Advanced Workflow for Dynamics 365 BC - de-DE

Dieses Handbuch erklärt DEXPRO Advanced Workflow Schritt für Schritt. Es zeigt unter anderem, wie Sie

- Workflowvorlagen anlegen,
- Schritte definieren,
- Auslöser (Workflowauslöser/Vorlagenauslöser) konfigurieren,
- mit der DEXPRO Core Rule Engine (Regelsätze / Regelgruppen / Regeln / Regelbedingungen) steuern, wann ein Workflow startet und wie er von Schritt zu Schritt übergeht.

Systemvoraussetzungen

Systemvoraussetzungen zur Nutzung vom Advanced Workflow for Dynamics 365 BC.

Die DEXPRO Advanced Workflow BC-App kontaktiert einen Aktivierungsendpunkt im DEXPRO Online-Portal, um ihre Lizenz zu validieren. Der Endpunkt empfängt Identifikations- und Nutzungsdaten und muss immer vom BC System aus erreichbar sein.

Systemvoraussetzungen

Unterstützte Microsoft Dynamics 365 Business Central Versionen

Die Microsoft Dynamics 365 Business Central Integration ist auf Grund von technischen Mindestvoraussetzungen ab folgender Version möglich:

Unterstützte Microsoft Dynamics 365 Business Central Versionen

Voraussetzung zum Betrieb ist, dass die jeweilige Microsoft Dynamics 365 Business Central Version sich noch im regulären Support befindet. Der erweiterte Support (extended Support) wird ausgeschlossen.

 

Installation

Installation

Lizenzen

Microsoft

Informationen zu den Microsoft Business Central Lizenzen.

Installation

Bezug der DEXPRO Module

Detailliertere Informationen finden Sie hier.

OnPrem

Für OnPrem Installationen wird auf Anfrage eines registrierten Resellers / Partners ein Runtime Package mit den benötigten Apps zur Verfügung gestellt. Diese werden durch den Partner der Kundenlizenz hinzugefügt und im Anschluss in das Microsoft Dynamics Business Central eingespielt.

Cloud

Für Cloud Installationen benötigt man lediglich Zugriff auf den Microsoft AppSource. Hier werden die benötigten DEXPRO Apps heruntergeladen.

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Installation

AWF Einrichtung (Setup)

Allgemein

Teststatus

Wenn die App im Testmodus betrieben wird (keine Lizenz aktiviert), zeigt dieser Bereich:

Aktivierung

Auftragsplanung

Aktionen

Was kann die App?

Mit DEXPRO Advanced Workflow bilden Sie Genehmigungs- und Entscheidungsprozesse ab:

- Ein Workflow wird für einen konkreten Business Central Datensatz gestartet (z. B. Belegkopf).
- Der Workflow läuft in Schritten/Stages (z. B. 1. Prüfung, 2. Freigabe, Final).
- In jedem Schritt ist ein Zuständiger (Assignee) definiert (Benutzer, Workflow-Benutzergruppe, Verkäufer/Einkäufer usw.).
- Regeln können entscheiden, ob und wohin der Workflow als Nächstes wechselt.

Was kann die App?

Zentrale Objekte

Was kann die App?

Genehmigen in der Praxis

Zu genehmigende Anforderungen (für jede Tabelle)


DEXPRO Advanced Workflow lässt sich praktisch für nahezu jede Tabelle einsetzen, weil die Bearbeitung der Genehmigung nicht zwingend auf einer spezifischen Beleg-/Karten-Seite stattfinden muss.

Wenn ein Workflow eine Genehmigung erzeugt, können Genehmiger diese über die (Standard-Business-Central) Seite „Zu genehmigende Anforderungen“ bearbeiten. Diese Seite wird durch AWF erweitert:

Wichtig: Vor dem Genehmigen/Ablehnen/Delegieren wählen Sie zunächst „Genehmigung übernehmen“, damit Sie exklusiv am Vorgang arbeiten können.

 

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Am Beispiel einer Einkaufsrechnung:

Hier können Sie auf Kopf und (sofern aktiviert) Positionsebene den Genehmigungsprozess steuern.

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Was kann die App?

Zugehörige Genehmigungen

Zugehörige Genehmigungen sind zusätzliche Genehmigungsanforderungen zu einer laufenden Workflowinstanz – typischerweise für zugehörige Datensätze (z. B. Belegzeilen).

Ziel: Sie können Genehmigungen auf Zeilenebene abbilden, ohne dass die gesamte Bearbeitung ausschließlich am Belegkopf stattfinden muss.

