Genehmigen in der Praxis

Zu genehmigende Anforderungen (für jede Tabelle)

DEXPRO Advanced Workflow lässt sich praktisch für nahezu jede Tabelle einsetzen, weil die Bearbeitung der Genehmigung nicht zwingend auf einer spezifischen Beleg-/Karten-Seite stattfinden muss.

Wenn ein Workflow eine Genehmigung erzeugt, können Genehmiger diese über die (Standard-Business-Central) Seite „Zu genehmigende Anforderungen“ bearbeiten. Diese Seite wird durch AWF erweitert:

Wichtig: Vor dem Genehmigen/Ablehnen/Delegieren wählen Sie zunächst „Genehmigung übernehmen“, damit Sie exklusiv am Vorgang arbeiten können.

Übernahme freigeben

„Genehmigung übernehmen“ und „Übernahme freigeben“ gibt es nur für Gruppengenehmigungen, also Genehmigungen, die einer Workflow-Benutzergruppe zugewiesen sind. „Übernahme freigeben“ gibt eine solche Genehmigung an genau die Gruppe zurück, aus der sie übernommen wurde – auch wenn eine Regel, eine Neuzuweisung oder eine Abwesenheitsvertretung diese Gruppe bestimmt hat: Die Genehmigungen der übrigen Mitglieder, die durch die Übernahme storniert wurden, werden wieder geöffnet, und jedes Mitglied kann die Genehmigung erneut übernehmen.

Eine Genehmigung, die einem Genehmiger direkt oder über den Verkäufer/Einkäufer des Belegs zugewiesen ist, gilt automatisch als übernommen und kann nicht freigegeben werden – es gibt keine Gruppe, an die sie zurückgehen könnte. „Übernahme freigeben“ wird dafür nicht angeboten; für Genehmigungsadministratoren ist „Übernahme freigeben“ (auf den Belegzeilen „Übernahme der Zeile aufheben“) ausgegraut. Soll jemand anderes eine solche Genehmigung bearbeiten, weisen Sie sie mit „Genehmigung neu zuweisen“ neu zu. Die Administratoraktion „Übernehmen“ (selbst übernehmen) bleibt auch für direkt zugewiesene Genehmigungen verfügbar.

Sind mehrere Belegzeilen markiert, gibt „Übernahme der Zeile aufheben“ – die Aktion des Benutzers wie die des Administrators – nur die Gruppengenehmigungen frei und überspringt die übrigen; ebenso die Administratoraktion „Übernahme freigeben“ in der FactBox „Zugehörige Genehmigungen“. Anderswo wird der Versuch, eine direkt zugewiesene Genehmigung freizugeben, abgewiesen mit (%1 ist der Genehmiger): Diese Genehmigung ist %1 direkt zugewiesen, nicht einer Workflow-Benutzergruppe. Es gibt also keine Gruppe, an die die Übernahme freigegeben werden kann. Um sie jemand anderem zu übergeben, weisen Sie sie neu zu.

Am Beispiel einer Einkaufsrechnung:

Hier können Sie auf Kopf und (sofern aktiviert) Positionsebene den Genehmigungsprozess steuern.