Autovervollständigen

Autovervollständigen merkt sich, wie Sie die Positionen eines Kreditors kontiert haben, und füllt dieselben Positionen auf den nächsten Belegen dieses Kreditors selbst aus: Art, Nr., Mengeneinheit, Beschreibung und Dimensionen. Das spart vor allem bei wiederkehrenden Rechnungen ohne Bestellbezug Arbeit – etwa Miete, Wartungsverträge, Energie oder Büromaterial.

Die Funktion lernt ausschließlich aus Ihren eigenen Validierungen. Es gibt keine vorab gepflegten Regeln: Eine Position wird erst dann automatisch ausgefüllt, wenn Sie sie für diesen Kreditor schon einmal korrigiert und den Beleg validiert haben.

Voraussetzungen

• Option eingeschaltet: In der Dokumentenklassen Einrichtung steht im FastTab Squeeze das Feld Autovervollständigen-Option auf Manuell oder Automatisch. Gibt es für den Kreditor eine Kreditorenbezogene Einrichtung, gilt deren Wert (siehe unten).
• Kreditor bekannt: Der Beleg hat eine Kreditorennr. Alles, was Autovervollständigen sich merkt, gilt je Kreditor. Ohne Kreditor wird nichts gemerkt und nichts ausgefüllt.
• Mindestens eine Validierung: Ein früherer Beleg desselben Kreditors in derselben Dokumentenklasse wurde validiert, nachdem die Position darauf korrigiert wurde. Beim allerersten Beleg eines Kreditors gibt es noch nichts zum Ausfüllen.
• Für das automatische Ausfüllen beim Import: Der Beleg hat keine Bestellnr. Belege mit Bestellnummer werden über den Bestellabgleich verarbeitet; die Aktion Autovervollständigen können Sie dort trotzdem von Hand ausführen.
• Berechtigungen: Die Berechtigungssätze DEXPRO SQUEEZE Benutzer und DEXPRO SQUEEZE Administrator enthalten alles, was für Autovervollständigen und die Liste der Einträge nötig ist. Siehe Berechtigungssätze.

Einrichtung

Autovervollständigen-Option

Das Feld gibt es in der Dokumentenklassen Einrichtung (Standard für alle Kreditoren) und in der Kreditorenbezogenen Einrichtung (Abweichung für einzelne Kreditoren).

Option	Aktion „Autovervollständigen"	Beim Import ausfüllen	Beim Validieren merken
Niemals	ausgeblendet	nein	nein
Manuell	sichtbar	nein	ja
Automatisch	sichtbar	ja	ja

Manuell eignet sich zum Einstieg: Das System lernt bereits mit, aber Sie entscheiden je Beleg, ob Sie die gemerkten Werte übernehmen. Wenn die Vorschläge zuverlässig passen, stellen Sie auf Automatisch um.

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Dokumentenklasse oder Kreditor – was gilt?

Gibt es für den Kreditor eine Kreditorenbezogene Einrichtung, gilt deren Autovervollständigen-Option – für die Aktion, das Ausfüllen beim Import und das Merken beim Validieren. Sonst gilt die Option der Dokumentenklassen Einrichtung.

So können Sie die Funktion für einzelne Kreditoren in beide Richtungen abweichend einstellen: Steht die Dokumentenklasse auf Manuell, stellen Sie z. B. den Kreditor mit den monatlichen Mietrechnungen auf Automatisch; steht sie auf Automatisch, nehmen Sie einen Kreditor mit stark wechselnden Positionen mit Manuell oder Niemals heraus.

Legen Sie eine neue Kreditorenbezogene Einrichtung an, übernimmt sie die Autovervollständigen-Option der Dokumentenklasse. Ändern Sie danach die Dokumentenklasse, bleibt der Wert beim Kreditor unverändert.

So funktioniert es

1. Merken beim Validieren

Wenn Sie einen Beleg mit Validieren abschließen (oder die automatische Validierung ihn abschließt), legt das System für jede Position einen Autovervollständigen-Eintrag an oder aktualisiert ihn, wenn

• die Position eine Nr. hat (Artikel, Sachkonto, Ressource usw.) und
• die Position nach dem Import noch geändert wurde – in der Praxis also Ihre Korrekturen.

Gemerkt werden Art, Nr., Mengeneinheit, Beschreibung und die Dimensionen der Position – je Dokumentenklasse und Kreditor. Gibt es für dieselbe Position schon einen Eintrag, wird er mit Ihrer letzten Korrektur überschrieben. Mengen und Preise werden nicht gemerkt.