Voraussetzungen

- In der Workflowvorlage sind Zugehörige Tabellen (z. B. Verkaufs-/Einkaufszeilen) korrekt mit der Primärtabelle verknüpft. - Im jeweiligen Schritt ist Zugehörige Genehmigung aktivieren aktiviert.

Konfiguration im Schritt

  1. In der Workflowvorlage → Abschnitt Schritte → gewünschten Schritt öffnen.
  2. Im Bereich Genehmigungen:
    • Zugehörige Genehmigung aktivieren = Ja
    • Genehmigungsmodus wählen:
      • Kopf und Zugehörige: Genehmigung(en) für Kopf und zugehörige Genehmigungen (Zeilen)
      • Nur Zugehörige: nur zugehörige Genehmigungen (Zeilen)

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Regelwirkung (Regelaktion) bei zugehörigen Genehmigungen

Wenn zugehörige Genehmigungen aktiv sind, können Regeln zusätzlich steuern, für welche Genehmigungsart die Aktion gilt:

Gilt für:

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Nutzung in der Praxis

Navigation (wo finde ich was?)

Navigation (wo finde ich was?)

Einstieg über „Tell Me“ (Alt+Q)

Direkt über Tell Me suchbar:

Nicht direkt über Tell Me suchbar, aber trotzdem erreichbar:

  • AWF Unterstützte Tabellen: öffnen Sie eine Vorlage (AWF Workflowvorlage) und nutzen Sie das Lookup bei „Primäre Tabellen-ID“.
  • AWF Workflowvorlage (Karte): öffnen Sie sie aus der Liste AWF Workflowvorlagen.
  • Regelgruppen / Regeln / Regelbedingungen: öffnen Sie diese ausgehend von Regelsätze über die jeweiligen Aktionen (z. B. „Regeln anzeigen“, „Bedingungen anzeigen“).

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Navigation (wo finde ich was?)

Alternativer Einstieg (wenn im Profil/in der Rolle vorhanden)

Wenn Ihre Rolle/Startseite einen Einstieg bietet, finden Sie häufig auf „Genehmigungen & Workflows“ den Bereich „Advanced Workflow“ mit Links zu:

Zusätzlich finden Sie dort typischerweise den Standardbereich „Ausstehende Genehmigungen“ mit dem Einstieg „Zu genehmigende Anforderungen“.

 

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Voraussetzungen (Berechtigungen & Grunddaten)

Voraussetzungen (Berechtigungen & Grunddaten)

Berechtigungen

Typischerweise benötigen Sie:

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Voraussetzungen (Berechtigungen & Grunddaten)

Workflow-Benutzergruppen

In der Regel werden Sie Workflow-Benutzergruppen nutzen, um die Verteilung der Genehmigungen/Prüfungen zu organisieren. Stellen Sie sicher, dass die Benutzergruppe

Wenn Gruppen fehlen/leer sind, kann die Ausführung fehlschlagen (Workflow wird ggf. in den Fehlerschritt verschoben).

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Erstellung einer Workflowvorlage

Erstellung einer Workflowvorlage

Die Mindestkonfiguration: Wann ist eine Workflowvorlage „gültig“?

Eine Workflowvorlage ist in dieser App erst dann vollständig einsetzbar, wenn mindestens diese Kriterien erfüllt sind:

  1. Aktiv = Ja (die Vorlage muss aktiv sein)
  2. Primäre Tabelle ist gesetzt
  3. Regelsatz ist vorhanden (wird beim Setzen der Primärtabelle automatisch erstellt/aktualisiert)
  4. Mindestens ein normaler Schritt (Schritttyp = Normal) ist vorhanden
  5. Mindestens ein Workflowauslöser ist vorhanden und aktiv

Wenn Sie die Vorlage aktivieren, führt die App eine Validierung aus und zeigt ggf. eine Fehlerliste an.

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Erstellung einer Workflowvorlage

Schritt 0 – Unterstützte Tabellen & Ereignisse prüfen (Pflichtwissen)

Was sind „AWF Unterstützte Tabellen“?

In „AWF Unterstützte Tabellen“ pflegen Sie, welche Tabellen überhaupt als Primärtabelle auswählbar sind.

