Modul: Ablehnungseinstellungen (Rejection Handling)
Das Ablehnungsverhalten im Advanced Workflow ist konfigurierbar und steuert, was passiert, wenn ein Genehmiger eine Genehmigungsanforderung ablehnt.
Standardverhalten (ohne besondere Konfiguration)
- Ablehnung im ersten Schritt: Der Workflow wird abgebrochen (Status → Abgebrochen).
- Ablehnung in einem späteren Schritt: Der Workflow kehrt zum vorherigen Schritt zurück, und die Genehmigung wird neu erstellt.
Ablehnungsgruppe für zugehörige Genehmigungen (Zeilen)
Wenn Sie zugehörige Genehmigungen (Zeilen-Genehmigungen) nutzen, können Sie festlegen, an wen abgelehnte Zeilen-Genehmigungen neu zugewiesen werden:
Konfiguration auf Vorlagenebene
- In der AWF Workflowvorlage → Bereich Ablehnungseinstellungen:
- Ablehnungsgruppe für
Zugehörigezugehörige Genehmigungen verwenden = Ja - Art des Standard-Zuständigen für Ablehnung Genehmiger / Workflow-Benutzergruppe / Verkäufer/Einkäufer
- Standard-Zuständiger für Ablehnung: Konkreter Benutzer oder Gruppe
- Ablehnungsgruppe für
Konfiguration auf Schrittebene (überschreibt Vorlagenebene)
- In der AWF Schritt-Karte → Bereich
AblehnungsverhaltenAblehnungseinstellungen:- Ablehnungsgruppe für
Zugehörigezugehörige Genehmigungen verwenden = Ja - Art des Standard-Zuständigen für Ablehnung und Standard-Zuständiger für Ablehnung wie oben
- Ablehnungsgruppe für
- Wenn ein Schritt eigene Ablehnungseinstellungen hat, überschreiben diese die Vorlageneinstellungen.
Ablehnungsgruppe für Kopf-Genehmigungen
Normalerweise führt eine Ablehnung der Kopf-Genehmigung zum Rücksprung in den vorherigen Schritt (oder zum Abbruch im ersten Schritt). Alternativ können Sie konfigurieren, dass die Kopf-Ablehnung den Workflow zur Prüfung an eine Ablehnungsgruppe übergibt: Der Workflow wechselt in den Fehlerschritt der Vorlage (hat die Vorlage keinen, bleibt er im ablehnenden Schritt), und die Ablehnungsgruppe erhält eine Ablehnungsprüfung (siehe unten):
- Ablehnungsgruppe für Kopfablehnung verwenden = Ja
- Art des Zuständigen für Kopfablehnung: Genehmiger / Workflow-Benutzergruppe / Verkäufer/Einkäufer
- Zuständiger für Kopfablehnung: Konkreter Benutzer oder Gruppe
Die Konfiguration ist sowohl auf Vorlage- als auch auf Schrittebene möglich (Schrittebene überschreibt Vorlagenebene).
Ablehnungsgrund und Neuzuweisung bei Zeilen
Beim Ablehnen einer zugehörigen Genehmigung öffnet sich ein Dialog:
- Ablehnungsgrund: Pflichtfeld – warum wird die Zeile abgelehnt?
- Neuer
ZuständigerEmpfänger: Vorausgefüllt mit der konfigurierten Ablehnungsgruppe, kann aber manuell angepasst werden.- Empfängertyp: Genehmiger / Workflow-Benutzergruppe / Verkäufer/Einkäufer
- Benutzer oder Workflow-Benutzergruppe (je nach Art)
Ablehnungsprüfung: Was die Ablehnungsgruppe tun kann
Eine Genehmigung, die eine Ablehnungsgruppe nach einer Ablehnung erhält, ist eine Ablehnungsprüfung. Die Gruppe genehmigt nicht – ein Beleg, den gerade jemand abgelehnt hat, soll nicht ohne die verweigerte Genehmigung durchgehen. Sie kann den Beleg korrigieren (in einem Schritt mit Datensatzbearbeitung erlauben) und ihn dann zurücksenden oder den Workflow abbrechen. In „Zu genehmigende Anforderungen“ kennzeichnet das Feld Ablehnungsprüfung eine solche Genehmigung. Ist die Ablehnungsgruppe eine Workflow-Benutzergruppe, muss ein Mitglied die Prüfung zuerst übernehmen – wie jede Gruppengenehmigung.
- Abgelehnter Kopf: Auf dem Beleg (Gruppe Genehmigungsanforderung) und in „Zu genehmigende Anforderungen“ stehen Zurücksenden und Workflow abbrechen zur Verfügung; Genehmigen und Ablehnen werden nicht angeboten. Zurücksenden führt den Workflow in den Schritt zurück, der abgelehnt hat, oder in einen früheren. Der Grund ist Pflicht und bleibt für die Genehmiger dort als Genehmigungskommentar am Beleg.
- Abgelehnte Zeile: Im Menü DEXPRO Advanced Workflow der Belegzeilen stehen Zeile(n) zurücksenden und Workflow abbrechen zur Verfügung, in „Zu genehmigende Anforderungen“ Zurücksenden und Workflow abbrechen. Die Zeile geht an den Genehmiger, den ihr Schritt für sie vorsieht, oder an einen gewählten Genehmiger, eine Workflow-Benutzergruppe oder den Verkäufer/Einkäufer; ein Kommentar ist optional. Kopf und übrige Zeilen bleiben unverändert. Workflow abbrechen bricht den ganzen Workflow ab, z. B. wenn die Zeile aufgeteilt werden muss.
FactBoxen
- Ausstehende Genehmigung: Für eine Ablehnungsprüfung – und für jede Genehmigung eines Workflows, dessen Kopf gerade geprüft wird – bietet die FactBox weder Genehmigen noch Ablehnen an. Der Prüfer erhält dort Zurücksenden und Workflow abbrechen statt Genehmigungsanforderung stornieren. Auf dem Beleg gilt das nur für die Prüfung des Kopfes; eine Zeile wird über das Zeilenmenü zurückgesendet. In „Zu genehmigende Anforderungen“ folgt die FactBox der markierten Genehmigung und bietet Zurücksenden auch für eine Zeile an.
- Zugehörige Genehmigungen: Für eine Ablehnungsprüfung werden Genehmigen und Ablehnen nicht angeboten; sind mehrere Posten markiert, wird eine Ablehnungsprüfung übersprungen. Delegieren bleibt möglich – es ändert, wer prüft.
Der Versuch, eine Ablehnungsprüfung zu genehmigen oder abzulehnen, wird abgewiesen mit: Diese Genehmigung ist eine Ablehnungsprüfung. Sie kann weder genehmigt noch abgelehnt werden - senden Sie sie zurück oder brechen Sie den Workflow ab.