Verarbeitung von Anlagen

Diese Dokumentation beschreibt, wie Anlagen ("Attachments") bei Mail-Importen gehandhabt werden. Das dokumentierte Verhalten ist unabhängig vom verwendeten Mail-Protokoll, es spielt also keine Rolle, ob Mails mittels IMAP, EWS, usw. importiert werden sollen.

Anlagen mit Passwörtern

Im täglichen Geschäft können über die digitalen Eingangskanäle ihres Unternehmens, eine Vielzahl von verschlüsselten Anlagen erreichen. In folgenden Abschnitt gehen wir auf die zur Verfügung stehenden Möglichkeiten in Squeeze ein.

Komprimierte Archive(.zip)

Erhalten Sie verschlüsselte ZIP-Archive von ihren Absendern so bietet Squeeze Ihnen ab der Version >=2.4.1 eine Möglichkeit Passwörter für die eindeutigen Email-Adressen zu hinterlegen. 

Für die Konfiguration müssen Sie als Admin die Email-Registerkarte öffnen:

im nächsten Schritt gibt es nun eine weitere Registerkarte innerhalb der Email-Konfigurationsoberfläche. Dort können sie die Registerkarte Passwörter auswählen.

im Unteren Teil der Oberfläche finden Sie nun ein Button um ein neuen Eintrag hinzuzufügen. 

Nun können Sie mit der Verwendung einer eindeutigen E-Mail und durch die Eingabe eines Passwort die Daten speichern.

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Achten Sie bitte auf folgende Hinweise in der Handhabung dieser Funktionalität:

1. Sie müssen vollwertige E-Mails angeben, dass bedeutet Sie müssen immer ganze Email-Adressen angeben ansonsten schlägt der Speichervorgang fehl
2. Um eventuell mehrere Passwörter einer E-Mail zuzuordnen legen Sie einfach mehrere Einträge an.
3. Wenn Emails Anhänge enthalten die nicht entschlüsselt werden können, werden diese Emails in den spezifizierten Error E-Mail Ordner verschoben.

Die hinterlegten Passwörter werden nicht für passwortgeschützte PDF-Datein verwendet.

Eine eindeutige E-Mail Adresse ist zum Beispiel: dexpro@test.com und nicht Konstrukte wie:  *pro@test.com

Anlagen-Filter

Funktionsweise

Für jede Mail werden die Anlagen auf Basis von Import-Regeln geprüft. Die erste Regel deren Sender und Dateimuster zu einem Anhang passen entscheidet was mit dem Anhang geschieht. Dabei erhalten die Regeln die am nicht global sind die höchste Priorität. 

Beispiel:

Prioritäten	Beispiel
Erste Priorität	spezifscher Sender(support@dexpro.de) + spezifisches Dateimuster(Rechnung.pdf)
Zweite Priorität	spezifische Domäne(dexpro.de)  + unspezifisches Dateimuster (*.pdf)
usw.	-

Wenn keine der Regeln passen, wird die Anlage ignoriert.

Für die Ausführung der PDF-Zusammenführung oder PDF-Trennung verwendet Squeeze die Software-Bibliothek "PDFBox". Die Verfügbarkeit der Bibliothek ist für die Anlagen-Filterung dringend notwendig. Ab der Squeeze Version 2.3.4 wird diese Bibliothek mit in die System-Prüfungen aufgenommen. Dies ermöglicht Ihnen eine schnelle Identifikation von möglichen Fehlerursachen.

Die Stammdatentabelle emailattachmentfilters wird verwendet um SQUEEZE mitzuteilen, ob und wie Anlagen für die Erkennung relevant sind.

Die Tabelle hat folgende Struktur:

Name	Beschreibung	Bedeutung
id	ID	Eindeutige technische ID
batchclassid	Stapelklassen ID	ID der Stapelklasse für die die Regel definiert wird
sender	Sender	Absender der Email (Wildcards erlaubt)
filenamepattern	Dateimuster	Dateinamenfilter (Wildcards erlaubt)
type	Typ	Relevantes Dokument für die Extraktion oder begleitende Anlage
singledocument	Einzeldokument	Kennzeichen, ob die Datei ein eigenständiges Dokument werden soll (X)
newbatchclassid	Neue Stapelklassen ID	Sofern das Dokument in eine andere Stapelklasse verschoben werden soll, ist hier die Stapelklassen-ID der neuen Stapelklasse anzugeben.
newdocumentclassid	Neue Dokumentenklassen ID	Sofern auch eine neue Dokumentenklasse gesetzt werden soll, ist hier die ID der Dokumentenklasse anzugeben.

Beispiel-Konfiguration

Beispiel

ID	Stapel-klasse	Sender	Muster	Typ	Einzel-Dokument	neue Stapelklasse	neue Dokumentenklasse
1	1	*	*.pdf	D
2	1	*	AGB.pdf	A
3	1	dexpro.de	INV*.pdf	D	X
4	1	payment@dexpro.de	Avis*.pdf	D	X	2	2

Erklärung der Regeln

Regel ID 1:
Diese Regel bedeutet, dass für jeden Absender jedes PDF einer Email als Dokument für die Extraktion behandelt wird und alle PDFs zu einem Dokument zusammengefasst werden.

Regel ID 2:
Diese Regel bedeutet dass für jeden Absender die PDF mit dem Namen AGB.pdf als Anlage beibehalten wird.

Regel ID 3:
Diese Regel greift nur bei Absendern der Domain dexpro.de und bedeutet, dass PDFs die dem Dateinamenmuster INV*.pdf entsprechen als Dokument erhalten bleiben. Dabei gilt zusätzlich, dass jede Datei, die diesem Muster entspricht, zu einem eigenständigen Dokument werden.

Regel ID 4:
Diese Regel greift nur bei dem Absender payment@dexpro.de und bedeutet, dass PDFs die dem Dateinamenmuster Avis*.pdf entsprechen als Dokument erhalten bleiben. Dabei gilt zusätzlich, dass jede Datei, die diesem Muster entspricht, zu einem eigenständigen Dokument einer neuen Stapel- und Dokumentenklasse werden.

Update-Hinweis

Trennung von Anlagen und Dokument ab Squeeze 1.10

In den Squeeze 1.9 (und älter) wurden Dokumente und Anlagen beim Import zwar unterschiedlich behandelt, allerdings in den Folge-Schritten der Verarbeitung als eine Datei behandelt. Ergebniss war, dass primär zu verarbeitendes Dokument und die Anlagen als eine PDF zusammengeführt und dann auch so extrahiert wurden, als wäre eine einzelne Datei importiert worden.

Ab Squeeze 1.10 werden die Anlagen getrennt behandelt und sind somit nicht Teil des Dokumentes, welches extrahiert wird. Zusätzlich kann dies Export-Schnittstellen betreffen, die nur eine Datei pro Dokument exportieren können (Bspw. NavisionSoap). Diese exportieren in der neueren Version nur noch das Hauptdokument, Anlagen werden nicht exportiert.

Falls das Verhalten vor Squeeze 1.10 beibehalten werden soll, dann sind in den Anlagenfiltern alle Anlagen als Dokument zu markieren.