Aktionsfelder

Nachdem alle Indexfelder mit „TAB“ durchlaufen sind, ist der Beleg zu validieren.
Hierfür sind entsprechende Aktionen auszuführen:

Validieren = Beleg ist ok und soll transferiert werden
Zurückstellen = Beleg wird zurück in die Warteschlange gestellt, eine Speicherung der eingegebenen Daten findet nicht statt
Löschen = Beleg wird aus der Warteschlange gelöscht
Pfeile nach oben = Öffnet die Dokumentenliste
Pfeil nach links = Öffnet das vorherige Dokument
Pfeil nach rechts = Öffnet das nächste Dokument
Drei Punkte = Öffnet das Options-Menü

Sind alle Felddaten in Ordnung wird der Beleg gespeichert und an die Schnittstelle geschickt. Danach wird der nächste Beleg geladen.
Werden Fehler in der Schnittstelle gemeldet, wird der Mitarbeiter direkt darüber informiert.
In der Regel handelt es sich hierbei um Plausibilitätsprüfungen, die fehl geschlagen sind oder die Schnittstelle meldet einen Fehler zurück, welcher dann durch manuelle Eingabe zu korrigieren ist. Z.B. „Buchung nicht möglich, Periode geschlossen“.
Wurden die Daten korrigiert, kann erneut „validiert“ werden.

Das Options-Menü

Ergebnis neu erstellen = Befördert das Dokument erneut in den Schritt der Extraktion
Dokumentenklasse ändern = Hier kann eine neue Dokumentenklasse ausgewählt und trainiert werden
E-Mail senden = Über dieses Feld können E-Mails versendet werden. Das aktuelle Dokument kann angehängt werden.
Teilen und Sortieren = Über dieses Feld wird ein Dialog gestartet, um die Belege voneinander zu trennen und so aus einem Beleg zwei Belege zu machen. Dies geschieht indem man die zu trennenden Dokumente auf die rechte Seite schiebt und darüber das Icon für Seite lösen klickt.
Felder trainieren = Das Training stellt eine wesentliche Optimierungs-Komponente der Verarbeitung dar.
Sofern Daten nicht eindeutig durch das System erkannt werden, können Lieferanten-spezifische Trainings angewendet werden, welche den Automatisierungsgrad bei der Erfassung der Rechnungen erhöhen. Auf diese Funktion wird im unteren Teil der Seite tiefer eingegangen.
Position trainieren = Über dieses Feld können Positionen trainiert werden. Auf diese Funktion wird im unteren Teil der Seite tiefer eingegangen.
Zip-Datei herunterladen = Über dieses Feld kann das Dokument als Zip-Datei heruntergeladen werden
OCR Ergebnisse = Hier können sowohl die einzelnen Worte als auch gesamte Zeilen inklusive der genauen Fundstellen auf dem Dokument angezeigt werden.
Lokator testen = In diesem Feld kann jeder einzelne Lokator getestet werden. Über das Drop-Down-Menü wird der gewünschte Lokator ausgewählt und über das Testen-Icon wird das Ergebnis bzw. die Ergebnisse aufgerufen. Nach einem Linksklick auf das Ergebnis wird der Wert auf dem Dokument gelb markiert.
Des Weiteren kann über das Stift-Icon der ausgewählte Lokator bearbeitet werden.
Mehr dazu in der Kategorie Lokatoren erstellen.
Hilfe = Mit einem Klick auf das Hilfe-Feld öffnet sich am rechten Rand eine Liste mit hilfreichen Tastenkombinationen.

Das Trainieren

Das Training stellt eine wesentliche Optimierungs-Komponente der Verarbeitung dar.
Sofern Daten nicht eindeutig durch das System erkannt werden, können Lieferanten-spezifische Trainings angewendet werden, welche den Automatisierungsgrad bei der Erfassung der Rechnungen erhöhen.

