Stammdaten

Für die Erkennung der Rechnungsinfomationen werden einige kunden individuelle Stammdaten benötigt. Diese Stammdaten müssen zum Teil aus anderen führenden Systemen importiert werden. Hierfür stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Zu diesen Möglichkeiten gehören:

• Import von CSV Dateien
• Import von XLS Dateien
• Import von XLSX Dateien 
• Übertragung der Stammdaten mit Hilfe der SQUEEZE API

Der Import der Dateien kann mit Hilfe eines geplanten Tasks automatisiert werden. Eine Downtime des Systems während der Stammdatenaufbereitung ist nicht erforderlich, so dass die Stammdatenübertragung auch während des Tages ausgeführt werden kann.

Mit dem SQUEEZE Invoice Template werden folgende Stammdatentabellen ausgeliefert:

	Name	Beschreibung
1	companies	Liste aller Mandanten/Buchungskreise
2	creditors	Liste aller Lieferanten
3	eucountries	Liste aller EU Länder
4	currencies	Liste der zu suchenden Währungen
5	taxrates	Liste aller Steuersätze je Land
6	companysearch	Liste alle Ausdrücke zur Ermittlung der Mandanten/Buchungskreise

Jede dieser Tabellen hat eine bestimmte Funktion während des Erkennungsprozesses oder aber während der Validierung. Die Funktion der Tabellen wird in den folgenden Punkten beschrieben.

Companies

Die Liste der Mandanten/Buchungskreise dient als Eingabehilfe während der Validierung. Sie soll es dem Anwender so einfach wie möglich machen einen Mandanten/Buchungskreis auszuwählen, sofern dieser nicht während der Extraktion erkannt wurde.

Creditors

Die Liste der Lieferanten wird sowohl während der Extraktion als auch während der Validierung genutzt. Während der Extraktion dient die Tabelle als Abgleich zu gefundenen Werten um z.B. den Lieferanten auf Basis der Umsatzsteueridentifikationsnummer oder der IBAN zu erkennen. Desweiteren werden folgende Werte genutzt um den Lieferanten zu erkennen. 

• EMail-Adressen
• Webseiten
• Telefonnummern
• Faxnummern

Grundsätzlich sind natürlich auch andere Werte möglich die individuell erweitert werden können.

EUcountries

Die Liste der EU Länder kann genutzt werden um Steuerkennzeichen ableiten zu können. Je nach ERP System kann diese Aufgabe auch vom ERP System übernommen werden.

Currencies

Die Liste der Währungen wird genutzt um die Belegwährung ermitteln und ggf. umschlüsseln zu können. Auf Basis dieser Liste kann z.B. nach dem Währungssymbol gesucht werden, welches dann aber in den ISO Wert der Währung übersetzt wird.

Taxrates

Die Liste der Steuersätze je Land wird für die Betragserkennung genutzt. Die Endbeträge werden i.d.R. rechnerisch ermittelt. Um dies tun zu können, muss der Steuersatz des jeweiligen Landes bekannt sein. Erst die Kombination aus Netto, Steuer und Brutto führt zu einer eindeutigen Erkennung der Endbeträge.

Companysearch

Die Liste alle Ausdrücke zur Ermittlung der Mandanten/Buchungskreise kann wichtig werden, wenn der Rechnungsempfänger ermittelt und umgeschlüsselt werden muss. Mit Hilfe dieser Liste kann nach verschiedenen Ausdrücken auf dem Beleg gesucht werden, um so den Rechnungsempfänger zu ermitteln, dabei muss nicht immer der Empfängername genutzt werden. Es wäre ebenso möglich nach der UStId des Rechnungsempfängers zu suchen und daraus den Empfänger abzuleiten.