Mandanten- und Lieferanten- Erkennung
Einleitung
Sowohl bei elektronischen Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format als auch bei der Verarbeitung beliebiger XML-Dokumente (generische XML-Verarbeitung) wird die Extraktion von Lieferanten- (Kreditoren) und Mandanten-Schlüsseln nach demselben grundlegenden Prinzip durchgeführt. Ziel ist es, die in den elektronischen Rechnungen enthaltenen Informationen zu Geschäftspartnern effizient und zuverlässig in unser internes System zu überführen, um eine weitere Verarbeitung zu ermöglichen.
Prozessbeschreibung
- Identifikation relevanter Daten: In den eingehenden XML-Dokumenten werden die für Geschäftspartner relevanten Daten (z.B. Name, Adresse, Steuernummer) identifiziert.
- Zuordnung zu einem Feldkatalog: Die identifizierten Daten werden anhand eines vordefinierten Feldkatalogs den entsprechenden Feldern in unserem internen System zugeordnet.
- Mapping auf interne Schlüssel: Die zugeordneten Daten werden anschließend unseren internen Schlüsseln für Geschäftspartner zugewiesen.
Detaillierte Betrachtung der Zuordnung für Mandanten und Kreditoren
Mandanten
- Suche in der companysearch: Zunächst wird der in der XML angegebene Mandantenname in unserer internen Firmensuche (companysearch) abgeglichen. Falls ein Treffer gefunden wird, wird der zugehörige interne Schlüssel verwendet.
- Suche nach der VAT-ID: Wenn keine Übereinstimmung in der Firmensuche gefunden wird, wird die in der XML angegebene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (VAT-ID) in unserer Tabelle "Companies" gesucht. Falls hier ein Eintrag existiert, wird der entsprechende interne Schlüssel verwendet.
- Kein Treffer: Wenn keine der beiden Bedingungen erfüllt ist, bleibt der Eintrag für den Mandanten leer.
Kreditoren
- Suche in der creditorsearch: Analog zur Mandantenidentifikation wird zunächst der in der XML angegebene Kreditorenname in unserer internen Kreditoren-Suche (creditorsearch) abgeglichen. Falls ein Treffer gefunden wird, wird der zugehörige interne Schlüssel verwendet.
- Suche nach der VAT-ID des Kreditors: Wenn keine Übereinstimmung in der Kreditoren-Suche gefunden wird, wird die in der XML angegebene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (VAT-ID) des Kreditors in unserer Tabelle "Creditors" gesucht. Falls hier ein Eintrag existiert, wird der entsprechende interne Schlüssel verwendet.
- Kein Treffer: Wenn keine der beiden Bedingungen erfüllt ist, bleibt der Eintrag für den Kreditoren leer.
Zusammenfassung der Mechanismen
| Geschäftspartner | Bedingung | Aktion |
|---|---|---|
| Mandant/Kreditor | Name gefunden in entsprechender Suche | Interner Schlüssel aus der Suche verwenden |
| Mandant/Kreditor | Name nicht gefunden, VAT-ID gefunden | Interner Schlüssel aus der entsprechenden Tabelle verwenden |
| Mandant/Kreditor | Keine Übereinstimmung | Eintrag bleibt leer |
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