2. Wiedererkennen einer Position

Woran eine Position wiedererkannt wird, hängt davon ab, woher sie stammt:

• Vom Beleg ausgelesene Positionen: an der Kombination der Werte, die SQUEEZE ausgelesen hat – SQZ Art.-Nr., SQZ Mengeneinheit, SQZ Beschreibung und SQZ Einzelpreis. Alle vier müssen genau übereinstimmen; Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle.
• Positionen aus der Kontierungseinrichtung: an Art und Nr. des Kontos, das die Kontierungseinrichtung einsetzt. Für diese Positionen merkt sich das System je Kreditor und Konto die Beschreibung und die Dimensionen. Das Konto selbst bleibt das der Kontierungseinrichtung – ein anderes Konto hinterlegen Sie in der Kontierungseinrichtung des Kreditors oder über eine Regel zur Zeilenkontierung.

Weil der Einzelpreis Teil der Wiedererkennung ist, gilt eine Position nach einer Preisänderung als neu. Sie korrigieren sie dann einmal von Hand; nach der Validierung wird auch der neue Preis wiedererkannt.

3. Ausfüllen

Bei jeder wiedererkannten Position setzt das System Art und Nr. – mit allem, was Business Central daraus ableitet, z. B. Buchungsgruppen und Vorgabedimensionen – sowie die Mengeneinheit. Beschreibung und Dimensionen werden nur übernommen, wenn der Eintrag welche enthält; ein Eintrag ohne Beschreibung oder ohne Dimensionen lässt die vorhandenen Werte stehen. Menge und Preise bleiben unverändert.

• Automatisch: beim Import des Belegs, noch vor dem Bestellabgleich und der Kontierung. Positionen, die anschließend die Kontierungseinrichtung anlegt, werden direkt danach ebenfalls ausgefüllt.
• Manuell: über die Aktion Autovervollständigen auf der Seite SQUEEZE Belegvalidierung. Die Aktion bearbeitet alle Positionen des Belegs.

Die Aktion Autovervollständigen überschreibt bei jeder wiedererkannten Position Art, Nr. und Mengeneinheit sowie – falls gemerkt – Beschreibung und Dimensionen, auch wenn Sie die Position vorher schon von Hand geändert haben. Führen Sie die Aktion deshalb vor Ihren eigenen Korrekturen aus.

Welche Positionen ausgefüllt wurden, zeigt die Spalte Artikelabgleichsmethode der Positionen: Abgeglichen durch Autovervollständigen Eintrag (vorherige manuelle Zuordnung für diesen Kreditoren). Die Spalte ist standardmäßig ausgeblendet; Sie blenden sie über Personalisieren ein.

Reihenfolge beim Import

1. Autovervollständigen (nur bei Option Automatisch und ohne Bestellnr.)
2. Automatischer Bestellabgleich
3. Kontierung über die Kontierungseinrichtung (nur ohne Bestellbezug), anschließend Autovervollständigen der neuen Positionen
4. Regeln zur Zeilenkontierung
5. Automatische Validierung, falls aktiviert

Regeln zur Zeilenkontierung laufen nach dem Autovervollständigen. Trifft eine Regel auf eine Position zu, gilt das Konto der Regel.

Beispiele

Beispiel 1: Wiederkehrende Position ohne Artikelstamm

Ein Bürobedarfslieferant (Kreditor 44000) schickt jeden Monat eine Rechnung mit der Position:

SQZ Art.-Nr.	SQZ Beschreibung	SQZ Mengeneinheit	SQZ Einzelpreis
TON-505	Toner schwarz 05A	STK	89,90

1. Januar: Die Position kommt ohne Nr. an. Sie setzen Art Sachkonto, Nr. 6815 (Bürobedarf), die Beschreibung „Toner Drucker Empfang" und die Kostenstelle VERWALTUNG. Dann validieren Sie den Beleg – das System merkt sich die Position für Kreditor 44000.
2. Februar: Dieselbe Position kommt wieder. Bei Option Automatisch ist sie beim Öffnen des Belegs bereits mit Sachkonto 6815, der Beschreibung und der Kostenstelle ausgefüllt; bei Manuell klicken Sie auf Autovervollständigen.
3. Juni: Der Lieferant erhöht den Preis auf 92,50. Die Position wird nicht wiedererkannt und kommt leer an. Sie kontieren sie einmal neu und validieren – ab Juli wird auch der neue Preis wiedererkannt.

