Workflow weiter. Es können nur keine neuen Workflows mit der alten Workflow-Version gestartet werden. Neu angelegte Mappen starten mit der neuen Version.
Update Mappentypen / Manueller Abgleich
An dieser Stelle werden explizit beide Varianten vorgestellt. In der Regel wird am Mappentypen viel angepasst. Das betrifft die Feldreihenfolge auf allen Registern; auch in den Trefferlisten und Suchmasken, die Anlage neuer Felder sowie die Anlage neuer benutzerdefinierter Aktionen und weiterer Anpassungen. Durch das Einspielen des Update-Mappentypen werden alle Anpassungen wieder überschrieben!
Die projektspezifischen Anpassungen am Mappentypen müssen demnach sehr gut dokumentiert werden, wenn diese Variante gewählt wird. Die Wiederherstellung der einzelnen projektspezifischen Anpassungen ist sehr zeitaufwändig.
Projektspezifisch hinzugefügte Felder werden durch den XML-Update-Mappentypen nach ganz oben verschoben und müssen manuell wieder an die korrekte Stelle geschoben werden. Auch die Anordnung der Standard-Felder und projektspezifisch angepasste Standard-Feld-Eigenschaften gehen verloren und müssen manuell wieder hergestellt werden.
Angepasste Standard-Feld-Eigenschaften sollten alternativ durch die WEB-Feld-Administration umgesetzt werden. Hierdurch erspart man sich die Anpassung am Mappentypen bei späteren Updates.
Alternativ besteht die Möglichkeit des manuellen Abgleichs, indem man den Mappentypen auf dem Kundensystem öffnet und parallel die neue Version des Mappentypen auf einem zweiten Monitor öffnet. die Felder sollte man alphabetisch sortiert anzeigen lassen. Dadurch werden fehlende Felder schnell erkannt und können manuell hinzugefügt werden. Schwierig ist es, wenn Feldeigenschaften hinzugefügt wurden, wie zum Beisipel eine Autocomplete-Funktion auf dem Kreditor-Namen oder der Bestellnummer. Hierfür ist es ratsam die Änderungen in der "INVOICE_CHANGELOG.md" zu lesen.
Ähnlich kann man bei den benutzerdefinierten Aktionen vorgehen. Neue Mappeneigenschaften können - müssen aber nicht zwingend übernommen werden.
Wenn nach den Anpassungen ein "Mappen ändern" durchgeführt werden muss, dann werden alle durch den Workflow angepassten Feldeigenschaften auf die Standardwerte zurückgesetzt. In diesem Fall muss der JOB "Invoice_JOB_SetFieldConfig" ausgeführt werden. Dieser führt für alle Invoice-Akten die Aktion "Feldkonfiguration laden" aus.
Update öffentliche Ordner
Bei den öffentlichen Ordnern muss zwischen den Outbars "Invoice" und den Administrations-Outbars unterschieden werden. Die Ordner auf der Outbar "Invoice" wurden bereits im Projekt passend für den Kunden ein- und ausgeblendet und gegebenenfalls wurden projektspezifische Ordner hinzugefügt; benutzerdefinierte Aktionen an Ordnern hinzugefügt und Zugriffsberechtigungen gesetzt. Die komplette Konfiguration entspricht in der Regel bereits genau dem, was der Kunde sehen möchte und durch ein Update auf die neueste Invoice-Version würden größtenteils nicht benötigte Ordner importiert. Hier ist die Empfehlung nur sinnvolle Neuerungen zu übernehmen. Unter "XML SingleExports\Folders\Invoice\" befinden sich die einzelnen XML-Importe zu den Ordnern. Hier können einzelne XML importiert werden.
Bei den Administrations-Ordnern werden hingegen häufig nur wenige bis gar keine Anpassungen vorgenommen. Hier empfiehlt es sich die große XML für den Import der Administrations-Outbar plus Sub-Outbars plus Ordner erneut zu importierten. Dabei werden bestehende Outbars und Ordner überschrieben und neue Ordner werden hinzugefügt.