Documents5 XML Importe
Das Update-Paket enthält nur die für das Update benötigten XML-Dateien!
Update Portal-Skripte
Die verschlüsselten Skripte können gesammelt als XML importiert werden. Hierfür werden passende XML-Import-Dateien bereitgestellt. Es wird jedoch nicht nur der Skript-Inhalt, sondern auch die Skript-Eigenschaften überschrieben und das wirkt sich vor allem auf die Job-Skripte aus!
- Die Einstellungen an den konfigurierten Job-Skripten sollten vor dem Update notiert werden, denn die Einstellungen werden durch das Update überschrieben!
Die UserExit-Skripte dürfen beliebig projektspezifisch angepasst und erweitert werden. Aus diesem Grund sollten die angepassten Skripte regelmäßig gesichert werden.
Das Update Pakte enthält alle UserExit-Skripte als Einzel-XML-Export und diese werden pro Skript-Kategorie in einem separaten Ordner abgelegt. Die noch nicht existierenden Skripte müssen importiert werden. Die Skripte aus der Skript-Kategorie "Dexpro_UserExit_NavScripts" werden nur bei einer Navision-Anbindung benötigt.
Die bereits existierenden Skripte müssen nicht zwingend angepasst werden. Folgende Anpassungen werden empfohlen:
- DEXPRO__UserExit_AfterLogin
Das Skript soll als Eigenschaft "afterLoginScript" am Mandanten hinterlegt werden. - DEXPRO__UserExit_Autocomplete
Einträge zu neuen Feldern können übernommen werden - DEXPRO__UserExit_TechActionLib
In der aktuellen Version enthalten die Funktionen einen Parameter "log". Bei den beim Kunden verwendeten Funktionen sollte der Parameter ergänzt und vorhandene util.out() sollten durch log.info() bzw. log.err() ersetzt werden. Das erleichtert die Supportfälle.
In der Funktion ue_Archiving() wird vor der Archivierung die sqz-Datei vom Squeeze-Register entfernt und das Register wird ausgeblendet. Nach der Archivierung wird der ArchivKey der Mappe in die Tabelle Invoice_Posting_Head geschrieben. Diese Parts sollten - wenn noch nicht vorhanden - übernommen werden.
Update Workflow
Der Workflow muss nur importiert werden, wenn sich die Versionsnummer geändert hat. Nach dem Update des Mappentypen muss der aktuelle Workflow als Standard-Workflow hinterlegt werden. So lange wie einige Mappen noch ältere Workflow-Versionen verwenden, müssen diese Workflows unter "Zulässige Workflows" gelistet sein!
Wenn die Documents-Lizenz keine freie Workflow-Lizenz enthält muss der alte Workflow deaktiviert werden. Die bestehenden Mappen laufen trotzdem mit dem alten Workflow weiter. Es können nur keine neuen Workflows mit der alten Workflow-Version gestartet werden. Neu angelegte Mappen starten mit der neuen Version.
Manueller Abgleich Invoice Mappentyp / Update otrAccessProfile und otrUser
In der Regel wird am Mappentypen "Invoice" zu viel angepasst, um an dieser Stelle ein Mappentyp-Update empfehlen zu können. Ein Mappentyp-Update verändert die Feldreihenfolge auf allen Registern und alle Feldeigenschaften werden auf den Standard zurückgesetzt. Die Trefferlisten und Suchmasken werden überschrieben und alle weiteren Anpassungen werden ggf. wieder zurückgestellt und müssen zeitaufwändig wieder angepasst werden. Aus diesem Grund wird von einem Mappentyp-Update dringen abgeraten!
Es werden immer wieder neue Felder am Mappentypen hinzugefügt. In der Regel werden die neuen Felder nicht zwingend benötigt und müssen nicht zwingend angelegt werden - hier muss im Einzelfall die Notwendigkeit abgewogen werden. Es bietet sich an die Felder alphabetisch zu sortieren und mit einer aktuellen Version zu vergleichen, indem der Documents-Manager auf einem zweiten Monitor geöffnet wird. So lassen sich neue Felder einfach identifizieren. Neu hinzugefügte Felder können initial ausgeblendet werden, wenn Sie nicht benötigt werden. Technische Felder sollten dem Register "Workflow" hinzugefügt werden.
Neuere Felder sind zum Beispiel:
- CostCenter /CostCenterDesc
Kostenstelle im Kopf inklusive Pop-Up und Autocomplete-Funktion. - HR_PROJECT / ProjectRef / ProjectIDInt
Verknüpfung zum Mappentypen "ProjectFile". Wird nur benötigt, wenn Rechnungen zu Projekt-Akten verknüpft werden sollen. - PaymentAmount / PaymentID / PaymentList
Der Zahlungs-Informationen werden generell nur benötigt, wenn im Workflow nach der Buchung auf die Zahlung gewartet wird. - HR_SQUEEZE / SqueezeStatus / SqueezeID
Wird für den Support bei zur Kommunikation mit Squeeze benötigt. Die Felder sollten ergänzt werden, wenn Sie noch nicht vorhanden sind. - HR_BREEZE / BreezeID / CoreID / NavisionMetadata / NavisionDimensionData
Die Felder werden zur Kommunikation mit Navision BC365 benötigt. - AutoValidation
Die Checkbox kann in den Workflow-Regeln verwendet werden um die Validierung zu überspringen, wenn Squeeze bereits alle benötigten Daten erkannt hat. Die zugehörigen Funktion "docFile.checkAutoValidation()" wird in der "DEXPRO__UserExit_InvoiceLib" ausgeliefert.
Bei den benutzerdefinierten Aktionen sollten .
Ähnlich kann man bei den benutzerdefinierten Aktionen vorgehen. Neue Mappeneigenschaften können - müssen aber nicht zwingend übernommen werden.
Wenn nach den Anpassungen ein "Mappen ändern" durchgeführt werden muss, dann werden alle durch den Workflow angepassten Feldeigenschaften auf die Standardwerte zurückgesetzt. In diesem Fall muss der JOB "Invoice_JOB_SetFieldConfig" ausgeführt werden. Dieser führt für alle Invoice-Akten die Aktion "Feldkonfiguration laden" aus.
Update öffentliche Ordner
Bei den öffentlichen Ordnern muss zwischen den Outbars "Invoice" und den Administrations-Outbars unterschieden werden. Die Ordner auf der Outbar "Invoice" wurden bereits im Projekt passend für den Kunden ein- und ausgeblendet und gegebenenfalls wurden projektspezifische Ordner hinzugefügt; benutzerdefinierte Aktionen an Ordnern hinzugefügt und Zugriffsberechtigungen gesetzt. Die komplette Konfiguration entspricht in der Regel bereits genau dem, was der Kunde sehen möchte und durch ein Update auf die neueste Invoice-Version würden größtenteils nicht benötigte Ordner importiert. Hier ist die Empfehlung nur sinnvolle Neuerungen zu übernehmen. Unter "XML SingleExports\Folders\Invoice\" befinden sich die einzelnen XML-Importe zu den Ordnern. Hier können einzelne XML importiert werden.
Bei den Administrations-Ordnern werden hingegen häufig nur wenige bis gar keine Anpassungen vorgenommen. Hier empfiehlt es sich die große XML für den Import der Administrations-Outbar plus Sub-Outbars plus Ordner erneut zu importierten. Dabei werden bestehende Outbars und Ordner überschrieben und neue Ordner werden hinzugefügt.