Felder trainieren

Die Feld-Trainingsfunktion befindet sich unter: Optionen > Felder trainieren

Wenn der Trainingsmodus gestartet wird, können alle relevanten Felder für ein Training ausgewählt werden.
Es können beliebig viele Trainings pro Lieferanten und pro Rechnungsfeld angelegt werden.

Externe Rechnungsnummern lassen sich in der Regel nicht inhaltlich im System prüfen, da keine Daten zur Überprüfung bestehen. Dieses Feld ist z.B. ideal für Trainings.

Nachdem die Trainingsfunktion gestartet wurde, ist das zu trainierende Feld auszuwählen.
Nachdem das entsprechende Feld ausgewählt wurde, ist der Anker zu definieren.
Mit Anker ist in diesem Fall der Bezugsbegriff gemeint. In diesem Falle der auf der jeweiligen Rechnung angebrachte Begriff für die externe Belegnummer. Der Ankerbegriff ist mit der rechten Maustaste auf dem Dokument im Viewer zu markieren und wird dann gelb hinterlegt.

Anschließend ist das Feld „Wert“ im Aktionsbereich anzuklicken und dann der Wert, der gesucht werden soll. Dieser ist ebenfalls mit der rechten Maustaste zu markieren. Ist der gesuchte Wert kein zusammenhängender Wert, kann auch mit der rechten Maustaste ein beliebig großer Bereich markiert werden, um alle gewünschten Informationen auszulesen. Ist die Information angegeben, kann diese „trainiert“ werden und mit „Testen“ getestet werden. Das Ergebnis wird direkt ausgegeben.
Das System erzeugt einen „regulären Ausdruck“ – dieser kann von geschultem Fachpersonal oder IT-lern jederzeit noch optimiert werden. Z.B. können Leerzeichen ignoriert werden, da diese selten auch im ERP System / in der Buchung mit angegeben werden.

Das Training ist danach erfolgreich angelegt – der Beleg kann direkt über „Optionen > Ergebnis neu erstellen“ erneut ausgelesen werden und das Training somit direkt Anwendung finden.

Tipp: Sofern direkt nach der Aktion „Ergebnis neu erstellen“ dieser Beleg wieder geöffnet werden soll, kann dieser über die ID erneut aufgerufen werden. Die ID finden sie am Ende der URL im Browser.

Bestehende Trainings löschen:

Über das Mülleimer-Symbol auf der rechten Seite der trainierten Zeile können trainierte Werte gelöscht werden.

Positionen trainieren

Die Positions-Trainingsfunktion befindet sich unter: Optionen > Position trainieren

Wie im Feld-Training wird auch im Positions-Training pro Lieferant trainiert.

Als erstes wird im Spaltenfeld der zu trainierende Wert gewählt. Danach legen wir die Region der auszulesenden Spalte fest. Nach einem Klick auf das Zauberstab-Symbol kann mit Rechtsklick der gewünschte Bereich markiert werden.

Im Anschluss muss der auszulesende Wert in der markierten Spalte mit einem Rechtsklick ausgewählt werden. Ist der gesuchte Wert kein zusammenhängender Wert, kann auch mit der rechten Maustaste ein beliebig großer Bereich markiert werden, um alle gewünschten Informationen auszulesen. Ist die Information angegeben, kann diese „trainiert“ werden und mit „Testen“ getestet werden. Das Ergebnis wird direkt ausgegeben.
Das System erzeugt einen „regulären Ausdruck“ – dieser kann von geschultem Fachpersonal oder IT-lern jederzeit noch optimiert werden. Nach einem Klick auf das Testen-Icon wird das Ergebnis angezeigt. Wenn man nun die Ergebniszeile auswählt werden alle gefunden Werte markiert.

Das Training ist danach erfolgreich angelegt – der Beleg kann direkt über „Optionen > Ergebnis neu erstellen“ erneut ausgelesen werden und das Training somit direkt Anwendung finden.