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Modul: Eskalations-Engine

Die Eskalations-Engine überwacht automatisch überfällige Genehmigungsanforderungen und führt definierbare Eskalationsschritte aus. Damit lassen sich Erinnerungen, automatische Delegierungen oder Neuzuweisungen zeitgesteuert abbilden.

Funktionsweise

  • Die Eskalation wird über einen Aufgabenwarteschlangenposten gesteuert, der regelmäßig alle offenen Genehmigungseinträge prüft.
  • Für jeden überfälligen Eintrag wird geprüft, ob ein Eskalationsschritt fällig ist (basierend auf „Überfälligkeitsdauer" relativ zum Fälligkeitsdatum der Genehmigung).
  • Eskalationsschritte können auf Vorlagenebene (gelten als Standard für alle Schritte) und/oder auf Schrittebene (überschreiben die Vorlageneinstellung für diesen Schritt) definiert werden.
  • Der höchste bereits ausgeführte Eskalationsschritt wird im Genehmigungseintrag im Feld „Eskalationsstufe" nachgehalten, damit kein Schritt doppelt ausgeführt wird.

Voraussetzungen

  • Der Eskalations-Aufgabenwarteschlangenposten muss eingerichtet und aktiv sein (siehe AWF Einrichtung).
  • Die Genehmigungseinträge müssen ein Fälligkeitsdatum haben (konfigurierbar über „Fälligkeitsdatumsformel" im Schritt).

Eskalationsschritte konfigurieren

Auf Vorlagenebene (Standard für alle Schritte)

  1. In der AWF Workflowvorlage → Abschnitt „Eskalationsschritte".
  2. Neu.
  3. Felder ausfüllen:
    • Schrittnr.: Laufende Nummer (bestimmt die Reihenfolge).
    • Beschreibung: Beschreibung des Eskalationsschrittes (z. B. „Erinnerung nach 1 Tag").
    • Überfälligkeitsdauer: Datumsformel relativ zum Fälligkeitsdatum (z. B. <+1D> = 1 Tag nach Fälligkeit, <+1W> = 1 Woche nach Fälligkeit).
    • Eskalationsaktion: Aktion, die bei Erreichen der Überfälligkeitsdauer ausgeführt wird.
    • Aktiviert: Ja/Nein.

Auf Schrittebene (überschreibt Vorlagenebene)

  1. In der AWF Schritt-Karte → Abschnitt „Eskalationsschritte".
  2. Schritte anlegen wie oben beschrieben.
  3. Wenn ein Workflowschritt eigene Eskalationsschritte hat, werden die Vorlagen-Eskalationsschritte für diesen Schritt nicht berücksichtigt.

Eskalationsaktionen

Aktion Beschreibung
Benachrichtigung senden Sendet eine Eskalations-Benachrichtigung (über die Standard-BC-Benachrichtigungsmechanik).
Delegieren Delegiert die Genehmigung automatisch über die BC-Standard-Stellvertreterkette (aus „Genehmigungsbenutzereinrichtung").
Neu zuweisen Weist die Genehmigung an einen definierten Empfänger neu zu. Dabei werden Empfängerart und Empfängercode konfiguriert (Benutzer oder Workflow-Benutzergruppe).
Benutzerdefinierte Aktion Führt ein benutzerdefiniertes Objekt aus (Codeunit oder Report). Optional kann der Quelldatensatz übergeben werden (Quelldatensatz übergeben).

Empfänger konfigurieren (bei „Benachrichtigung senden" und „Neu zuweisen")

  • Empfängerart: Genehmiger (konkreter Benutzer) oder Workflow-Benutzergruppe.
  • Empfängercode: Benutzer-ID oder Code der Workflow-Benutzergruppe.
  • Bei „Neu zuweisen" wird die Genehmigung auf den neuen Empfänger umgeleitet.
  • Bei „Benachrichtigung senden" erhält der Empfänger eine Eskalationsbenachrichtigung.

Regelbasierte Eskalation (optional)

Eskalationsschritte können optional einen Regelgruppencode haben. Wenn gesetzt, wird der Eskalationsschritt nur ausgeführt, wenn die Regelbedingungen der Regelgruppe für den aktuellen Datensatz zutreffen.

Fälligkeitsdatum und Eskalation

Damit die Eskalation sinnvoll funktioniert, muss im Schritt eine Fälligkeitsdatumsformel gepflegt sein:

  1. Im Schritt: Feld „Fälligkeitsdatumsformel" setzen (z. B. <+3D> = Fälligkeit 3 Tage nach Erstellung der Genehmigung).
  2. Die Eskalationsdauer addiert sich zum Fälligkeitsdatum: Wenn die Fälligkeitsdatumsformel <+3D> und die Überfälligkeitsdauer <+1D> beträgt, wird der Eskalationsschritt 4 Tage nach Erstellung der Genehmigung ausgeführt.

Wenn ein Genehmigungseintrag kein Fälligkeitsdatum hat, wird eine Eingabeaufforderung zur manuellen Eingabe angezeigt, sofern nötig.

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