Arbeitszeiterfassung - für Projekt-Bereich (noch in Erstellung)

• Was mache ich wenn kein Auftrag vorhanden ist, auf den ich erfassen kann?
  >> Wähle die Aufgabe "Auftrag fehlt" aus:

  

  
  wenn:
  - kein passendes Projekt in Clockify gefunden werden kann
  - wenn in einem bestehenden Projekt keine verfügbaren Zeiten vorhanden sind (Budget ausgeschöpft)
  
  Trage eine Zusatzinfo ein:
  "Kunde ABC, Projekt XYZ: Tätigkeit..."
  
  Hinweis:
  -  !  Es sollen immer alle Zeiten erfasst werden.
  - Sabrina prüft diese Einträge manuell monatlich, und spricht intern ab, ob z.B. neue Aufträge benötigt werden.
  
  
• Wann sollte ich intern Bescheid sagen, wenn die verfügbaren Zeiten knapp werden? FRAGE: "wann" ist nicht beantwortet
  >> Sabrina und DL Kontingent erneuern
  
  
• Kann ich auch auf andere Tätigkeiten / Kategorien Zeiten erfassen? 
  Bspw. Aufgabe "Squeeze" hat keine freien Zeiten mehr, aber Kategorie "Documents".
  

  >> Ja, aber intern abstimmen.

• Woran kann ich erkennen wie viel Zeit noch im Budget übrig ist?
  >> im Text der Aufgabe FRAGE: ein Screenshot als Beispiel ist gewünscht
  
  
• Wie trage ich die Zeiten ein, so dass die Kunden der Abrechnung der Zeiten zustimmen?
  

>> Problem: Wie detailliert sollen die Tätigkeiten in der Zeiterfassung eingetragen werden? So dass der Kunde diese freigeben kann ohne Bedenken.

WICHTIG: Immer ALLE Zeiten erfassen, sonst fehlt uns der Umsatz und somit unsere Gehälter.

• Wann beginnt die abrechenbare Zeit?

Hintergrund zu unserer DEXPRO Perspektive: 
Der einfachste Vergleich ist ein Vor Ort Termin beim Kunden.
- Wenn man das Büro des Kunden betritt fängt die fakturierbare Zeit für den Kunden an zu laufen (Start von Clockify Zeiterfassung).
- Der Kunde führt zum Besprechungsraum,
- es wird besprochen,
- es werden vor Ort Umsetzungen gemacht,
- es wird getestet,
- Fehler beseitigt,
- am Ende die Ergebnisse besprochen,
- Zwischendurch telefoniert man mit einem Kollegen wie etwas am Besten umgesetzt werden kann.
- Am Ende des Tages, wenn das Büro des Kunden verlassen wird, wird die Zeiterfassung gestoppt.
- Der Tag wurde komplett erfasst.

Dieser Gedanke sollte auf das Homeoffice übertragen werden. D.h. sobald man sich gedanklich mit dem Kunden befasst, läuft die Zeit.

Falsch wäre es z.B.
sich intern abzustimmen wie etwas am Besten umgesetzt werden soll, dann dies zu programmieren, und nur die Zeit für die Übertragung der Anpassung auf das Kundensystem zu erfassen. Hier wäre die gesamte Zeit von der ersten Abstimmung an, inklusive der Entwicklung, bis zur Übertragung auf das Kundensystem und Info an den Kunden als fakturierbare Zeit zu erfassen.

Hinweis:
Reisezeiten sind Arbeitszeiten und werden dem Kunden auch berechnet. Da Reisezeiten sehr selten sind sollten diese Reisezeiten mit Sabrina abgestimmt werden oder eindeutig in der Zeiterfassung auf das Projekt als "Reisezeit: Anreise München" gekennzeichnet werden. 
Warum sind auch interne Abstimmungen mit Kollegen abzurechnen?

Rechenbeispiel:

- Wenn der Kunde die Entwicklung selber durchführen würde, würde der Kunde zB. 8 Std. benötigen.

Wenn ich selber noch nicht zu tief in diesem Thema bin, benötige ich 4 Std.
- Wenn ich mich zuvor mit einem Kollegen abstimme benötige ich nur noch 2 Std. 
➔ Am Ende ist die interne Abstimmung oft effizienter und damit günstiger für den Kunden.
Daher kann auch die interne Abstimmung abgerechnet werden (sofern nicht z.B. privates besprochen wird, was nicht zum Kundenprojekt gehört).

- DEXPRO sind die Experten, die insgesamt schneller zu einer guten Lösung kommen.
- Auch wenn man selbst das Wissen noch nicht hat und mit Kollegen Rücksprache halten soll.
- So werden unsere Abstimmungen untereinander für das Projekt vom Kunden bezahlt.

Hintergrund zur Perspektive des Kunden:

Kunde bekommt die Rechnung zur Prüfung vorgelegt.
Abrechenbare Zeiten sollen nachvollziehbar sein, damit der Kunde sie schneller freigeben/bestätigen kann.

Ungünstige Formulierungen:
- zu viele Details
- technische Sprache
- komplizierte und/oder nicht nachvollziehbare Formulierungen
- Beispiel: "interne Abstimmung und danach Umsetzung XYZ"

Empfohlene Formulierungen:
- Installation
- Customizing DEXPRO Invoice
- Konfiguration Squeeze
- Termin XYZ
- JourFix
- Abstimungstermin
- Test Bestellungen
- Schulung
- Anreise zum Kunden in Stunden (dieser Punkt ist selten, da die meisten Kundentermine Online stattfinden)

•  

  Auf welche Positionen können die Zeiten eingetragen werden?
  Aus dem Auftrag gibt es passende Positionen.
  

  FRAGE: mehr Details gewünscht, ein Beispiel, ein Screenshot

Beispiel einer anderen Formatierung

Frage: Kann ich auch auf andere Tätigkeiten / Kategorien Zeiten erfassen? 
Bspw. Aufgabe "Squeeze" hat keine freien Zeiten mehr, aber Kategorie "Documents". 

Antwort: Ja, aber intern abstimmen.

Frage: Woran kann ich erkennen wie viel Zeit noch im Budget übrig ist?

Antwort: im Text der Aufgabe