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Arbeiten mit elektronischen Rechnungen

Verkaufsdokumente

Verkaufsaufträge und Rechnungen

Verkaufsdokumente wie Aufträge und Rechnungen haben nun eine Factbox für die e-Rechnungskonformitätsprüfung erhalten. In dieser wird der User auf Folgendes hingewiesen:

  • Erforderliche Pflichtfelder, die leer sind
  • Validierungswarnungen
  • Status der Konformität

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Häufig fehlende Felder:

  • fehlende Umsatzsteuer-Identifikationsnummern der Kunden
  • Unvollständige Rechnungsadressen
  • Ungültige E-Mail-Adressen
  • Codes der Zahlungsarten

Gebuchte Verkaufsrechnungen

Sie finden in der gebuchten Verkaufsrechnungen Übersicht:

Neue Felder:

  • DXP eInvoice Dokument versand: Zeigt an, ob ein elektronisches Dokument gesendet wurde

Neue Aktionen:

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  • DEXPRO eInvoice herunterladen: Elektronisches Dokument herunterladen
  • Email DEXPRO eInvoice: Elektronisches Dokument per E-Mail versenden

Gebuchte Verkaufsgutschriften

Ähnliche Funktionalität verfügbar in den gebuchten Verkaufsgutschriften:

  • Verfolgung des Dokumentenstatus
  • Download- und E-Mail-Aktionen

Service Rechnungen

Die elektronische Rechnungsstellung ist mit den gleichen Funktionalitäten ebenfalls auch für Service Rechnungen möglich.

Dokumenttypen und -formate

Beim Herunterladen oder Versenden von Dokumenten per E-Mail können Sie wählen zwischen:

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  1. XRechnung XML: Reines XML-Format, das den deutschen Standards entspricht
  2. ZUGFeRD PDF: Hybrid-PDF mit eingebetteten XML-Daten
  3. XRechnung XML und Standard PDF: Beide Formate in einer ZIP-Datei

Versenden von Dokumenten

Manuelles Senden

  1. Öffnen Sie einen beliebigen gebuchten Verkaufsbeleg
  2. klicken sie auf Email DEXPRO eInvoice
  3. Wählen Sie das gewünschte Format
  4. Das System tut folgendes automatisch:
    • Erzeugt das elektronische Dokument
    • Erstellt eine E-Mail mit der entsprechenden Vorlage
    • Sendet an die E-Mail Adresse des Kunden

Automatisches Verarbeiten

Das System kann Dokumente automatisch über die Dokumenten Warteschlange verarbeiten:

  • Belege werden bei der Buchung in eine Warteschlange gestellt
  • Hintergrundverarbeitung erzeugt und versendet elektronische Dokumente
  • Statusverfolgung zeigt den Bearbeitungsfortschritt