Squeeze Invoice in Ihrem ERP System

DEXPRO Squeeze ist an ihr ERP System angeschlossen und analysiert anhand der Rechnungsinformationen und der kreditorischen Stammdaten aus Ihrem System die Eingangsrechnungen.

Im Folgenden finden Sie die notwendigen Schritte zur Rechnungsverarbeitung in Squeeze.

Folgende Eingangskanäle können mit Squeeze importiert werden:

• Papiergebundene Rechnungen (Scanner)
• Rechnungen als Anhang einer E-Mail im PDF Format
• Filesystemimport (TIF, PDF)

 

Arbeitsvorbereitung:

Papiergebundene Rechnungen werden vor dem Import für die Digitalisierung vorbereitet. Hierzu wird das „Barcode“-Verfahren angewendet. Dies dient der eindeutigen Trennung von Rechnungen und ihren Anlagen.
Hierzu wird auf jede erste Seite eines Rechnungsdokumentes ein Barcode mit einer fortlaufenden Nummer angebracht.

Beispiel:

Sofern Anlagen an der Rechnung mitgeschickt wurden, sind diese von der Rechnung „optisch“ zu trennen. Hierzu wird ebenfalls ein Barcode auf der ersten Seite der Anlage angebracht. Es handelt sich um den gleichen Barcode-Typen, die wesentliche Unterscheidung ist, dass hier keine fortlaufende Nummerierung angewendet wird, sondern Anlagen-Dokumente immer mit einem „Nuller-Barcode“ versehen werden.

Beispiel:

Hierdurch kann das System eindeutig und sicher erkennen, wann eine Rechnung anfängt, welches die Anlagen sind und wann das Ende des mehrseitigen Dokumentes erreicht ist.
Jeder neue fortlaufende Barcode stellt eine neue eigenständige Rechnung dar.

Hinweis: sofern Barcodes mit dem gleichen Typen sich bereits auf der Rechnung befinden, z.B. weil der Lieferant diese selbst mit andruckt, sind diese Informationen mit dem Barcode-Aufkleber zu überkleben oder mittels einer Schwärzung (mit schwarzem Farbstift) unkenntlich zu machen.

 

Digitale Erfassung und Auswertung der Papiergebundenen Rechnungen:

Papier-Dokumente können im Stapel, mit dem dafür vorhergesehenen Dokumentenscanner, gescannt werden nachdem sie mit den entsprechenden Barcodes ausgestattet worden sind.

Digitale Erfassung und Auswertung der Rechnungen als E-Mail-Anhang:

Die zuvor bestimmten E-Mail - Postfächer werden durch DEXPRO Squeeze überwacht und bei Ankunft einer Rechnung, wird diese in ihr ERP System importiert.

Voraussetzungen für den erfolgreichen Import:

• Die Rechnung muss als Anhang im Format PDF einer E-Mail sein
• Sollte die E-Mail mehr als einen Anhang haben, werden diese zu einer Datei hinzugefügt

Inhaltliche Auswertung in Squeeze:

DEXPRO Squeeze verfügt über alle kreditorischen Stammdaten Ihres ERP Systems.
Diese Informationen werden täglich synchronisiert und zur Belegerfassung verwendet.
Die Qualität der Stammdaten wie die Lieferanten-Informationen, sind wesentlich für eine gute automatisierte Erkennung der Rechnungen.
Squeeze ermittelt anhand von IBAN, USt-ID, Telefonnummern, E-Mail Adressen, Internetadressen und weiteren Informationen den Lieferanten.

Das Ergebnis wird den Anwendern der Fachabteilung zur Validierung der Leseergebnisse angeboten im Webclient /Ihrem ERP System.

Im folgenden Kapitel werden die einzelnen Schritte detailliert erklärt.