Wichtig:

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Default-Tabellen initialisieren

Da AWF Unterstützte Tabellen nicht direkt per Tell Me suchbar ist, rufen Sie die Seite so auf:

  1. Öffnen Sie AWF Workflowvorlagen.
  2. Öffnen Sie eine Vorlage (oder legen Sie eine neue Vorlage an).
  3. Im Bereich „Primäre Tabelle“ öffnen Sie das Lookup von „Primäre Tabellen-ID“.
  4. In der geöffneten Liste AWF Unterstützte Tabellen Aktion „Standardtabellen initialisieren“ ausführen (wird auch direkt beim Öffnen initialisiert).
  5. Bestätigen.

Diese Aktion initialisiert bzw. repariert die Standardkonfiguration.

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Workflowereignisse pro Tabelle ansehen

Auf AWF Unterstützte Tabellen:

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Erstellung einer Workflowvorlage

Workflowvorlage erstellen

Neue Workflowvorlage anlegen

  1. Öffnen Sie AWF Workflowvorlagen.
  2. Neu.
  3. Füllen Sie im Bereich Allgemein:
    • Code (eindeutig)
    • Beschreibung
    • Aktiv zunächst Nein (empfohlen)

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Primärtabelle setzen (entscheidend, da dies die Tabelle ist, für den der Workflow gestartet wird)

  1. In der Workflowvorlage (Karte) zum Bereich „Primäre Tabelle“.
  2. Feld „Primäre Tabellen-ID“ auswählen.
    • Es öffnet sich die Liste AWF Unterstützte Tabellen.
  3. Tabelle auswählen.
  4. Prüfen, ob „Primäre Tabelle Bezeichnung“ automatisch gefüllt wird.

Was dabei im Hintergrund passiert:

  • Die App erstellt/aktualisiert automatisch einen Regelsatz für die Vorlage.
  • Die Primärtabelle wird automatisch als Primäre Tabelle im Rule Set hinterlegt.

Dokumenttyp/Belegart filtern

Ältere Versionen kannten eine Primäre Belegart direkt in der Workflowvorlage. Diese Konfiguration wurde durch die Regel-Engine ersetzt.

Wenn Sie den Workflow z. B. nur für bestimmte Belegarten starten oder unterschiedliche Schritte je Belegart abbilden möchten, lösen Sie das jetzt über Regelbedingungen:

1. Öffnen Sie den passenden Bereich (z. B. Workflowauslöser → Regeln anzeigen)
2. Legen Sie eine Regelbedingung an (Aktion Bedingungen anzeigen).
3. Wählen Sie als Quellfeld z. B. "Belegart" (Feld der Primärtabelle bzw. einer zugehörigen Tabelle).
4. Setzen Sie Operator/Wert (z. B. „= Auftrag“).

Audit Trail als PDF speichern

Wenn ein Workflow erfolgreich abgeschlossen wird, kann der Audit Trail automatisch als PDF-Datei in den Dokumentanhängen des Quelldatensatzes gespeichert werden.

Konfiguration

  1. In der AWF Workflowvorlage → Feld „Audit Trail in Anhänge speichern" = Ja.
  2. Beim erfolgreichen Abschluss des Workflows wird der Audit-Trail-Bericht automatisch als PDF generiert und als Dokumentanhang an den Quelldatensatz angehängt.

Anhänge-FactBox

In der AWF Workflowinstanz-Karte werden Anhänge aus zwei Quellen kombiniert angezeigt:

  • Anhänge des Quelldatensatzes (z. B. eingescannte Rechnungen)
  • Anhänge der Workflowinstanz (z. B. generierte Audit-Trail-PDFs)

Damit haben Genehmiger und Administratoren alle relevanten Dokumente an einem Ort.

Erstellung einer Workflowvorlage

Zugehörige Tabellen konfigurieren (optional)

Warum brauche ich zugehörige Tabellen?

Die Rule Engine kann Bedingungen nicht nur auf der Primärtabelle prüfen, sondern auch auf zugehörigen Tabellen (z. B. Kopf/Zeilen).

Diese zugehörigen Tabellen definieren Sie in der Vorlage im Bereich:

  • Zugehörige Tabellen (technisch: „DXP Rule Set Tables bzw. Regelsatztabellen“)

Zugehörige Tabelle hinzufügen

  1. In der Vorlage im Abschnitt Zugehörige Tabellen eine neue Zeile anlegen.
  2. Tabellen-ID wählen (Lookup).
  3. Beziehung zur Primärtabelle definieren:
    • Beziehungsfeld 1 (Feldnummer in der Related Table)
    • Primärfeld 1 (Feldnummer in der Primärtabelle)
    • Optional zusätzlich Beziehungsfeld 2 / Primärfeld 2 usw.