Beispiel 2: Dimensionen auf einer Position aus der Kontierungseinrichtung

Für einen Energieversorger ist eine Kontierungseinrichtung hinterlegt, die je MwSt.-Satz eine Position mit Sachkonto 6325 und der Beschreibung „Energiekosten" anlegt.

1. Auf der ersten Rechnung ändern Sie die Beschreibung in „Strom Halle 2", setzen die Kostenstelle PRODUKTION und validieren.
2. Auf jeder weiteren Rechnung dieses Kreditors legt die Kontierungseinrichtung wieder eine Position mit Sachkonto 6325 an, und Autovervollständigen ergänzt „Strom Halle 2" und die Kostenstelle PRODUKTION.

Autovervollständigen-Einträge

Die Liste Autovervollständigen-Einträge zeigt, was das System gelernt hat. Sie öffnen sie über die Suche oder aus der Liste Squeeze Kreditorenbezogene Einrichtung mit der Aktion Autovervollständigen-Einträge – dann ist die Liste bereits auf den markierten Kreditor und seine Dokumentenklasse gefiltert.

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• Dokumentenklasse und Kreditorennr. — für welche Belege der Eintrag gilt.
• Art, Nr., Beschreibung, Mengeneinheit — die Werte, mit denen die Position ausgefüllt wird.
• Dimensionssatz-ID und Shortcutdimensionscode 1–8 — die Dimensionen. Über die Dimensionssatz-ID öffnen Sie die Dimensionen und können sie ändern.

Welche ausgelesene Position zu einem Eintrag gehört, wird intern als Prüfwert gespeichert und in der Liste nicht angezeigt. Erkennen Sie einen Eintrag deshalb an Kreditor, Nr. und Beschreibung. Neue Einträge entstehen nur durch Validieren; von Hand angelegte Einträge werden nie wiedererkannt.

Sie können Einträge ändern, z. B. ein anderes Sachkonto oder eine andere Kostenstelle eintragen, oder einen falschen Eintrag löschen.

Einschränkungen

• Wiedererkannt wird nur eine genau gleiche Position: Ändert sich Artikelnummer, Schreibweise der Beschreibung, Mengeneinheit oder Einzelpreis auf dem Beleg, gilt sie als neu.
• Einträge gelten nur für den Kreditor und die Dokumentenklasse, für die sie gelernt wurden.
• Beim Import wird nur bei Belegen ohne Bestellnr. automatisch ausgefüllt.
• Beim Ausfüllen wird nicht geprüft, ob der gemerkte Artikel oder das gemerkte Konto inzwischen gesperrt ist. Sperren oder löschen Sie einen Artikel oder ein Konto, löschen Sie auch die Einträge, die darauf verweisen.

Fehlerbehebung

Die Aktion „Autovervollständigen" fehlt

Für den Kreditor steht die Option in der Kreditorenbezogenen Einrichtung auf Niemals – oder es gibt keine und die Dokumentenklasse steht auf Niemals.

Beim Import wird nichts ausgefüllt

1. Gibt es eine Kreditorenbezogene Einrichtung für den Kreditor? Dann muss dort Automatisch stehen – die Dokumentenklasse spielt dann keine Rolle.
2. Gibt es keine, muss die Dokumentenklasse auf Automatisch stehen. Manuell füllt beim Import nie aus.
3. Hat der Beleg eine Bestellnr.? Dann wird beim Import nicht ausgefüllt; führen Sie die Aktion von Hand aus.
4. Gibt es einen Eintrag? Öffnen Sie die Autovervollständigen-Einträge, gefiltert auf den Kreditor.
5. Ist die Position wirklich gleich? Vergleichen Sie SQZ Art.-Nr., SQZ Beschreibung, SQZ Mengeneinheit und SQZ Einzelpreis mit dem Beleg, aus dem gelernt wurde – meist hat sich der Preis geändert.
6. Greift eine Regel zur Zeilenkontierung? Sie läuft danach und setzt ihr eigenes Konto.

Ein falscher Wert wird immer wieder eingesetzt

Korrigieren Sie die Position auf dem nächsten Beleg und validieren Sie ihn – der Eintrag wird mit Ihrer Korrektur überschrieben. Alternativ ändern oder löschen Sie den Eintrag in den Autovervollständigen-Einträgen.

Verwandte Themen

• Dokumentenklassen Einrichtung
• Kreditorenbezogene Einrichtung
• Kontierungseinrichtungen
• Kontierungen anhand von Bedingungen auswählen
• SQUEEZE Belegvalidierung