Was sind Kontierungsregeln?

Eine Rechnung hat Positionen, und jede Position braucht eine Kontierung: ein Sachkonto, oft eine Kostenstelle, einen Steuerschlüssel und manchmal mehr. Bei vielen Lieferanten ist diese Kontierung immer gleich – die Telefonrechnung landet immer auf demselben Konto, der Bürobedarf immer auf derselben Kostenstelle.

Eine Kontierungsregel hält genau das fest: „Bei diesem Lieferanten trage in die Positionen diese Werte ein.“ Das System füllt die Felder dann selbst aus, und niemand muss sie mehr von Hand eintippen.

Woraus eine Regel besteht

Teil	Frage, die er beantwortet	Beispiel
Kreditor	Für welchen Lieferanten gilt die Regel?	Telefongesellschaft XY – oder alle Lieferanten
Zeitpunkt	Wann im Ablauf wird sie angewandt?	beim Eingang der Rechnung
Bedingungen (freiwillig)	Gilt sie für jede Position oder nur für bestimmte?	nur Positionen, deren Text mit „Mobilfunk“ beginnt
Kontierungsvorschrift	Was wird eingetragen?	Sachkonto 6805, Kostenstelle 1000

Wo man die Regeln findet

Im Bereich der Administration gibt es den Ordner Kontierungsregeln. Er öffnet die Seite, auf der alle Regeln angelegt, geändert und gelöscht werden – siehe Aufbau der Seite.

Was man wissen sollte

• Eine gespeicherte Regel gilt sofort. Es gibt keinen Schalter zum Ein- und Ausschalten und kein Gültigkeitsdatum. Wer eine Regel nicht mehr will, löscht sie.
• Eine Regel trägt nur ein, sie entscheidet nichts. Die Werte bleiben in der Rechnung änderbar.
• Ob ein Wert schon in der Position steht, spielt eine Rolle: Normalerweise wird er nicht überschrieben – siehe Suche hier stoppen und Werte überschreiben.