Faustregel:

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Wichtig: Ohne korrekt definierte Relation kann die Regel-Engine Felder der zugehörigen Tabelle nicht sauber gegen den aktuellen Datensatz auswerten.

Erstellung einer Workflowvorlage

Schritte definieren

Grundstruktur der Schritte

In der Vorlage gibt es den Abschnitt Schritte. Ein Schritt enthält u. a.:

  • Schritt Code
  • Schritt Name
  • Reihenfolge
  • Schritttyp (Normal / Error / Final)
  • Datensatzbearbeitung erlauben
  • Zuständigkeitslogik
  • Genehmigungen / Zugehörige Genehmigungen: optional Zeilen-Genehmigungen aktivieren (Zugehörige Genehmigung aktivieren) und Genehmigungsmodus festlegen

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Ersten „Normal“-Schritt anlegen

  1. Im Abschnitt Schritte → Neu.
  2. Schritttyp = Normal.
  3. Schritt Code und Schritt Name vergeben.
  4. In der Karte Art des Zuständigen festlegen und Zuständiger setzen.

Wichtiges Systemverhalten:

  • Beim Anlegen des ersten Normal-Schritts erzeugt die App automatisch:
    • einen Error-Schritt (Code z. B. ERROR)
    • einen Final-Schritt (Code z. B. FINAL)

Zuständigkeit konfigurieren

Auf der AWF Schritt-Karte pflegen Sie:

Hinweise:

Wenn ein Schritt keinen gültigen Zuständigen auflösen kann, wird der Workflow zur Laufzeit typischerweise in den Fehlerschritt verschoben.

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Fälligkeitsdatumsformel (Due Date)

In der AWF Schritt-Karte kann eine Fälligkeitsdatumsformel konfiguriert werden:



Erstellung einer Workflowvorlage

Schritt-Regeln: Wie wechselt der Workflow zum nächsten Schritt?

Die App nutzt die DEXPRO Rules Engine, um zu bestimmen:

Wenn keine Regel definiert ist, ist die jeweilige Konfiguration des Schrittes gültig.

Regelgruppe pro Schritt („Regeln anzeigen“)

  1. In der Schritte-Liste den gewünschten Schritt markieren.
  2. Aktion „Regeln anzeigen“.

Wenn noch keine Regelgruppe hinterlegt ist, erstellt die App automatisch eine Regelgruppe und trägt sie im Schritt ein.

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Regeln anlegen (DEXPRO Core)

In der geöffneten Seite Regeln:

  1. Neu.
  2. Regelcode und Regelname setzen.
  3. Sequenz/Priorität vergeben.
  4. Aktiv = Ja.
  5. Optional:
    • Bedingungsverknüpfung (UND/ODER)
    • Datensatzabgleichsart (Beliebiger Datensatz / Alle Datensätze)

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Advanced-Workflow Felder auf der Regel pflegen (Nächster Schritt, Automatisch Genehmigen, Zuständigen Überschreiben)

In der Regel gibt es den Bereich „DEXPRO Advanced Workflow“:

  1. Regelaktion setzen (Lookup/Drilldown) und die gewünschte Aktion auswählen, z. B.
    • Schrittübergang
    • Zuständigen überschreiben
    • Automatisch genehmigen
  2. Bei Schrittübergang zusätzlich Nächster Schritt wählen (Lookup zeigt die nächsten möglichen Schritte).
  3. Wenn zugehörige Genehmigungen aktiv sind: Gilt für setzen (Kopf / Nur Zugehörige / Kopf und Zugehörige).
  4. Bei Zuständigen überschreiben: Art des Zuständigen und Zuständiger pflegen.

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Bedingungen (Regelbedingungen) hinzufügen

In der Regeln-Seite:

  1. Aktion „Bedingungen anzeigen“.
  2. Pro Bedingung eine Zeile hinzufügen:
    • Quelltabellen-ID (Primärtabelle oder zugehörige Tabelle)
    • Quellfeld-ID (Feld)
    • Vergleichsoperator (Operator)
    • Wert (Wert; AssistEdit bei Enum/Boolean/Between/In Set)

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Tipp: Wenn Sie Bedingungen über zugehörige Tabellen nutzen, muss die Relation in Zugehörige Tabellen korrekt gepflegt sein.

Regeln testen (ohne echten Workflow)

Auf der Regeln-Seite gibt es:

Damit prüfen Sie Regeln/Regelbedingungen gegen einen Beispieldatensatz, bevor Sie echte Workflows starten.

