Dokumenten-Trennung

Die Dokumenten-Trennung funktioniert nur im Zusammenhang mit Squeeze. Die eigentliche Dokumenten-Trennung erfolgt in Squeeze und nicht in Documents!

Die Aktion "Dokument teilen" kann wahlweise als Button oder in der Aktions-Liste angezeigt werden. Projektspezifisch wird konfiguriert, welche Benutzer bzw. Benutzergruppen in welcher Workflow-Aktion Zugriff auf die Aktion erhalten.

Es öffnet sich ein Pop-Up mit wichtigen Informationen. Einseitige Dokumente können nicht weiter aufgeteilt werden! Für die Dokumenten-Trennung muss ein Beleg aus mindestens 2 Seiten bestehen! Die Anzahl der Beleg-Seiten und die Anzahl der bereits aufgeteilten Seiten wird aus Squeeze ermittelt. Technisch wird für die Abfrage im Feld "SqueezeID" die eindeutige Squeeze Beleg ID gespeichert. Der Beleg im folgenden Beispiel enthält 2 Seiten und wurde bislang noch nicht aufgeteilt.

Sobald der Anwender im Pop-Up auf den "OK" Button klickt wird die Rechnungs-Mappe für die weitere Bearbeitung gesperrt und es öffnet sich ein weiteres Pop-Up für die Dokumenten-Trennung. Die Rechnungs-Seiten müssen dann in jedem Fall neu aufgeteilt werden, denn die aktuelle Rechnungs-Mappe kann nur noch ausgesteuert werden.  Durch das Pop-Up und die zusätzlich notwendige Bestätigung durch den Anwender sollen Fehlbedienungen vermieden werden. Im Notfall müssen alle Seiten einem neuen Beleg zugeordnet werden.

Im Pop-Up wird im rechten Bereich das komplette ungeteilte Dokument angezeigt und im linken Bereich werden zunächst alle Seiten unter "Original" gelistet. Via Drag-N-Drop können die Seiten zu einer Rechnung auf den Stapel "Neu" gezogen werden. Sobald alle Seiten zu einer Rechnung unter "Neu" abgelegt wurden, wird über den Button "Dokument erzeugen" ein neuer Squeeze-Beleg mit diesen Seiten erstellt. An der Mappe in Documents ändert sich hierdurch nichts!

Durch den Button "Dokument erzeugen" verschwinden die Seiten vom Stapel "Neu". Jetzt können die Seiten zur nächsten Rechnung auf den Stapel "Neu" gezogen werden und über "Dokument erzeugen" kann der nächste Squeeze-Beleg erzeugt werden.

Der Vorgang muss so lange wiederholt werden, bis alle Rechnungen in Squeeze als separate Belege neu erstellt wurden bzw. bis der Stapel "Original" keine Rechnungs-Seiten mehr enthält. Die Aktion kann auch jederzeit unterbrochen und zu einem späteren Zeitpunkt fortgesetzt werden!

Aus einem Beleg mit mehreren Rechnungen werden durch die Trennung mehrere neue Squeeze-Belege mit jeweils einer Rechnung. Die einzelnen Rechnungs-Belege werden erneut analysiert und werden im Anschluss erneut an den Squeeze-Export übergeben und ggf. werden direkt neue Rechnungs-Mappen in Documents erzeugt.

Die Ausgangs-Mappe kann nicht weiter verarbeitet werden und die aktuelle Workflow-Aktion kann nicht mehr abgeschlossen werden. Der Anwender erhält jeweils eine Fehlermeldung.

Der Beleg kann nur ausgesteuert werden. Falls der aktuelle Benutzer keine entsprechenden Berechtigungen besitzt kann der Beleg an einen berechtigten Benutzer weitergeleitet werden bzw. kann der Anwender die Mappe an vorherige Workflow-Aktionen zurück versenden. Evtl. existieren projektspezifische Lösungen, um einen Beleg weiterzuleiten. Die Anzeige dieser Standard-Aktionen kann in jedem Projekt unterschiedlich konfiguriert sein.