Rückfrage beim Validieren

Wer in einer Rechnung die Kontierung korrigiert, kann daraus gleich eine Regel machen. Beim Klick auf Validiert prüft das System die Positionen. Weichen Werte von den Regeln ab, fragt es nach, ob daraus Regeln werden sollen.

Wann die Rückfrage kommt

Die Rückfrage kommt nur in den Workflow-Schritten, die die Administration dafür eingerichtet hat (siehe Rückfrage einrichten), und nur, wenn die Kontierungsregeln eingeschaltet sind. Dann wird gefragt, wenn mindestens eine Position

einen Wert hat, der von dem Wert ihrer Kontierungsregel abweicht, oder
noch gar nicht von einer Regel gefüllt wurde.

Passt alles, läuft die Aktion ohne Rückfrage weiter.

Der Dialog

Oben steht „Diese Werte weichen von den Kontierungsregeln ab:“ mit einer Tabelle:

Spalte	Bedeutung
Pos.	Nummer der Position
Feld	das geänderte Feld, z. B. Sachkonto
Wert der Regel	was die Regel eingetragen hatte
Neuer Wert	was jetzt in der Position steht

Die neuen Werte sind rot hinterlegt. Darunter steht „Welche Kontierung soll als Regel gelten?“ – je künftiger Regel ein Kasten.

Ein Kasten je Regel

In der Kopfzeile stehen die Bedingungen der Regel, etwa Mandant: Demo 03 · Kreditor ID: 100101 · Beschreibung enthält „APPLE IPHONE“.

Darunter stehen die Kontierungen, die in der Rechnung für diese Bedingungen vorkommen, jeweils mit den Positionen, aus denen sie stammen, z. B. Kostenstelle PROD, Kostenträger IT (Pos. 1).

Fall	Auswahl
eine Kontierung	ein Häkchen – angehakt wird die Regel gespeichert
mehrere Kontierungen	eine Auswahl, dazu Standard beibehalten (keine Änderung). Vorgewählt ist die Kontierung mit den meisten Positionen.

Hinweise im Kasten:

Hinweis	Bedeutung
(Kontierungsregel wird neu angelegt)	Für diese Bedingungen gibt es noch keine Regel.
(vorhanden)	Genau diese Kontierung hat die vorhandene Regel schon.
Die vorhandene Regel … wird angepasst.	Eine Regel mit diesen Bedingungen gibt es schon. Sie bekommt die gewählte Kontierung.
Die vorhandene Regel … bleibt unverändert.	Die vorhandene Regel wird nicht angefasst.

Bedingungen anpassen

Der Stift rechts in der Kopfzeile öffnet die Bedingungen zum Ändern. Je Bedingung lässt sich der Wert ändern. Bei Feldern der Position lässt sich zusätzlich der Vergleich wählen:

Vergleich	Trifft zu, wenn das Feld …
ist gleich	genau den Text enthält
beginnt mit	mit dem Text anfängt
enthält	den Text irgendwo enthält

Groß- und Kleinschreibung spielen dabei keine Rolle. Die Kopfzeile zeigt die Änderung sofort.

Typischer Fall: Die Artikelbeschreibung enthält eine Monatsangabe („Mobilfunk Mai 2026“). Kürzt man den Wert auf „Mobilfunk“, gilt die Regel auch für die nächsten Monate.

Prüfung für diesen Kreditor abschalten

Unter den Kästen steht das Häkchen Prüfung für diesen Kreditor abschalten. Es ist für Lieferanten gedacht, bei denen dieselbe Position mal so und mal anders kontiert wird – dort käme die Rückfrage sonst immer wieder.

Setzt man das Häkchen, werden alle Kontierungen abgewählt. Man kann einzelne wieder anhaken, wenn sie trotzdem gespeichert werden sollen.
Es wirkt nur zusammen mit Änderungen speichern.
Danach fragt das System bei Rechnungen dieses Lieferanten nicht mehr. Die vorhandenen Regeln des Lieferanten gelten weiter.
Wieder einschalten kann es nur die Administration (siehe Rückfrage einrichten).

Ob das Häkchen angeboten wird, legt die Administration fest.

Ein Beispiel

In einer Rechnung des Kreditors 100101 hat jemand zwei Werte geändert:

Position 1 (APPLE IPHONE): Kostenträger TOYOTA → IT
Position 2 (Samsung Galaxy): Kostenstelle PROD → VERKAUF

Beide Positionen hatte je eine eigene Regel gefüllt. Der Dialog zeigt darum zwei Kästen:

Bedingungen	Kontierung (angehakt)	Hinweis
Mandant: Demo 03 · Kreditor ID: 100101 · Beschreibung enthält „APPLE IPHONE“	Kostenstelle PROD, Kostenträger IT (Pos. 1)	Die vorhandene Regel 61 wird angepasst.
Mandant: Demo 03 · Kreditor ID: 100101 · Beschreibung enthält „Samsung Galaxy“	Kostenstelle VERKAUF, Kostenträger IT (Pos. 2)	Die vorhandene Regel 62 wird angepasst.

Änderungen speichern ändert beide Regeln, und die Aktion läuft weiter. Ab dann bekommen Positionen mit „APPLE IPHONE“ den Kostenträger IT und Positionen mit „Samsung Galaxy“ die Kostenstelle VERKAUF.

Die Knöpfe

Knopf	Was passiert
Änderungen speichern	Die gewählten Kontierungen werden als Regeln gespeichert, danach läuft die Aktion weiter.
Ohne Speichern fortsetzen	Es wird nichts gespeichert, die Aktion läuft weiter.
Abbrechen	Die Aktion wird nicht ausgeführt. Beim nächsten Klick auf Validiert kommt die Rückfrage wieder.

Kann das System die Aktion nicht selbst fortsetzen, z. B. weil sie aus einem Menü kam, meldet es „Regeln angelegt: …, angepasst: …. Bitte die Aktion erneut ausführen.“

Wie die neue Regel aussieht

Das legt die Einrichtung fest. Üblich ist:

Einstellung	Wert
Bedingungen	Mandant und Kreditor der Rechnung, dazu die Artikelbeschreibung (die ersten 25 Zeichen, Vergleich enthält)
Kontierung	Sachkonto, Kostenstelle, Kostenträger – soweit gefüllt
Workflow / Aktion	*Beliebig / der Schritt, in dem validiert wurde
Ausführung	Vor der Aktion
Priorisierung	50
Suche hier stoppen?	aus
Vorhandene Werte überschreiben?	an
Beschreibung	„Automatisch angelegt“ mit der Nummer der Rechnung

Die Regel steht danach ganz normal in der Seite Kontierungsregeln und lässt sich dort ändern oder löschen.

Gut zu wissen

Mandant und Kreditor kommen aus der gespeicherten Rechnung. Wer im selben Schritt den Kreditor ändert, sollte die Rechnung erst speichern.
Positionen ohne Artikelbeschreibung oder ohne Kontierung ergeben keine Regel.
Gibt es für die Position schon eine ältere Regel mit gleicher Priorisierung, die ebenfalls vor der Aktion überschreibt, gewinnt die ältere (siehe Welche Regel gewinnt?). Die neue Regel dann in der Seite Kontierungsregeln höher priorisieren.
Für eine Position ohne Regel kommt die Rückfrage bei jedem Validieren wieder, bis es eine Regel gibt oder der Lieferant abgeschaltet ist.