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Modul: Abwesenheit (Out of Office)

Mit der Abwesenheitsverwaltung definieren Benutzer Abwesenheitszeiträume und legen fest, wie Genehmigungsanforderungen während ihrer Abwesenheit behandelt werden sollen.

Funktionsweise

  • Wenn ein Workflow eine Genehmigung erzeugt und der vorgesehene Genehmiger einen aktiven Abwesenheitseintrag hat (heutiges Datum liegt zwischen Startdatum und Enddatum), wird die Genehmigung automatisch an die konfigurierte Vertretung umgeleitet.
  • Die Umleitung wird im Audit Trail der Workflowinstanz mit Aktionstyp „OOO Substitution" protokolliert.
  • Im Genehmigungseintrag wird der „Ursprünglicher Genehmiger (OOO)" gespeichert, so dass nachvollziehbar bleibt, wer ursprünglich zuständig war.

Zwei Ebenen der OOO-Auflösung

Die Abwesenheitsverarbeitung erfolgt in zwei Ebenen:

  1. Ebene 1 (Vor der Verteilung): Kann die Art des Zuständigen ändern – z. B. von einem einzelnen Benutzer zu einer Workflow-Benutzergruppe. Wird ausgeführt, bevor die Genehmigungseinträge erzeugt werden.
  2. Ebene 2 (Pro Eintrag): Ersetzt einzelne Benutzer durch andere einzelne Benutzer. Wird innerhalb der Genehmigungseintragserstellung ausgeführt. Eine Umleitung auf eine Workflow-Benutzergruppe ist auf dieser Ebene nicht möglich (würde die Gruppenlogik brechen).

Abwesenheitseinträge konfigurieren

  1. Öffnen Sie AWF Setup → Aktion „Abwesenheit (Out of Office)" oder suchen Sie per Tell Me nach „Out of Office Entries".
  2. Neu.
  3. Felder ausfüllen:
    • Benutzer-ID: Der abwesende Benutzer.
    • Startdatum: Erster Tag der Abwesenheit.
    • Enddatum: Letzter Tag der Abwesenheit.
    • Beschreibung: Optionale Beschreibung (z. B. „Urlaub Q2").
    • Aktiviert: Ja/Nein.

Vertretungsarten

Art Beschreibung
Keine Vertretung Genehmigungen bleiben beim abwesenden Benutzer. Es findet keine Umleitung statt.
Genehmiger Genehmigungen werden an einen festgelegten Benutzer umgeleitet. Feld „Vertreter" wird eingeblendet.
Workflow-Benutzergruppe Genehmigungen werden an eine Workflow-Benutzergruppe umgeleitet. Feld „Vertreter-WF-Benutzergruppe" wird eingeblendet.
Delegation verwenden Verwendet die Standard-BC-Stellvertretung aus der Genehmigungsbenutzereinrichtung (Feld „Stellvertreter"). Einstufige Auflösung (keine Kette).

Regelbasierte Vertretung (optional)

Über die Aktion „Regeln anzeigen" auf dem Abwesenheitseintrag können Sie regelbasierte Vertretungsüberschreibungen definieren:

  • Die Regeln werden gegen den Workflow-Vorlagendatensatz ausgewertet.
  • Damit können Sie für unterschiedliche Workflowvorlagen unterschiedliche Vertretungen definieren (z. B. „Bei Einkaufsrechnungen vertritt Benutzer A, bei Verkaufsaufträgen Benutzer B").
  • Wenn keine Regel zutrifft, gelten die Standard-Vertretungseinstellungen des Abwesenheitseintrags.

Abwesenheitseinträge gelten **firmenübergreifend** (DataPerCompany = false). Ein Eintrag gilt in allen Unternehmen der Umgebung.

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