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Erstellung einer Workflowvorlage

Workflowauslöser konfigurieren

Workflowauslöser bestimmen, wann eine neue Workflowinstanz gestartet wird.

In der Vorlage heißt der Abschnitt „Workflowauslöser“.

Vorlagenauslöser: Grundfelder

  1. In der Vorlage → Abschnitt Workflowauslöser.
  2. Neu.
  3. Feld Workflowereignis auswählen (AssistEdit → Liste „AWF Tabellen Workflowereignisse“).
  4. Aktiv = Ja.
  5. Priorität festlegen (Reihenfolge bei mehreren passenden Auslösern).

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Trigger-Regeln: Wann darf ein Auslöser feuern?

Im Auslöser gibt es Regelgruppencode. Über die Aktion „Regeln anzeigen“:

  1. Auslöser markieren.
  2. Regeln anzeigen.
  3. Regeln/Regelbedingungen wie in Schritt-Regeln pflegen.

Wichtiges Systemverhalten:

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OnAfterModify: Überwachte Felder

Für das Event OnAfterModify gibt es die Aktion „Überwachte Felder“.

  1. Auslöser mit Workflowereignis OnAfterModify markieren.
  2. Aktion „Überwachte Felder“.
  3. Felder auswählen (Lookup über „Fields Lookup“).

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Erstellung einer Workflowvorlage

Workflowaktion bei Abschluss

In der Vorlage gibt es den Abschnitt „Workflowaktion“.

  1. Aktion bei Abschluss ausführen aktivieren.
  2. Aktion bei Abschluss wählen (abhängig von der Primärtabelle):
    • Release / Reopen (nur für bestimmte Belegtabellen)
    • Benutzerdefinierte Aktion (Codeunit/Report)
    • Feldwertzuweisungen festlegen

Wenn Feldwertzuweisungen festlegen gewählt ist, erscheint der Abschnitt Feldwertzuweisungen.

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Erstellung einer Workflowvorlage

Bereinigung (Aufbewahrung & Bereinigung)

Unter Bereinigungskonfiguration:

Zusätzlich gibt es die Aktion:

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Erstellung einer Workflowvorlage

Modul: Eskalations-Engine

Die Eskalations-Engine überwacht automatisch überfällige Genehmigungsanforderungen und führt definierbare Eskalationsschritte aus. Damit lassen sich Erinnerungen, automatische Delegierungen oder Neuzuweisungen zeitgesteuert abbilden.

Funktionsweise

Voraussetzungen


Eskalationsschritte konfigurieren

Auf Vorlagenebene (Standard für alle Schritte)

  1. In der AWF Workflowvorlage → Abschnitt „Eskalationsschritte".
  2. Neu.
  3. Felder ausfüllen:
    • Schrittnr.: Laufende Nummer (bestimmt die Reihenfolge).
    • Beschreibung: Beschreibung des Eskalationsschrittes (z. B. „Erinnerung nach 1 Tag").
    • Überfälligkeitsdauer: Datumsformel relativ zum Fälligkeitsdatum (z. B. <+1D> = 1 Tag nach Fälligkeit, <+1W> = 1 Woche nach Fälligkeit).
    • Eskalationsaktion: Aktion, die bei Erreichen der Überfälligkeitsdauer ausgeführt wird.
    • Aktiviert: Ja/Nein.

Auf Schrittebene (überschreibt Vorlagenebene)

  1. In der AWF Schritt-Karte → Abschnitt „Eskalationsschritte".
  2. Schritte anlegen wie oben beschrieben.
  3. Wenn ein Workflowschritt eigene Eskalationsschritte hat, werden die Vorlagen-Eskalationsschritte für diesen Schritt nicht berücksichtigt.

Eskalationsaktionen

Aktion Beschreibung
Benachrichtigung senden Sendet eine Eskalations-Benachrichtigung (über die Standard-BC-Benachrichtigungsmechanik).
Delegieren Delegiert die Genehmigung automatisch über die BC-Standard-Stellvertreterkette (aus „Genehmigungsbenutzereinrichtung").
Neu zuweisen Weist die Genehmigung an einen definierten Empfänger neu zu. Dabei werden Empfängerart und Empfängercode konfiguriert (Benutzer oder Workflow-Benutzergruppe).
Benutzerdefinierte Aktion Führt ein benutzerdefiniertes Objekt aus (Codeunit oder Report). Optional kann der Quelldatensatz übergeben werden (Quelldatensatz übergeben).

