3-Way-Match

Der 3-Way-Match prüft die angegebenen Positionen in der Rechnungs-Akte gegen die Bestellung und den Wareneingang und zeigt Abweichungen an. Hierfür muss eine Position einer Rechnung mit Bestellbezug eindeutig einer Bestellposition und einer Wareneingangsposition zugeordnet werden können.
Die Positions-Angaben Preis, Preiseinheit, Menge und Mengeneinheit werden gegen die Bestellung geprüft. Gegen den Wareneingang werden nur Menge und Mengeneinheit geprüft. Für die Prüfung werden die internen Stammdaten aus der DEX_MasterData herangezogen. bei der Preis- und Mengeneinheit ist darauf zu achten, dass in den Stammdaten dieselben Werte hinterlegt werden, denn Mengen und Preise werden nicht automatisch umgerechnet!
Bei Abweichungen werden Fehlermeldung in die Positionszeilen geschrieben. Optional können Zeilen mit Abweichungen rot markiert werden. Nach der Prüfung aller Zeilen wird das Ergebnis ausgewertet. Sobald eine Zeile eine Abweichung zur Bestellung enthält wird im Kopf eine Checkbox gesetzt. Dasselbe gilt für die Prüfung gegen den Wareneingang und eine dritte Checkbox wird gesetzt, sobald irgendeine Abweichung auftritt. Diese Kopffelder können in den Workflow-Regeln verwendet werden, um Rechnungen mit Abweichungen entsprechend zu steuern.

Preisprüfung

Der Preis in einer Zeile muss gleich oder kleiner als der Bestell-Preis sein und die Preiseinheit muss mit der Preiseinheit aus der Bestellung übereinstimmen. Über die Parameter-Konfiguration (3WayMatchCheck_AllowPriceTolerance) können auch Preis-Toleranzen definiert werden.

Mengenprüfung

Die Positions-Menge wird gegen die offene Bestellmenge und die offene Wareneingangsmenge geprüft. In den Bestell-Stammdaten kann neben der Bestellmenge zusätzlich die offene Bestellmenge angegeben werden. Zusätzlich versucht das System über die eigene Datenhaltung (Tabelle Invoice_Posting_Pos in der DEX_Workflow Datenbank) eigene offene Mengen zu ermitteln. Dabei wird nach Positionszeilen gesucht, die bereits dieser Bestellposition zugeordnet sind. Die Summe der Mengen wird von der Bestellmenge abgezogen. Wenn sowohl in den Stammdaten eine offene Bestellmenge angegen ist und eine eigene offene Bestellmenge berechnet werden konnte, dann wird der kleinere Wert von beiden verwendet. Die Menge wird in jedem Fall gegen die Bestellung geprüft. Die Prüfung gegen den Wareneingang kann pro Position über das Flag GoodsReceiptCheck in den Bestell-Stammdaten deaktiviert werden. Zu bestellten Dienstleistungen wird in der Regel nie ein Wareneingang erfolgen. In diesem Fall kann lediglich ein 2-Way-Match erfolgen.

Zu- Abschläge

Rechnungen mit Bestellbezug können einzelne Positionen ohne Bestellbezug enthalten. Ein Beispiel hierfür ist zum Beispiel zusätzliche Frachtkosten oder Zölle. Diese zusätzlichen Kosten werden in der Regel nicht bestellt und dies Positionen können demnach weder gegen den Wareneingang noch gegen die Bestellung geprüft werden. Zu- und Abschlag-Zeilen können über eine Checkbox markiert werden. Für diese Positionen wird keine 3-Way-Match Prüfung durchgeführt.
Über die Parameter-Konfiguration (3WayMatchCheck_ExtraLines) kann die maximale Anzahl an Zu- Abschlagszeilen definiert werden. Zudem kann die Betrags-Summe aller Zu- Abschlags-Positionen geprüft werden. Es kann zum einen ein fixer Betrag angegeben werden, welcher nicht überschritten werden darf. Zum anderen kann ein prozentualer Wert angegeben werden, welcher angibt wie groß der prozentuale Anteil dieser Summe am Gesamtbetrag der Rechnung maximal sein darf.