Empfänger konfigurieren (bei „Benachrichtigung senden" und „Neu zuweisen")


Regelbasierte Eskalation (optional)

Eskalationsschritte können optional einen Regelgruppencode haben. Wenn gesetzt, wird der Eskalationsschritt nur ausgeführt, wenn die Regelbedingungen der Regelgruppe für den aktuellen Datensatz zutreffen.

Fälligkeitsdatum und Eskalation

Damit die Eskalation sinnvoll funktioniert, muss im Schritt eine Fälligkeitsdatumsformel gepflegt sein:

  1. Im Schritt: Feld „Fälligkeitsdatumsformel" setzen (z. B. <+3D> = Fälligkeit 3 Tage nach Erstellung der Genehmigung).
  2. Die Eskalationsdauer addiert sich zum Fälligkeitsdatum: Wenn die Fälligkeitsdatumsformel <+3D> und die Überfälligkeitsdauer <+1D> beträgt, wird der Eskalationsschritt 4 Tage nach Erstellung der Genehmigung ausgeführt.

Wenn ein Genehmigungseintrag kein Fälligkeitsdatum hat, wird eine Eingabeaufforderung zur manuellen Eingabe angezeigt, sofern nötig.

Erstellung einer Workflowvorlage

Modul: Ablehnungseinstellungen (Rejection Handling)

Das Ablehnungsverhalten im Advanced Workflow ist konfigurierbar und steuert, was passiert, wenn ein Genehmiger eine Genehmigungsanforderung ablehnt.

Standardverhalten (ohne besondere Konfiguration)

Ablehnungsgruppe für zugehörige Genehmigungen (Zeilen)

Wenn Sie zugehörige Genehmigungen (Zeilen-Genehmigungen) nutzen, können Sie festlegen, an wen abgelehnte Zeilen-Genehmigungen neu zugewiesen werden:

Konfiguration auf Vorlagenebene

  1. In der AWF Workflowvorlage → Bereich Ablehnungseinstellungen:
    • Ablehnungsgruppe für Zugehörige verwenden = Ja
    • Art des Standard-Zuständigen für Ablehnung Genehmiger / Workflow-Benutzergruppe / Verkäufer/Einkäufer
    • Standard-Zuständiger für Ablehnung: Konkreter Benutzer oder Gruppe

Konfiguration auf Schrittebene (überschreibt Vorlagenebene)

  1. In der AWF Schritt-Karte → Bereich Ablehnungsverhalten:
    • Ablehnungsgruppe für Zugehörige verwenden = Ja
    • Art des Standard-Zuständigen für Ablehnung und Standard-Zuständiger für Ablehnung wie oben
  2. Wenn ein Schritt eigene Ablehnungseinstellungen hat, überschreiben diese die Vorlageneinstellungen.

Ablehnungsgruppe für Kopf-Genehmigungen

Normalerweise führt eine Ablehnung der Kopf-Genehmigung zum Rücksprung in den vorherigen Schritt (oder zum Abbruch im ersten Schritt). Alternativ können Sie konfigurieren, dass die Kopf-Ablehnung den Workflow im aktuellen Schritt behält und an eine Ablehnungsgruppe neu zuweist:

  1. Ablehnungsgruppe für Kopfablehnung verwenden = Ja
  2. Art des Zuständigen für Kopfablehnung: Genehmiger / Workflow-Benutzergruppe / Verkäufer/Einkäufer
  3. Zuständiger für Kopfablehnung: Konkreter Benutzer oder Gruppe

Die Konfiguration ist sowohl auf Vorlage- als auch auf Schrittebene möglich (Schrittebene überschreibt Vorlagenebene).

Ablehnungsgrund und Neuzuweisung bei Zeilen

Beim Ablehnen einer zugehörigen Genehmigung öffnet sich ein Dialog:

Workflow ausführen & überwachen

Workflow ausführen & überwachen

Workflowinstanzen finden

Öffnen Sie AWF Workflowverwaltung (z. B. über „Genehmigungen & Workflows“ → „Advanced Workflows“).

Dort sehen Sie u. a.:

Hier können Sie unter anderem:

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Workflow ausführen & überwachen

Genehmigungen bearbeiten (ohne spezielle Belegseite)

Für die tägliche Arbeit als Genehmiger ist oft nicht die Workflowverwaltung entscheidend, sondern die Seite „Zu genehmigende Anforderungen“:

 

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Workflow ausführen & überwachen

Integration in gängige Standardseiten (Default-Tabellen)

Für gängige Tabellen, die als Standard in AWF Unterstützte Tabellen ausgeliefert werden, gibt es zusätzlich eine direkte Integration in die jeweiligen Standardseiten des Datensatzes.

Typische Beispiele (je nach Setup/Rollenprofil):

Damit können Anwender die Genehmigung häufig direkt am Datensatz bearbeiten, ohne den Umweg über die Liste „Zu genehmigende Anforderungen“.

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Workflow ausführen & überwachen

Modul: Abwesenheit (Out of Office)

Mit der Abwesenheitsverwaltung definieren Benutzer Abwesenheitszeiträume und legen fest, wie Genehmigungsanforderungen während ihrer Abwesenheit behandelt werden sollen.

Funktionsweise

Zwei Ebenen der OOO-Auflösung

Die Abwesenheitsverarbeitung erfolgt in zwei Ebenen:

  1. Ebene 1 (Vor der Verteilung): Kann die Art des Zuständigen ändern – z. B. von einem einzelnen Benutzer zu einer Workflow-Benutzergruppe. Wird ausgeführt, bevor die Genehmigungseinträge erzeugt werden.
  2. Ebene 2 (Pro Eintrag): Ersetzt einzelne Benutzer durch andere einzelne Benutzer. Wird innerhalb der Genehmigungseintragserstellung ausgeführt. Eine Umleitung auf eine Workflow-Benutzergruppe ist auf dieser Ebene nicht möglich (würde die Gruppenlogik brechen).

Abwesenheitseinträge konfigurieren

  1. Öffnen Sie AWF Setup → Aktion „Abwesenheit (Out of Office)" oder suchen Sie per Tell Me nach „Out of Office Entries".
  2. Neu.
  3. Felder ausfüllen:
    • Benutzer-ID: Der abwesende Benutzer.
    • Startdatum: Erster Tag der Abwesenheit.
    • Enddatum: Letzter Tag der Abwesenheit.
    • Beschreibung: Optionale Beschreibung (z. B. „Urlaub Q2").
    • Aktiviert: Ja/Nein.

Vertretungsarten

Art Beschreibung
Keine Vertretung Genehmigungen bleiben beim abwesenden Benutzer. Es findet keine Umleitung statt.
Genehmiger Genehmigungen werden an einen festgelegten Benutzer umgeleitet. Feld „Vertreter" wird eingeblendet.
Workflow-Benutzergruppe Genehmigungen werden an eine Workflow-Benutzergruppe umgeleitet. Feld „Vertreter-WF-Benutzergruppe" wird eingeblendet.
Delegation verwenden Verwendet die Standard-BC-Stellvertretung aus der Genehmigungsbenutzereinrichtung (Feld „Stellvertreter"). Einstufige Auflösung (keine Kette).

Regelbasierte Vertretung (optional)

Über die Aktion „Regeln anzeigen" auf dem Abwesenheitseintrag können Sie regelbasierte Vertretungsüberschreibungen definieren:

Abwesenheitseinträge gelten **firmenübergreifend** (DataPerCompany = false). Ein Eintrag gilt in allen Unternehmen der Umgebung.

Workflow ausführen & überwachen

Modul: Workflow-Visualisierung

Die Workflow-Visualisierung zeigt eine interaktive grafische Darstellung der Workflowvorlage mit allen Schritten und Verbindungen.

Visualisierung öffnen

  1. In der AWF Workflowvorlage → Aktion „Visualisierung".
  2. Die Visualisierung zeigt:
    • Schrittknoten mit Schrittcode, Schrittname und Schritttyp (Normal / Error / Final)
    • Verbindungen zwischen Schritten (basierend auf Regelaktionen und Standardübergängen)
    • Farbkodierung nach Schritttyp

Vorhersage (Prediction)

Im Bereich „Vorhersage" können Sie einen Testdatensatz auswählen:

  1. Klicken Sie auf „Testdatensatz" und wählen Sie einen konkreten Datensatz aus der Primärtabelle.
  2. Die Visualisierung zeigt daraufhin den voraussichtlichen Pfad des Workflows:
    • Welche Schritte automatisch genehmigt würden
    • Welche Schritte übersprungen würden
    • Welche Schritte eine manuelle Genehmigung erfordern
  3. Mit „Auswahl löschen" setzen Sie die Vorhersage zurück.

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Instanzmodus

Aus der AWF Workflowinstanz-Karte heraus kann die Visualisierung ebenfalls geöffnet werden. In diesem Fall zeigt sie den aktuellen Fortschritt der Workflowinstanz (welcher Schritt gerade aktiv ist, welche Schritte bereits durchlaufen wurden).

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Positionen speichern

Die Positionen der Schrittknoten werden beim Verschieben (Drag & Drop) automatisch gespeichert. Beim nächsten Öffnen der Visualisierung werden die Knoten an den gespeicherten Positionen angezeigt.

Workflow ausführen & überwachen

Modul: Überwachung & Administration (Monitoring)

Die Monitoring-Funktionen bieten einen umfassenden Überblick über alle Workflowinstanzen und deren Status.

AWF Workflowverwaltung (Management)

Die Seite AWF Workflowverwaltung ist die zentrale Übersicht für alle Workflowinstanzen:

Aktionen auf dieser Seite:

Workflowinstanz-Karte

Die Karte zeigt alle Details einer Workflowinstanz:

Aktive Workflows

Die Seite „Aktive Workflows" zeigt gezielt nur Workflows im Status Aktiv. Nützlich für die tägliche Überwachung und schnelle Intervention.

Letzte Aktivität (Recent Activity)

Die Seite „Letzte Aktivität" zeigt die jüngsten Workflowaktionen (Audit-Log-Einträge) chronologisch sortiert. Damit erkennen Sie schnell, welche Workflows kürzlich gestartet, genehmigt, abgelehnt oder eskaliert wurden.

Performance-Analyse

Die Performance-Analyse bietet statistische Auswertungen über Workflow-Durchlaufzeiten und -häufigkeiten.

Workflowstatistiken

Die Workflowstatistiken-Seite zeigt aggregierte Kennzahlen:

Workflow ausführen & überwachen

Modul: Genehmigungsneuzuweisung (Reassignment)

Administratoren können aktive Genehmigungen einer anderen Person oder Gruppe neu zuweisen, ohne den Workflow abzubrechen. Darüber hinaus können auch Benutzer, die kein Genehmigungsadministrator sind, Genehmigungen neu zuweisen, oder abbrechen - sofern konfiguriert.

Voraussetzungen

Neuzuweisung durchführen

  1. Öffnen Sie die AWF Workflowverwaltung.
  2. Markieren Sie den gewünschten aktiven Workflow und klicken SIe auf Details anzeigen
  3. Aktion Genehmigung neu zuweisen" (oder über die Seite „Zu genehmigende Anforderungen").
  4. Im Dialog „Genehmigung neu zuweisen":
    • Empfängertyp: Genehmiger / Workflow-Benutzergruppe / Verkäufer/Einkäufer
    • Benutzer oder Workflow-Benutzergruppe auswählen
    • Grund: Pflichtangabe – warum wird neu zugewiesen?
  5. OK bestätigen.

Die Neuzuweisung wird im Audit Trail protokolliert (Aktionstyp „Workflow Reassigned").

Zusätzliche erweiterte Berechtigungen

In der Benutzer Einrichtung (erweitert durch AWF) gibt es folgende Felder:

Export/Import & Kopieren

Export/Import & Kopieren

Vorlage exportieren

Auf der Vorlage:

Es wird eine JSON-Datei erzeugt (z. B. AWF_Vorlage_<Code>.json).

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Export/Import & Kopieren

Vorlage importieren / überschreiben

Beim Import prüft das System die JSON-Struktur. Wenn die Vorlage bereits existiert, kann ein Überschreiben abgefragt werden.

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Export/Import & Kopieren

Workflow kopieren

Es gibt eine Funktion „Workflow kopieren“, um eine Vorlage inkl. Schritten/Auslösern/Regeln zu duplizieren.

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Fehlerbehebung (häufige Fehlerbilder)

Fehlerbehebung (häufige Fehlerbilder)

Nach dem Aktivieren wird eine Fehlerliste gezeigt

Typische Ursachen:

Vorgehen:

  1. Fehlerliste öffnen.
  2. Über Navigation (Open) zum Feld springen.
  3. Korrigieren, erneut aktivieren.
Fehlerbehebung (häufige Fehlerbilder)

Trigger feuert nicht

Checkliste:

Fehlerbehebung (häufige Fehlerbilder)

Workflow bleibt im Schritt stehen

Wenn keine passende Regel gefunden wird, oder kein nächster Schritt in einer Regel definiert ist, kann der Workflow im aktuellen Schritt bleiben und auf manuelle Intervention warten.

Vorgehen:

Fehlerbehebung (häufige Fehlerbilder)

Zugehörige Genehmigungen